有效学习，薄览群书。你好，这里是三茅听书频道，用一杯咖啡的时间与你共读好书。本期，我将为大家解读《向上管理的艺术》的第五部分，你该如何正确地汇报工作。本书由人民邮电出版社出版。
 
不是你所有的努力都会被看到，在汇报工作时，要么展示了自己的能力，要么展示了自己的愚蠢，要么赢得了上司的赞赏，要么得到了上司的鄙夷。
 
接下来的几节内容将全面解析正确汇报工作的内容和技术要点，解答以下4个问题：如何正确地汇报工作？你了解上司对你“汇报工作”的期待吗？汇报过程中到底该如何有效沟通？如何汇报工作才能实现真正的向上管理？
 
本节我们先解答第一个问题，也就是正确汇报工作的七个重点：
重点一：建立机制，形成有效的工作汇报机制
工作汇报机制的作用是什么？汇报机制的建立是为了统一工作和制约行为。
建立汇报机制，你需要对5个内容进行主动汇报：进度、需求、业绩、意外和困难、建议和规划。
 
首先是需要汇报的是进度：你的上司把一项工作交给你，那么你就有义务在工作过程中向他汇报进度。如果工作有了新的进展，也可以随时汇报。
如果工作进展顺利，可以按照既定的节奏汇报；如果工作进展不顺利，则需要及时反馈和汇报；
 
其次需要汇报的是需求：多数工作不是你凭一己之力就可以完成的，你可能需要申请人力或物力来支持你的工作，这时你就需要向自己的上司汇报你的需求。
 
再次你需要汇报的是业绩，汇报业绩分为两种情况：业绩已完成和业绩未能完成。
如果业绩完成了，直接汇报即可；如果业绩没有完成，就需要说明业绩目标是多少，实际完成了多少、还差多少，没有完成的原因是什么，这个问题是不是能解决，预计完成时间是什么。
 
接下来需要汇报的是意外和困难，遇到困难和问题要及时汇报，遇到意外情况也需要第一时间汇报。任何时候都不要隐瞒你遇到的困难，不要期望你能自己默默地解决；即便你可以自己解决，你的上司也有知情权。
 
最后需要汇报的是建议和规划，这里的建议和规划可以是工作上新的建议和规划，也可以是对现有工作情况的改善意见。在汇报建议和规划时，应该把提出建议的原因描述清楚，同时说出你的建议和它能够带来的好处，而不是盲目汇报。
 
建立汇报机制的意义是让你的上司时刻心中有数，对你的工作情况永远处于放心状态。这也是汇报的价值所在。
 
重点二厘清思路：9个步骤厘清汇报思路
汇报的内容不明确，是因为你思路不清晰。如果有清晰的汇报思路，当然就不怕汇报工作了。
9个简单的步骤能够帮你厘清自己的汇报思路。
 
第一步，确定人物你准备汇报给谁听？是一个人还是几个人？如果你要向一群人汇报，如当着全公司人的面做工作汇报，那么他们中谁才是你真正的听众？是你的领导，还是你的同事？只有确定了汇报对象，才能开展下一步的工作。
 
第二步，确定内容汇报什么内容？你知道自己要说什么吗？有人汇报工作时思维混乱，自己都不知道自己要表达什么。这就是没考虑清楚就张口的结果。
 
第三步，确定重点你汇报中的关键部分是什么？一次汇报的重点应该只有一个，而这个重点应该是能用一两句话表达清楚的。
 
第四步，确定逻辑工作汇报的逻辑是什么？基本的逻辑有时间逻辑、事件逻辑、空间逻辑等。
例如，汇报工作的进展情况，你就可以使用时间逻辑，从过去到现在，选取几个时间点来汇报。
逻辑的使用可以使你的汇报内容更清晰，展示得更直观。
 
第五步，确定方式应该用什么方式汇报？简单的内容可以使用口头汇报的形式。如果口头汇报不方便，使用即时通信工具也可以。
 
如果汇报的内容比较复杂，就需要用邮件或汇报公文来汇报，附件可以是参考的文件资料。
更复杂的内容，可能就需要做成PPT，然后通过专题汇报会当众汇报。
内容的不同性质决定了你应该采用何种汇报形式。
 
那么，你该如何汇报工作？因事制宜，因人制宜，因时制宜。在不同的情况下，面对不同的人，你要选择不同的汇报方式。
有效果的方式，就是好的方式，效果有时比道理更重要。
 
第六步，确定场合在什么场合汇报？是单独去上司的办公室汇报，还是在会议上公开汇报？
 
第七步，确定时间在什么时间汇报？汇报大概要花多长时间？汇报的那个时间段是不是合适？这些点都要考虑到。
 
第八步，确定状态上司是否处于“听汇报”的状态？如果上司不在状态，那么你有几个选择：如果是非常小的事情，可以拖一下，等他在状态了再汇报；要么用几句话总结一下你要汇报的内容，然后申请隔日再汇报。
 
第九步，确定被接受的可能性上司能否接受你的工作汇报？如果上司不接受，那么他不接受的原因是什么？如何解决上司不能接受的问题？
 
重点三突出重点：分清轻重缓急再汇报
很多人汇报工作时词不达意，常常会被上司打断：你到底想要表达什么？
这就是汇报没有重点导致的。你要汇报工作，首先要做的就是从内容中择取重点，然后有重点地汇报。
 
汇报的重点内容同样也是汇报的目的。如果你没弄清楚自己汇报的目的，你汇报的内容将是混乱的。确定表达的次序和逻辑在向上司汇报的时候要分主次，不但要精练，还要能够引起上司的兴趣。你一定要知道，上司关注的是哪个工作、上司想先听哪个工作。
 
重点四简明扼要：学会用3句话总结你要说的内容
很多人抱怨自己的上司总是没有耐心听自己说话，事实上，通常领导者的职位级别越高，对下属汇报工作的水平要求就越高。
 
当你向上汇报工作时，一定要把效率放在第一位。
学会简明扼要地汇报，就是帮你的领导节省时间、创造效益汇报工作时，简明扼要地汇报不仅是一种能力，也是一种心态上的追求。汇报内容是你要汇报什么，简明扼要是你应该怎样汇报。
我们上学时都学过“总分总”——先总结，再分别描述，最后再总结。
 
有人说：我不会总结啊。那也没关系，有几种简单的方法可以帮助你总结你的汇报。
方法1.三点逻辑：学会分层次汇报，浓缩的才是精华，三点逻辑的精髓在于总结和归类，三种方法、三个时间、三个方面、三种方位、三个工作……把内容分成三块来阐述，就是三点逻辑。
 
方法2.收益逻辑：价值描述要汇报好处、汇报收益和汇报价值，不要汇报无关紧要的细节。
 
方法3.汇报结果，不要刻意汇报过程，有人在向领导汇报工作时，特别喜欢汇报一些无关紧要的过程，他认为这个过程特别能体现他的努力工作，但是领导对这些其实是不感兴趣的。
 
如果领导不问你，你就不要刻意汇报细节。在给领导汇报的时候尽量少说废话，要尽量在短时间内完成。
 
方法4.按时间逻辑迅速整理思路，在工作中，时间逻辑是我们常用也是好用的逻辑。过去、现在、未来是时间逻辑的精髓所在。
 
重点五，数据说话：数据比简单陈述概况更有说服力
聪明的商人常常用数字来说服和打动人们购买，保险公司也会打出广告“每天两元，保证您一生平安”。数据在谈话中有重要的作用。
 
让数据说话数据能够将语言叙述的事实具体化、明确化，特别是当你需要向对方论证一个问题时就显得更加重要。同时数据能够让沟通的内容变得更加生动。
要想让沟通变得更加高效，就要在可以用数据表达的地方引用数据。
 
重点六洗耳恭听：倾听是技术也是艺术
能获得他人内心肯定的人，绝不是那些否定他人意见的人，而是肯定他人的人，这是破坏者和建设者之间的区别。
 
聪明的肯定者能够在双方的不同意见中找出小小的共同点，然后肯定那一点、强调那一点，使对方充分感受到自己是受重视的。这样之后，他才会把自己的观点说出来。
所以说，倾听是技术，同时也是艺术。
 
我们在汇报的时候，也要学会洗耳恭听。
听的时候要有耐心、要细心，要站在对方的立场去听。听是一种艺术，要尽快进入听的状态，听完要尽快切换到说的状态。
 
重点七复述要点：目的是“检查”“补漏”“应变”和“营造良好的氛围”
为什么上司总是问你“你明白了吗？”很简单，因为你没有表现出“你明白了”。当上司向你布置完任务、交代完工作，甚至教你做一些事情时，他不确定你是装懂还是真懂，所以他会用不断地问你，来确定你真的懂了。
 
主动在上司说完后复述要点，是你应该做到的，是你的责任和义务，更重要的是，复述要点能够达到“检查”“补漏”“应变”和“营造良好氛围”的效果。
 
1.检查：是指检查双方的理解是否有偏差，你复述要点时，上司就能知道你的理解到不到位。不到位的地方，上司可以帮助你纠正，避免你的认知出现偏差。
 
复述要点是一个达成共识的过程。因为沟通很容易陷入“想当然”“我以为”的情况，如果你能够及时进行复述，你就能够检查你们互相的理解有没有偏差。
 
2.补漏：补充遗漏的地方，人的大脑不是计算机，有可能上司刚说完你就忘了其中一些点，那么复述要点的时候，上司就可以帮你补充你遗漏的地方。
 
3.应变：复述要点的过程也是沟通和改变的机会，如果你对上司的话有异议，那么通过复述要点阐述自己的意见将是非常好的选择。
 
4.营造良好的氛围，听和说的互动过程，非常有利于增添谈话的趣味性。这个过程很有趣、不单调，因为一来一往的过程会比单纯的一问一答要通畅很多。
 
好了，以上就是这本《向上管理的艺术》的第五部分，在职场中，要把每次汇报都当成自己展示能力的机会。一个员工能不能通过表现赢得赏识，首先取决于他有没有这种强烈的愿望。有了愿望，才会努力，才会全力以赴，才会注意工作中的每个细节。如果你想通过汇报赢得机遇，那么道理也是如此。接下来的分享是这本书的第六部分，上司希望你如何汇报工作，我们下期见。