有效学习，薄览群书。你好，这里是三茅听书频道，用一杯咖啡的时间与你共读好书。本期，我将为大家解读《向上管理的艺术》的第六部分，上司希望你如何汇报工作。本书由人民邮电出版社出版。
 
在上一节我们先解答了正确汇报工作中的第一个问题，也就是正确汇报工作的七个重点，本节，我们来聚焦于第二个问题，也就是上司希望你如何汇报工作，主要涉及以下九个要点：
要点一主动汇报：不要等上司问了你才说
 
很多员工在向上汇报和沟通的时候，常常表现出自卑和胆怯。上司都是很忙的，有时会忽视和下属的沟通，因此很多下属就以为沟通的主动权掌握在上司手中，上司不找自己，自己就可以安心地不主动沟通和汇报。还有的人因为性格内向，害怕和上司沟通，信奉“多一事不如少一事”。长此以往，不仅会给上司留下一个沉闷、无能的印象，还会影响自己开展工作。要改变行为，首先要转换心态。
 
主动汇报是获取上司支持和帮助的方法。
当你主动向上司汇报工作时，上司会对你的工作进行指导，告诉你哪些地方出现了问题、哪些地方可以改进，以提高你的工作效率。我们在工作当中都会有出现失误的时候，这时你会发现很多问题是因为之前没有和上司沟通才出现的，如果经常和上司沟通，就能避免这些问题。
在工作当中，员工对上司的意图理解错误也会导致工作出现错误，造成付出了许多却没有收获的情况。
 
如果因为你的失误让公司遭受了重大的损失，公司肯定要追责，这时矛头就会指向你，因为你做事之前没有和上司沟通，上司并不清楚你的具体工作情况，你需要承担大部分的责任。如果你及时和上司进行了沟通，最后出现了问题，上司就应该承担大部分责任，因为上司了解你的工作，要承担领导责任。
 
要点二准备充分：准备充分的材料和备选方案
想把事情考虑周全，我能给出的秘诀只有一个：用心去做每件事情。
要围绕事件中心，先准备好充分的材料，查阅资料和指标，以及以往类似的例子。查阅资料的工作能够使你的思路清晰起来，使你对工作方向有一个大概的了解。然后通过周密的思考完善你的准备工作。在此，我建议采取思维导图的方式，列出每个相关的问题和指标。例如，做完每个方案后都问自己：是不是足够完善？还有其他可以补充的地方吗？。
 
多和上司沟通，了解上司的意图和工作方法，也能够使上司明白你的意图，让你的工作方向不出现偏差。
 
要点三效率第一：用最短的时间说出重点内容
要学会用最短的时间归纳你能带给他人的效益。效率决定人和人之间的区别，越是位于高层的人越重视效率。
 
效率是一笔你可能没有意识到的巨大财富。从现在开始，请注重挖掘它。
越短的汇报就越难讲，因为每句都要切入重点。这就要求你在汇报之前考虑清楚：我应该从哪里开始？事情的背景是什么？我说的重点在哪里？方法是什么？核心价值是什么？结构如何部署？这些思考决定了你的汇报效果。你想得越清楚，你就会说得越清楚。在日常工作中，为追求效率，你需要有意识地简化工作汇报流程。
 
简化工作汇报流程，可以减少管理时间，减少内耗。简化工作汇报，能使公司内部的工作效率大幅提升，部门与部门之间沟通所耗费的时间也将大大减少。如果部门内部汇报、讨论一件情要花费一天的时间，那么部门与部门之间的沟通，花费的时间就只多不少，这样就会浪费资源和降低效率。
 
要点四结论先行：先说出结论，再阐述内容
汇报工作时要养成先说结论、再阐述过程的习惯，因为上司最关心的就是结果。努力未必能产生价值，只有结果才有价值。
 
越重要的事情，越要先说结果，不要让上司直到最后才知道你要表达什么。汇报工作的时候，只有你才会关心过程和细节，而上司最关心的只有结果，只有知道结果了，他才会有心情听细节和过程。
 
有人汇报工作就像记流水账一样，上司既抓不到重点，也不知道结果，越听越烦，最后给上司留下的只能是一个办事拖拖拉拉、汇报毫无重点、不堪大用的印象。
上司也需要通过结果判断事情的性质，了解事情的轻重缓急并思考对策，因此汇报时要做到“先见林、再见树”。
 
先从大的、整体的工作汇报，使你的上司对你的工作现状、进度有个基本概念，然后再汇报你需要他提供意见、需要他拿主意的地方。
 
要点五中途汇报：让上司随时掌握你的动态
在其位而谋其政，谋其政而司其职。你的职责就是对你的上司负责，帮助上司把事情做好。
建立中途反馈机制非常重要，中途反馈机制也是你协助上司工作的一个必要途径。
 
其他工作也是如此。上司把一个任务交给你，不是说你只要完成就可以了，你还有义务分阶段地把完成情况汇报给上司。
 
上司不了解你，也不了解你的工作情况，他无法判断你的工作能不能完成、完成到哪一步了。只有及时反馈，才能使上司做到心中有数。
 
中途汇报不仅有利于上司掌控全局，更有助于上司和你建立和谐的信赖关系。如果你和上司共事足够久，你就会和上司产生一种默契。
 
要点六汇报后续：已经做好的事情也需要汇报后续进程
汇报后续可能只是一两句话的事情，也耽误不了多少时间，但是可以让上司了解你的工作完成情况，防止事后出现争执。
 
要点七把握轻重：坏消息要早点说
员工对坏消息隐瞒不报，常常是因为陷入了6个心理陷阱。
 
陷阱1.这件事以前发生过，很好解决
认识世界的重要一课就是要懂得“世界是动态发展的，而不是静态的”，哲学课程中也有“人不能跨进同一条河流”的说法。同样，工作中的麻烦也是动态发展的。以前能够顺利解决的事情，不代表这次也能够顺利解决；以前上司不在乎的小事，不代表这次他也不在乎。因此，员工永远不要想当然地代替上司做决策。
 
陷阱2.上司说了没有重要的事情就不要麻烦他
上司确实说过没有重要的事情就不要麻烦他，但是你要先明白：判断是否重要的标准掌握在谁的手中？是你决定一件事情重要不重要，还是你的上司决定一件事情重要不重要？当你把一件你认为不重要的事情隐瞒下来时，你是否想过上司会怎么定性这件事情？任何可能导致问题的事情都是重要的事情。任何坏消息，即使是非常不起眼的坏消息，也是重要的事情。
 
陷阱3.我知道所有的事情
很多人在自己的职位上做久了，就会因为熟悉而产生轻视心理：我对自己岗位上的事情足够了解，熟悉程度超过任何人。
当你认为自己了解一切时，危险往往就产生了。一些人因为自大，往往会忽视坏事情。要养成工作中随时确认问题的习惯，因为有时坏事情就隐藏在你习以为常的事物中。
 
陷阱4.这件事情我应该能解决
这真是一个糟糕的错觉。千里之堤毁于蚁穴，第一个发现蚂蚁的护堤工人可能也觉得自己能解决这些蚂蚁。但是坏事情往往像冰山一样，露出水面的可能只是很小的一部分，大部分的问题都躲在你看不到的地方。有时你只能解决1%的问题，但你认为自己能解决100%的问题。
更多的时候，你以为自己能解决100%的问题，事实上你连1%的问题也没来得及解决，事情就彻底失去控制了。
 
陷阱5.上司应该知道这件事情
你又不是上司，你怎么能知道上司知道什么、不知道什么？只有你汇报的，才是上司知道的。即使你认为上司已经知道了，你也需要再确认一下。当情况发生变化时，也不要想当然地以为上司会“知道变化”。要及时汇报事情，并汇报事情的变化情况。
 
陷阱6.我不用完整地汇报
坏事情是绝对需要完整地汇报的，完整地汇报事情的前因后果很重要。可以避免因为理解错误而导致的失误。
 
要点八掌握分寸：上司希望你不要擅自决策
分寸感在工作中的重要性不言而喻。作为下属，需要注意任何时候都不要擅自替你的上司做决定。擅自决策，往往出于以下侥幸心理。
 
侥幸心理一：以往都是这么做的，这次肯定没问题；
要知道，即使以往有惯例的事情，也难保这次不出问题。
 
侥幸心理二：上次上司就是这么做的，所以这次肯定也是
可工作不是一成不变的，上司不可能把每个变化都告诉你，而如果你在不知道变化的情况下擅自决策，只会带来麻烦。
 
侥幸心理三：既然事情这么急，还是先解决事情更重要
在一定程度上，拖延也比做错强。当你擅自决策、出了问题时，最后只能由你一个人来承担。
 
要点九不要越权：
越级汇报是职场大忌，越级汇报，就是越权。越级汇报有两种原因。第一种是最常见的，即不该你去汇报、不该你出头，你主动出头了，目的无非是显示自己，向高层展示自己的能力、眼光和忠诚，期望得到赏识。
 
这种想法本身就是错误的。不要以为越级汇报就能得到赏识。记住：进取心再大，也不要越过你的上司，谨守本分是很重要的。
 
第二种情况其实不是想越级汇报，只是想解决问题。有人会说：我并不想越级汇报，但是刚好上司的上司找到我了，询问我参与的项目的进展情况，甚至询问了我上司的工作情况。我该怎么办？说还是不说？
 
当然，不说不可能，因为上司的上司也是你的上级。对于上级，你就要服从。
不得不进行越级汇报的时候，该怎么汇报呢？事实上，任何越级汇报的内容，都可以归为3类：可以汇报的内容、不确定是否可以汇报的内容和不可以汇报的内容。
 
第一类：可以汇报的内容——简单汇报
什么是可以汇报的内容？已经确定的好消息，正常的工作进度、进展，无伤大雅的工作细节（和积极的表态。
这些内容是积极又不超出领导预期的，所以你汇报给更高层级的领导也没关系。
 
第二类：不确定是否可汇报的内容——请示完上司再汇报
什么是不确定是否可以汇报的内容？坏消息和不确定的好消息都是需要请示自己的上司之后再越级汇报的。这些内容由你的上司汇报更合适。
 
第三类：不可以汇报的内容——坚决不汇报
什么是不可以汇报的内容？告状、消极表态和上司不希望你汇报的内容，这些都是不可以汇报的。
 
越级汇报带给你上司的冲击是很大的，首先他会觉得你并不尊重他：为什么要越级汇报？有什么事情是我解决不了的？而后他会忌惮你：你越级汇报，就说明你有“不臣”之心。如果你因为越级汇报惹麻烦，你的上司也会被你连累。
 
你越级汇报之后，要把这次汇报的情况再汇报给自己的上司，要让上司对你汇报的内容做到心中有数。
 
好了，以上就是这本《向上管理的艺术》的第六部分，我们讲解了在汇报工作中需要把握的九个要点，其中还包括我们在工作汇报中需要规避的几个陷阱和几种侥幸心理。接下来的分享是这本书的第七部分，汇报中如何实现有效沟通，我们下期见。