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合法有效的员工手册应该这样设计

作者 LHYX胡许国 更新于:2021-09-26 09:18 35925
今天学习你将收获——员工手册包含的内容;HR编写员工手册的步骤;编写过程中需注意的法律风险点等。
本期案例——我刚入职一家科技公司,初创型企业。由于发展较快,导致目前管理跟不上企业需求,因此老板要求我尽快做出一份员工手册和相关制度,我有点茫然。本来想在网上找类似企业的员工手册修改一份交差,但一些同行前辈劝我应该根据自身企业实际情况进行编写。因此想请教各位大咖,面对我这样的情况,如何做出一份结构完整的实用的员工手册呢?
今天学习你将收获——员工手册包含的内容;HR编写员工手册的步骤;编写过程中需注意的法律风险点等。
本期案例——我刚入职一家科技公司,初创型企业。由于发展较快,导致目前管理跟不上企业需求,因此老板要求我尽快做出一份员工手册和相关制度,我有点茫然。本来想在网上找类似企业的员工手册修改一份交差,但一些同行前辈劝我应该根据自身企业实际情况进行编写。因此想请教各位大咖,面对我这样的情况,如何做出一份结构完整的实用的员工手册呢?
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      “员工手册”是企业规章制度、企业文化与企业战略的浓缩,它既覆盖了企业人力管理的各个方面规章制度的主要内容,又能适应企业独特个性的经营发展需要而弥补了规章制度的制定上的一些疏漏,是企业内部的“法律法规”,同时还起到了展示企业形象﹑传播企业文化的作用。

      站在企业的角度,合法的“员工手册”可以成为企业有效管理的“武器”;站在劳动者的角度,它是员工了解企业形象﹑学习企业文化的渠道,也是自己工作规范、行为规范的指南。特别是在企业单方面解聘员工的时候,合法的“员工手册”往往会成为有力的依据之一。所以,制定一本合法而有效的“员工手册”既是法律赋予企业的权利,也是企业在管理上的必需之事。尤其对于中小企业来说,如果能够有效地发挥“员工手册”的功效,一方面可以缩减培训成本与员工管理成本,另一方面还可以促使员工降低工作的失误率与事故率,从而提高员工的工作效率与效果。

 

      那么,我们该如何做才能设计出一份合法而有效的员工手册呢?我根据多年的实践和咨询经验,给大家如下建议:

      首先,在开始之前,我们要搞明白两个事情,一个是员工手册到底有什么用?员工手册有两项基本功能,一是使新员工能快速了解公司历史/文化/运营模式/员工管理政策/日常行为规范,等等,快速融入公司,尽快成为‘公司人’;二是规范员工日常行为,帮助提升公司整体运作效率。所以,员工手册用好了,可一定程度上降低员工管理和培训成本,并降低工作失误率/事故率,提高工作效率和效果。二个是要明白员工手册是给员工使用的,所以要搞清楚,对员工而言,哪些内容是必不可少的?我们只有首先了解了这两个事情,才能知道该写哪些?不该写哪些?抓住重点,这样才能使这个工作变得简单明了。

      那么,对于如何设计员工手册,我认为可以从这么几个方面来进行:

一、确定框架

      一般来说,员工手册的基本框架需要先确定下来,其主基本框架一般包括五个部分,再在这个主基本框架的基础上来确定相应的次级框架:

      第一部分:写在前面的话。主要目的是欢迎新员工并激发员工学习手册的热情,以公司一把手的名义签发,因此,这部分的次级框架应包括这样几个方面:1、欢迎词;2、通过员工手册员工可以获得什么;3、祝语与希望;4、签名。要注意:这里忌讳将总则作为次级框架中的项目,会显得不伦不类。

      第二部分:公司概述。目的是让新员工快速的了解和融入公司,所以,这部分的次级框架应包括这么几个方面:1、公司的价值观;2、公司的战略目标;3、公司业务概况介绍;4、公司的组织架构;5、公司的发展历史;6、公司的企业文化等组成。要注意:这部分的次级框架可根据公司实际情况调整,比如公司目前尚无明确的价值观或发展战略目标,也未提炼出明确的企业文化,那么暂时可将‘公司业务介绍、发展历史及组织架构等’作为‘公司概述’的次级框架,同时,要组织人员着手实施,明确公司的价值观、战略目标等,适时的提炼出公司的企业文化再补充进员工手册中去。

      第三部分:行为规范,含公司的特殊职业要求。通过对公司行为规范和特殊职业要求的学习,进快了解知悉相关规定,所以,这部分的次级框架应包括这些内容:1、公司日常行为规范;2、公司日常工作中的行为规范;3、对外业务交往中的行为规范;4、行业特殊职业要求(例如公司是否对员工有行业特定的要求)。要注意:一定要重视这部分内容,这部分对员工的引导作用是较大的。

      第四部分:员工管理制度。手册最重要的部分,可以让员工充分了解公司相关制度和要求,以进一步规范员工行为、降低员工管理成本,要涉及到员工从入职到离职全流程,所以,这部分的次级框架应包括这么几个方面:1、聘用与离职(包含入职培训、试用、人事关系、离职管理等);2、工作时间(包含上班时间/出勤/加班/请假/休假等各种规定);3、报酬与福利;4、员工培训与发展;5、奖惩制度及其它。要注意:切记,次级框架中不能只有对员工约束的内容(如考勤/奖惩等),而缺少员工关心的内容(如休假/福利/发展/晋升等),靠高压的制度是缺乏人文关怀的,后期需要付出的管理成本也会更高,这也是现实中很多企业都会踩的坑。

      第五部分:附则。主要是对手册中的一些未尽条款进行补充说明,这部分相对简单,主要包括本手册的有效性、解释权、修订、未尽事宜的参照办法、保密原则、员工签收确认函,等等。要注意:切记,这里一定要有员工签收确认这个内容。

 

二、填充内容

      确定员工手册的主基本框架及次级框架之后,接着要做的就是对照具体的框架来填写相关的内容,就好像做填空题一样。

      这时,可以将每个部分分拆给对应的部门和人员进行初稿的编制,明确责任人、配合人、完成时间等关键要素。这里需要切记:编制时一定要和各部门进行沟通,调动和发挥各部门的专业性,共同完成手册的草拟,千万不能闭门造车,自说自话,而且,员工手册完成之后,人力部门需要对全部内容进行初步审核,及时和各部门沟通确认其中有疑问或有错误的地方。

      这里需要注意,有这么几个常见的坑,我们不要去踩:

      1、错误地认为“员工手册就是制度大全”。很多企业希望能通过《员工手册》来规范员工的日常作业,并报有极大的愿望(其实只是幻想)认为员工会100%的完全遵守,因此,一本员工手册从头至尾就变成了一本企业规章制度的汇编,从员工日常行为规范到考勤制度,从薪酬福利制度到奖惩机制,可谓应有尽有,无所不包,弄了厚厚的一大本,大家想想,是不是有很多企业都是这样做的?最后结果只能是束之高阁,成为文件柜里的旧资料,无法指导实际工作的。

      2、错误的认为“员工手册不是合同”。劳动合同是具有法律效力的,合同中的每一条款在未来都有可能成为重要的法律证据。但有些企业领导认为《员工手册》又不是合同,不具备法律效力,因此便忽视员工手册中的员工处罚条例及员工权益保护的相关内容编制,事实上,它是有法律依据的。在审核合法性阶段时,一定要注意审核。

      3、错误的认为“员工手册就是严规家训”。直到现在,还有很多企业认为员工只是需要教育的,只有受教育才会变的规范。就像狱警对待囚犯一样,色厉言冷,反映在员工手册里,就是通篇都是大篇幅的说教文字,还经常出现“不准”、“严禁”、“杜绝”、“处罚”之类的字眼,与“人性化管理”实在是相去甚远,完全不搭边。可想而知,这样的员工手册员工们会怎么看企业,还有可能产生依赖性和忠诚度么?所以,在评审语言阶段时,务必要注意审清楚语言风格、用词表达。

 

三、评审语言

      语言的评审,一般有两个方面,一是语言风格不能过于苛刻,二是项目内容间要有逻辑性和条理性。

      对于语言风格:员工手册所用语言和公司倡导的理念或文化是否吻合。比如:第一部分应轻松且充满感情;第二部分应客观且激昂;第三、第四、第五部分应客观、严谨。

      对于逻辑性/条理性:要评审员工手册中每项内容间的条理性,各项内容的表述是否有逻辑性。

      对于用词和表达:要评审员工手册的用词和表述是否简洁流畅、易懂易记,以去掉多余的表述,避免长句过多、称谓混乱、语法有误、口气生硬等问题。

 

四、审核合法

      在完成语言的评审之后,还有一项重要的工作就是审核员工手册的合法性,要做到有据可查,避免因为内容、程序等方面的不合法而承担不必要的风险。

      审核内容的合法性:不能和国家/地区法律法规相冲突,可由公司法务来审核。

      审核制度制定程序的合法性:各阶段要有文本记录和保存,要有据可查,避免法律风险。

      审核发布途径的合法性:正式公布前,要有公示、反馈期,发放时一定要填签收确认函,过程中的记录要保存。

      对于合法性,企业在制定员工手册的过程中,一般应做到这么两个方面:

      1、以现行的国家法律﹑行政法规﹑规章及政策规定等为依据,将“员工手册”中的一些条款具体化。比如:针对《劳动法》第二十五条规定的用人单位可以解除劳动合同的情形之一:“在试用期间被证明不符合录用条件”,可以在“员工手册”中明确规定如下内容:员工一旦在试用期或以后被证明其在入职时向公司提供了不实个人信息,公司有权解除劳动合同,这里可以将信息的名称进行列举。

      2、公司应注意取得并保留制定的 “员工手册”已经公示的相关依据。比如:企业可以组织会议形式的“员工手册”学习,保留有与会人员签名的会议纪要;还可以直接向员工发放“员工手册”,并保留签收记录;也可以组织以传阅的形式进行的“员工手册”学习,保留有已阅人员签名的记录;还可以采用将员工手册编制成问卷,要求全体员工书面回答并保留问卷的方法;等等。

 

      总之,设计编制一本完整、合法、有效、适用的员工手册是企业人力管理工作的一项重要且艰巨的任务,一个成熟的、合法而有效的员工手册将会为企业的良性发展夯实很好的基础,也必将会载入企业发展的史册。

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Elamomo

17楼 Elamomo

原来员工手册是具有法律效应的,算不算是劳动的合同的补充条款?

2021-09-27 10:47:33 回复 赞(0)

LHYX胡许国

@Elamomo:是的,当劳动合同未涉及的内容在员工手册中有的时候,以员工手册为准,当劳动合同和员工手册条款有冲突时,以劳动合同优先为准。欢迎收藏、关注和交流~

2021-09-27 12:43:39回复

大卡

@Elamomo:您的评论写得非常好,希望您多多发表自己的观点,如果喜欢老师的教学文章的话,可以给老师点点关注,打个豆子,奖励一下老师哦~~

2021-09-27 17:43:38回复
ruituo

16楼 ruituo

是的,员工手册也不是一天可以建成的,也不是一个人可以做出来的,算是一个小小的项目了。

2021-09-27 10:38:24 回复 赞(0)

LHYX胡许国

@ruituo:是的,这是一个对企业整体都有重要意义的事项,需要企业共同关注和投入的。欢迎收藏、关注和交流~

2021-09-27 12:38:45回复

大卡

@ruituo:您的评论写得非常好,希望您多多发表自己的观点,如果喜欢老师的教学文章的话,可以给老师点点关注,打个豆子,奖励一下老师哦~~

2021-09-27 17:44:01回复
SENNA

15楼 SENNA

很有价值的一篇分享,涉及到了员工手册编制的方方面面。特别是以国家法律..为依据,员工手册让条款具体化的建议~

2021-09-27 10:28:19 回复 赞(0)

LHYX胡许国

@SENNA:希望能对你有所帮助。欢迎收藏、关注和交流~

2021-09-27 12:36:42回复

大卡

@SENNA:您的评论写得非常好,希望您多多发表自己的观点,如果喜欢老师的教学文章的话,可以给老师点点关注,打个豆子,奖励一下老师哦~~

2021-09-27 17:45:01回复
奋斗天使leilei

14楼 奋斗天使leilei

员工手册不要冷冰冰,但措辞要严谨,合法依规。

2021-09-27 10:17:04 回复 赞(0)

LHYX胡许国

@奋斗天使leilei:是的,每个组成部分的用词都应该符合各自的定位和目的。欢迎收藏、关注和交流~

2021-09-27 12:36:25回复

大卡

@奋斗天使leilei:您的评论写得非常好,希望您多多发表自己的观点,如果喜欢老师的教学文章的话,可以给老师点点关注,打个豆子,奖励一下老师哦~~

2021-09-27 17:45:25回复
罗琳娜

13楼 罗琳娜

谢谢老师的分享,值得收藏。员工手册应该是制度精华的大全。

2021-09-27 10:07:17 回复 赞(0)

LHYX胡许国

@罗琳娜:希望能对你有所帮助。欢迎收藏、关注和交流~

2021-09-27 12:35:47回复
GAOFAN

12楼 GAOFAN

学习

2021-09-27 09:51:42 回复 赞(0)

LHYX胡许国

@GAOFAN:欢迎收藏、关注和交流~

2021-09-27 12:35:34回复
复制的爱能粘贴me

11楼 复制的爱能粘贴me

这个学习好~

2021-09-27 09:51:00 回复 赞(0)

LHYX胡许国

@复制的爱能粘贴me:希望能对你有所帮助。欢迎收藏、关注和交流~

2021-09-27 12:35:30回复
LINGLING000

9楼 LINGLING000

打卡

2021-09-27 09:49:45 回复 赞(0)

LHYX胡许国

@LINGLING000:欢迎收藏、关注和交流~

2021-09-27 12:33:22回复
万密

8楼 万密

员工手册的撰写很不简单,涉及各种法律法规、公司制度、表单文件等等,想要写好真属实不易

2021-09-27 09:48:58 回复 赞(0)

LHYX胡许国

@万密:是的,这也是对企业非常有利的一个管理工具,值得认真对待。欢迎收藏、关注和交流~

2021-09-27 12:32:02回复

大卡

@万密:您的评论写得非常好,希望您多多发表自己的观点,如果喜欢老师的教学文章的话,可以给老师点点关注,打个豆子,奖励一下老师哦~~

2021-09-27 17:48:34回复
9999999998

7楼 9999999998

员工手册每个公司想要达到的目的不一样,是想让员工详细了解公司制度还是作为员工初步了解企业的窗口

2021-09-27 09:48:05 回复 赞(0)

LHYX胡许国

@9999999998:是的,管理工作讲究凡事都应该现有目标,然后才有对应的策略和方案。欢迎收藏、关注和交流~

2021-09-27 12:31:18回复

大卡

@9999999998:您的评论写得非常好,希望您多多发表自己的观点,如果喜欢老师的教学文章的话,可以给老师点点关注,打个豆子,奖励一下老师哦~~

2021-09-27 17:48:37回复
越越001

6楼 越越001

前言(说明员工手册目的和效力)、欢迎辞、公司概况(公司介绍、企业文化价值观、组织架构等)、各重要制度(人事、行政、财务、行为准则方面的)、附则。翻公司的员工手册瞅了一眼

2021-09-27 09:47:14 回复 赞(0)

LHYX胡许国

@越越001:是的,员工手册的基本框架其实都差不多,重要的是每一部分具体应该怎么编写,才能有效发挥其作用,这是需要认真对待的。欢迎收藏、关注和交流~

2021-09-27 12:30:34回复

大卡

@越越001:您的评论写得非常好,希望您多多发表自己的观点,如果喜欢老师的教学文章的话,可以给老师点点关注,打个豆子,奖励一下老师哦~~

2021-09-27 17:48:40回复
红尘如云

5楼 红尘如云

打卡

2021-09-27 09:46:17 回复 赞(0)

LHYX胡许国

@红尘如云:欢迎收藏、关注和交流~

2021-09-27 12:29:27回复
亚亚江燕_

4楼 亚亚江燕_

一本规范,标准的员工手册,可以为企业为员工,奠定良好基础

2021-09-27 09:45:33 回复 赞(0)

LHYX胡许国

@亚亚江燕_:是的,这样可以为企业带来很多好处,规避不少风险,也能节省较多成本,值得认真对待。欢迎收藏、关注和交流~

2021-09-27 12:29:22回复

大卡

@亚亚江燕_:您的评论写得非常好,希望您多多发表自己的观点,如果喜欢老师的教学文章的话,可以给老师点点关注,打个豆子,奖励一下老师哦~~

2021-09-27 17:48:50回复
刘应忠

3楼 刘应忠

制作就是要方方面面都考虑到,里面要顾忌的内容很多

2021-09-27 09:44:56 回复 赞(0)

LHYX胡许国

@刘应忠:管理工作是需要严密、周到的,所谓“牵一发而动全身”,确实要谨慎对待。欢迎收藏、关注和交流~

2021-09-27 12:28:14回复

大卡

@刘应忠:您的评论写得非常好,希望您多多发表自己的观点,如果喜欢老师的教学文章的话,可以给老师点点关注,打个豆子,奖励一下老师哦~~

2021-09-27 17:48:58回复
以梦为马1207

2楼 以梦为马1207

只要薪酬福利到位,很多疑难杂症都可迎刃而解

2021-09-27 09:40:26 回复 赞(0)

LHYX胡许国

@以梦为马1207:薪酬的确是很重要的一个基础,但也并不是薪酬高了就什么事都没有的,依然还是有很多问题的存在,而且薪酬再多员工也不会认为“到位”,毕竟人的欲望是无限的。欢迎收藏、关注和交流~

2021-09-27 12:27:09回复

大卡

@以梦为马1207:您的评论写得非常好,希望您多多发表自己的观点,如果喜欢老师的教学文章的话,可以给老师点点关注,打个豆子,奖励一下老师哦~~

2021-09-27 17:49:01回复
大卡

1楼 大卡

胡许国老师——
本篇文章来自胡许国老师的分享。大家可以点击老师头像订阅,也可以在评论区留言和老师多多交流哦~

2021-09-27 09:12:51 回复 赞(0)

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