【实操技巧】人事档案要如何管理？

档案管理，从来只为过往今用

——历史不只是记忆，更为对照纠偏

一、做档案管理的要求。

说到做档案管理，常与工商打交道的或许可以看到过别人家的档案是怎样管理的。（在我们这做营业执照有关的变更，是需要先提档案来进行对照检查的。）

一列列，一排排，一格格，你需要找什么，只需要你提供相关的代码或者编号，档案管理者或者从电脑里，或者从厚厚的目录里找到你要的信息所大之处。而有的已经扫描成电子档的，更是可以直接打印给你。

当然现在已经直接往纸电全面发展，有的已经可以直接进行电子档案查核，不再需要你直接去档案馆打复印了。

而工商局（现市监局）里的档案，比绝大多数的企业自己保存的档案都要全面得多。保管得好得多，也好用得多。

这是为什么？

就在于档案馆的人专业。

其专业的地方就在于两个词：认真、全面。

真正的专业做档案管理（现在很多局行都会将档案委托专业的档案管理企业进行代管），就在于对要求认真，对资料认真，然后才是对档案的管理做到细致，全面。

认真：

一是对照办事的要求资料进行资料科目、数量的认真核对。资料不全一般不收，就算是收下，也必须限时追着补全。

二是对资料本身状态进行认真的评估并描述在档。对于资料本身的检查，皆是从纸张、质量、介质等角度去描述。并记在扉页。

因此，认真，是作为移交档案时的一种检查和验收的态度。

全面：

是指对于档案管理的思维要全面。既要从档案的科目树进行思考，也要从档案的时间线进行管理。既要从档案的保管角度去思考，也要从档案的便于应用去管理。

因此，全面，是指的管理的思维要全面，便于存，便于用。

二、如何落地档案管理的认真与全面？

我常在分享中借部队上的线型管理来说秩序就是力量。

参观过部队营房的人应该都知道，部队上一眼看到就是整齐。整齐的物资，整齐的内务，整齐的队伍。方块就是方块，纵队就是纵队，横队就是横队。

这是因为他们习惯了秩序，只有有秩序才能真正的协调，而协调才能同步共频，才能发挥出1+1>2的效果。

因此，做档案管理能做好的前提就是秩序。

而在企业要做档案管理自然也要从秩序上去要求，从秩序上去落地做管理。

1、明确档案的本质。

档案是指企业在生产经营管理活动中产生的，具有保存价值的原始记录。而原始记录，真实性就是其本质属性。

因此，在做档案管理时其入档的资料要保证其真实性。复印的，提供者要在其上签字备注。

2、落地档案的管理。

企业的档案管理员，不可能真正的只做档案管理。更别说是人事助理负责档案工作。

因此，在企业做档案管理，就要包括从规定、收集、保管到应用的多个环节管理。

（1）要想规范，先得规定并示范。

因此，对企业人力档案要管理要进行有关收集、报送、管理、查询、复印、维护及有关费用等多方面的事项进行规定。

不能只靠你一个人去收集、检查、核对吧？因此，要将某些责任放到招聘官或者面试官身上。比如，对资料的审核、验收等。

因此，制定一个有效的档案管理制度是必须的。

（2）要想好用，先得认真并落地。

在做档案管理的时候，我们首先应该知道该档案要有什么？

而人力资源的档案，则与岗位的任职资格与胜任模型相关。

任职资格中规定的资料是招聘入职所形成的。

而胜任模型中规定的题型、标准及考核评价等资料，则是评估岗位责任人的人岗匹配情况而形成的。

因此，企业的人力档案管理，有时也称为员工工作的痕迹管理。从过程到资料的描绘并收集对应。

而在档案管理中，我们应该注意几个方面的动作：

一是对应要求收集。要按照任职资格与胜任模型中的相关内容及考评周期，向有关岗位及责任人提醒送存。这也是做绩效管理中很重要的一环。

二是要做整理鉴定。所有的档案，不仅是责任人要进行审定。而作为管理人，也同样要对收集到手的资料进行分项分类并对照要求进行检查。保证资料的真实性与完备性与整洁度。

三是要做好保管统计。资料的保管一定要从时效及防物质损坏的方向去保管。同时有效的对档案进行分类，分时统计。形成岗科的树状目录与时间的线型目录。

当然这里的目录，要有电子版与便于搜寻查找，同时要尽量保证纸质目录的存在。但，我们一定要明白目录备份的重要性。以防止一时设备、物料的损坏导致目录的消失。

四是要做好动态管理。这里的动态管理，不仅是指要随时更新档案资料及目录，同时要按规定进行资料的销毁申报。同时要还要随时提醒资料责任人对资料的完备与更新负责。

五是要做好应用管理。档案的存在是为了印证历史及以古论今。因此，有效的将为需要方提供档案服务是必然的。而强调并严格执行档案的借阅与打复印制度是必须的。同时使用的痕迹也成为一份档案。

因此，要做好人力资源管理档案的管理，首在对应岗位任职资格与胜任模型去完善资料科目。其次，要将档案的完善与真实性责任要赋予到对应的招聘、考核、评估责任人身上。接下来，才是按档案管理的环节过程做好移交、保存及提供应用的管理工作。

小结：

1、做人力资源管理的档案管理工作，要从档案落地的角度去从招、培、用、留、离等环节去实施建目与收集的工作。

2、要将档案的真实性与完备性的责任赋予到对应工作的责任人。不然，你就需要成为一个真正的跑断腿了。

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人事档案是一份非常重要的文件，它不仅记录了员工的基本信息，还记录了员工的工作历程和成长轨迹，是企业管理中必不可少的一部分。很多中小型企业不太重视人事档案的管理，经常出一些工作上的失误，有时甚至引发劳资纠纷，特别是有关劳动合同的档案管理，更是需要有序管理，避免漏签，到期未签等管理漏洞。

作为一位刚刚接手人力资源工作的同事来说，如果要整理完善公司的人事档案首先要弄清楚人事档案到底包括哪些具体的内容，人事档案在管理中常见哪些具体的问题，如何快速了解目前公司人事档案管理的现状，如何针对管理现状制定具体行动计划，本文将围绕这几个关键问题一一展开，希望对人事档案管理的人员有所帮助。

一、人事档案具体包括的内容

人事档案是人力资源管理的重要资料，不同的公司对人事档案的定义范围有所不同，一般来说关于一个员工的详细人事档案主要包括如下内容：

员工个人信息：包括姓名、性别、出生日期、籍贯、身份证号码等基本信息。

劳动合同：包括劳动合同新签、续签文档，员工签收记录等信息

工作经历：包括入职日期、所在部门、岗位、职务、工作内容、工作业绩等。

培训记录：包括参加的培训、培训时间、培训内容、培训成绩等。

考核记录：包括考核时间、考核方式、考核结果等。

薪酬福利：包括薪资核算记录、社保、公积金缴纳记录、奖惩记录等。

离职记录：包括离职原因、离职时间、离职手续办理情况等。

其他相关资料：如健康证明、婚育证明、技能证书、学历证明、身份证复印件等。

有些企业可能只有员工个人信息，并且是通过纸质文档的方式进和保存，其他信息可能都散落在不同的环节，没有及时进行归档保存。

二、人事档案常见的问题

由于缺乏有效的人事档案管理而引发的问题越来越突出，引发的劳资纠纷也不在少数，在人事档案实际操作中常常会出现的问题主要包括如下四类：

基本资料不全：员工的人事档案中缺少关键信息或文件，例如劳动合同、身份证复印件、学历证明，甚至个别员工都没有建立相应的人事档案，也就是说连一份基本的人事信息都无法查到。

档案管理混乱：员工的人事档案没有统一的分类和编号标准，导致档案难以管理和查询，企业人员数量不多的情况下这个问题可能不会太明显，但企业人员规模一大，有时查询一份档案要费九牛二虎之力，有时还会因为管理混乱导致员工档案资料丢失。

档案保密性不足：员工的人事档案中包含大量的个人敏感信息，比如说身份号，银行卡号，如果泄露出去，将会对员工和企业造成巨大的损失。

档案更新不及时：员工的人事档案更新不及时，导致员工的工资、福利、培训记录无法通过档案及时查询到相关信息，不利对员工的工作过程进行管理。

这些常见的人事档案管理问题，企业在进行人事档案管理时应该密切关注这些问题，尽量避免出现这些问题，确保员工的人事档案能够得到有效的管理和维护。

三、理清现状，制定计划

根据前文分析的人事档案的主要内容和常见问题，分析公司目前人事档案现状并找出需要解决的问题。其中，当公司规模较大时，将人事档案电子化是必要的。这是因为纸质档案不仅难以管理，查询也存在很大的困难。因此，一套专业的人事档案管理软件将成为必备工具，需要预估解决这些问题所需的时间和资源。

除了资源需求之外，还可能存在人事档案信息不完整的情况。此时需要各个部门的负责人协助收集相关档案。具体整理和完善步骤如下：

第一步是档案整理工作。对于已有的人事档案进行检查，编写人事档案目录。对于不完整的档案，需要各部门负责人协助补充完整，以确保档案材料的完整性和准确性。

第二步是数字化加工。为了管理与查询的便捷性，需要对人事档案进行数字化加工。如果公司人员规模不大，可以直接使用 Excel 进行简单的管理。如果人员规模相对较大，建议采购专业的人事档案管理软件，一些专业化的软件支持纸质档案的电子扫描。通过系统统一管理，不仅查询方便，管理成本也比较低。

第三步是建立档案管理制度。建立健全的人事档案管理制度，包括人事档案存档的范围、档案存放、借阅、归还、销毁和人事档案保密等规定，并指定专人负责档案管理工作。

四、规范工具表单和管理流程

在档案管理制度中需要约定与人事档案相关的工具表单的标准格式及填写要求，具体的归档流程，但，我还是将这项工作单列出，因为这项工作在档案规范化管理方面实在太重要了。

这些工具表单包括员工个人简历、员工入、转、调、离相关工具表单，这些工具表单同时也需要不断优化与完善，在工具优化上，建议是简洁而不简单，不仅方便填写，还方便查询。

在管理流程上重点是人事档案的归档流程，特别是那些散落地各个环节的档案信息，需要有一个标准的作业流程进行规范，确保最终走流向档案管理人员，比如说薪酬调整信息、劳动合同变更信息、记录与考核记录等员工工作过程中的一些记录档案。

人事档案的规范与完善从操作上来看不需要什么特别的技能，但在具体的整理过程中，细心是唯一的要求，可以提前列一份具体的检查清单，按照检查清单对每位员工的档案信息进行检查，对于档案信息不完整的，一一记录在案并列出跟踪时间，确保人事档案的完整性。

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搜集资料，建章立制

题主的问题和现状非常清楚，回答起来方向性和针对性就强一些，针对人事档案的管理，我的建议如下：

1，搜集资料

题主说“公司人事档案就一个纸质员工信息表登记表和一份劳动合同，没有电子档，查找信息就必须得找纸质文件”。针对这样的情况，题主可以：

1）建立EXCEL表

根据纸质员工信息情况，手工录入建立员工信息表格。

可以按照部门建立，也要有按照入职先后顺序建立的大排队表格，员工的基本信息可以有：序号/工号/部门/岗位/姓名/性别/年龄/身份证号/入职日期/五险一金购买情况/第一次合同期限/第二次合同期限/无固定期限合同签订日期/在职或离职/其他情况/备注。

就完全按照纸质内容来录入，这可能需要一定时间，最好按照公司员工人数有计划的录入，同时不影响其他工作的进行。

2）资料搜集整理

除了纸质员工信息登记表和一份劳动合同，还有没有资料，放在其他地方，或者东放一些西放一些。

可以自己认真找找，也可以向以前做这项工作的同事问问，比如：员工提供的个人简历/各种证件原件或复印件/转正申请单/获奖或受罚通知单/解除劳动通知/调岗通知等。现在能找多少是多少，以后发现再填充进来。

3）纸质件完善

可以购买档案袋，一人一袋，将各自资料按照顺序装好袋子，内容依次在袋子正面写好，同时在袋子侧面写好姓名和大排队序号，用小纸贴贴好，或者直接写在侧面，以便拿取时更准确和省时。

2，补充资料

通过以上的大梳理，很可能发现一些重要信息或资料的缺失，这时，题主就需要书面形式向经理提出建议：想办法完善或者补充这些资料。

比如：劳动合同/证件原件或复印件/奖罚单/调岗单等。

当然，如何补充，也是需要一些技巧的，比如：劳动合同补签，则需要向员工说明情况，得到员工的支持和理解；奖罚单，更需要耐心解释，只是补资料，员工不会有任何损失。

如果经理说无需补，就照做，可以做好日期标识和说明，同时保留好自己的书面建议。

3，建立制度

人事档案，有一定机密性，如果不完善，对可能的员工纠纷就无法提供准确完备的证据。比如：员工仲裁时，说公司给予的扣款没有证据，如果只凭回忆或让其他当事员工来做证，采纳的可能性是比较低的，如果扣款时保留了“员工违纪处理单”，而且还有员工签字或者公司员工代表签字，而且一直保存留在员工的档案袋里，那么，就是铁证如山，员工想赖都无效的。

基于此，有必要建立档案管理制度，可以由题主来起草，部门经理审核，组织相关人员讨论，公司领导批准，然后组织员工学习签名。

可以主要围绕员工档案主要内容/提供搜集方式职责/保密性/查阅规定/违反处理等方面做规范性制度，以便大家都照守执行。

有了制度，档案管理就有了基本保障，随着工作的推进，逐渐完善制度，使这项工作进一步得到完善。

4，对外衔接

以上说的是基本人事档案及基础管理，如果公司规模比较大，或者需要与外部某些单位或档案管理机构有往来，比如：大专院校/人才市场档案管理部门等。

也就是说，在满足公司领导以及公司工作需要的前提下，档案管理还需要保持与外部沟通中的一致性，不能只照顾到自己的需要，不管是表格使用的格式/档案封装邮寄等，都是有相对统一规范的要求。

5，充分重视

人事档案管理，平时看起来不起眼，但关键时刻却能派上用场，将公司的一些可能损失挽救回来。这项工作要做好，只有坚持，是急不起来的。包括：

1）领导重视

管理制度建立起来后，就要严格执行，如果不能较好的实施，等于形同虚设，具体负责的人员就会心灰意冷，相应的资料完整性/及时性就要差一些。

2）工作连续

一般来讲，公司档案管理都不太可能专人来负责，而是兼而为之的。如果员工离职，就需要工作交接清楚，让后来者能够将这项工作向深度和细致方面推进。

3）适当扩展

档案管理，不仅有人事，还有营销/技术/财务等方面的，可能有公司级的管理，也要有部门级的管理，公司/部门/产品或服务生存发展到哪里，相应的信息/资料完整记录就要呈现到哪里，就要保存到哪里。

档案管理是需要细心/耐心的工作，也需要不断延续，平时难以见到它的突出方面，在不起眼的关键时刻，很可能派上用场和发挥非常重要的作用。

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想做好人事档案管理，主要是先把制度弄好，然后依据制度开展相关工作，这样更加顺畅，不会像无头苍蝇一样到处乱飞。同时，人事档案管理要注意一点，对于离职人员要保留2年备查。

《劳动合同法》
第五十条　【劳动合同解除或者终止后双方的义务】用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。
劳动者应当按照双方约定，办理工作交接。用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的，在办结工作交接时支付。
用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。

第一章 总则

第一条 为规范公司员工档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和使用档案，更好地为公司各项工作服务，特制定本管理办法。

第二条 该管理办法适用于公司所有员工的档案管理工作。

第二章 管理职责

第三条 人力资源部负责本管理办法的制定、修改和执行，负责安排人员落实员工档案的日常管理工作。

第四条 各部门负责配合人力资源部做好员工档案的收集、整理和保密工作。

第三章 管理办法的实施

第五条 档案的分类和内容

（一）基础材料

在员工入职一周内建立统一的基础档案，基础档案主要包括以下几项：

1．个人简历资料、职位申请表（含一寸免冠彩色照片）、身份证复印件。

2．学历证书复印件、学位证书复印件、职称证书复印件、专业技术等级证书，以及所在岗位所需要的相关证书复印件。

3．劳动合同。

4．其他：原单位离职证明、背景调查记录（视岗位情况而定）、体检证明（视岗位情况而定）。

（二）后续档案的归档

根据员工在公司的工作情况，对员工档案进行补充完善，建立后续档案，具体包括：

1．异动档案

当转正、岗位调动、调薪、离职等异动情况发生时，档案管理人员须在移动员工各项手续办理完毕后，将相关手续归档。异动档案包括：

（1）转正：转正申请书、员工试用转正考核表等。

（2）调动：岗位调动审批表、任命通知、试岗考核评定表等。

（3）调薪：员工调薪审批表。

（4）离职：离职申请单、离职交接单、离职面谈记录、工作交接记录（视岗位情况而定）等。

2．绩效管理档案

 人力资源部按照月度、季度、年度对员工进行绩效考核，形成绩效考核评价表，归入员工档案。

3．培训档案：员工培训记录、培训协议等。

4．奖惩情况。

5．其他。

第六条 档案的收集、鉴别和整理

（一）员工档案材料统一使用A4办公用纸，书写时统一使用黑色中性笔，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

（二）员工所在部门对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时提交至人力资源部，保持员工档案的完整性。

（三）材料归档前，档案管理人员必须对材料认真鉴别，有弄虚作假者，一经查处，将给予严肃处理。

（四）材料归档时，务必保证材料的真实、准确、完整、顺序合理；纸质档案与电子档案的须同步更新。

（五）离职人员档案应及时抽离并妥善保管。

第七条 档案的保管与销毁

（一）档案管理人员不得擅自处理或销毁档案材料，应严格执行档案保管和销毁流程。

（二）普通员工离职，档案保存两年后方可销毁；高管及核心技术人员离职，档案应保存五年方可销毁。

（三）员工档案销毁须经人力资源部负责人批准后方可执行。

第八条 档案的查阅与借用

（一）查阅人事档案应填写《档案查阅审批表》，按规定程序逐级审批后方可查阅。查阅普通员工档案须经人力资源部负责人审批，查阅经理及以上级别人员档案，须经总经理审批。

（二）档案查阅必须严格遵守保密制度，保证两人以上同时在场，未经审批，不得复印、拍照；严禁涂改、抽取、撤换档案；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以处罚，情节严重者将追究法律责任。

（三）人事档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，严格履行审批、登记手续。

（四）员工档案材料一般不得复印，因特殊需要，应当经总经理同意，严格履行审批、复印手续后，方可复印。

（五）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。

第九条 奖惩

（一）档案管理人员违反本规定，未经批准私自复印、借出档案资料，视为严重违反公司规章制度，将给予严肃处理。

（二）经批准借出的档案资料，无正当理由在借阅限期内不归还的，视为严重违反公司规章制度，将给予严肃处理。

（三）档案管理未尽工作职责，造成档案资料归还不及时、档案损毁、丢失等情况，将视严重程度给予相应处罚。

（四）故意毁损档案资料的，视损毁资料的价值给予相应的处罚；情节严重的，予以解决劳动合同处理。

第四章 附则

第十条

（一）本制度由人力资源部负责编制及修订，解释权归XXXX公司；

        （二）本制度自总经理批准之日起施行。

你的人生要自己去经历，所以是甜是苦，都不要辜负。共勉！

好了，本次话题就到这里，我是专注分享干货与实战技巧的帅气大叔郑军军，我们下次再见！

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人事档案管理是指将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。它为员工薪资调整、绩效考核、招聘录用、员工升降、背景调查、JD编写修改等工作提供了原始依据，更是规避人事风险而只能不断完善的工作。

员工档案包括基础入职类档案（如简历、面试评价表、入职审批表等）、合同协议类档案（如劳动合同、竞业限制协议等）、业绩考核类档案（如试用期转正考核资料、月度、季度、年度业绩考核表等）、培训学习类档案（如培训记录、培训资料等）、职位异动类档案（如薪酬级别调整的审批材料，职位任命的审批材料等）、行政奖罚类档案（如员工获得奖励的材料，被行政处罚的材料等）。

建立严格的员工档案管理制度，意味着员工档案涉及到的员工入、转、培、调、离等各个人事管理环节都需要严格按流程办事，按要求填写资料，按规范签字确认，这样将从根本上带动人事管理整体流程的规范化，所以说，员工档案的严格管理是企业人事管理的推进器。

首先，您可以先了解一下公司目前的人事档案管理制度，看看是否有需要完善的地方。如果没有制度，您可以建议公司建立规范科学的人事管理制度以及员工档案管理制度，规定好员工档案管理的原则、责任人、流程、奖罚政策等环节，在企业里经过认真讨论、各部门会签，经总经理审批发文，正式实施。

人事档案管理制度通常包括以下内容：

- 人事档案管理的原则：如保护员工隐私、确保档案真实性和完整性等。

- 人事档案管理的责任人：明确哪些人负责人事档案的管理。

- 人事档案管理的流程：如档案的收集、整理、归档、借阅、转递等流程。

- 人事档案管理的奖罚政策：如对于违反人事档案管理制度的行为，应当如何处理。

这是一份人事档案管理制度的范例：

**人事档案管理制度**

一、目的

为了规范公司人事档案的管理，保证人事档案的真实性、完整性和安全性，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。

三、管理原则

1. 保护员工隐私：不得将员工的个人信息泄露给无关人员。

2. 确保档案真实性：档案资料应当真实、准确。

3. 确保档案完整性：应当收集齐全员工的所有档案资料。

4. 确保档案安全性：应当妥善保管档案，防止档案丢失、损坏。

四、责任人

人力资源部负责公司人事档案的管理。

五、管理流程

1. 档案收集：人力资源部应当收集齐全员工的所有档案资料。

2. 档案整理：人力资源部应当按照分类整理好员工的档案资料。

3. 档案归档：人力资源部应当将整理好的档案资料归档。

4. 档案借阅：需要借阅档案时，应当按照公司规定的流程办理，并做好借阅记录。

5. 档案转递：员工离职时，应当按照公司规定的流程办理档案转递。

六、奖罚政策

1. 违反本制度，泄露员工个人信息的，给予警告处分；情节严重的，给予解雇处分。

2. 违反本制度，造成档案丢失、损坏的，给予警告处分；情节严重的，给予解雇处分。

接下来，您可以根据员工档案包括的内容，检查现有档案是否齐全，并补充缺失的资料。您可以与相关部门和员工沟通，收集所需资料，并整理归档。

人事档案通常包括以下内容：

- 基础入职类档案：如简历、面试评价表、入职审批表等。

- 合同协议类档案：如劳动合同、竞业限制协议等。

- 业绩考核类档案：如试用期转正考核资料、月度、季度、年度业绩考核表等。

- 培训学习类档案：如培训记录、培训资料等。

- 职位异动类档案：如薪酬级别调整的审批材料，职位任命的审批材料等。

- 行政奖罚类档案：如员工获得奖励的材料，被行政处罚的材料等。

可以采取以下措施补充缺失资料：

1. 整理现有资料：整理现有的档案资料，看看是否有遗漏的资料。

2. 与相关部门沟通：与相关部门（如财务部、培训部等）沟通，收集缺失的档案资料。

3. 与员工沟通：与员工沟通，了解缺失的档案资料，并请员工提供相关资料。

接下来将人事档案电子化，它可以方便档案的管理和查找，并且可以减少纸质档案的损坏风险。

要实现人事档案电子化，可以采取以下措施：

1. 选择合适的电子档案管理系统：选择一个功能齐全、操作简便、安全可靠的电子档案管理系统。

2. 扫描纸质档案：使用扫描仪将纸质档案扫描成电子文档。

3. 录入电子档案：将扫描好的电子文档录入电子档案管理系统中。

4. 备份电子档案：定期备份电子档案，以防止数据丢失。

在选择电子档案管理系统时，可以考虑以下因素：

1. 功能齐全：电子档案管理系统应当具备档案收集、整理、归档、借阅、转递等基本功能。

2. 操作简便：电子档案管理系统应当操作简便，方便用户使用。

3. 安全可靠：电子档案管理系统应当安全可靠，能够保护档案数据的安全。

4. 技术支持：电子档案管理系统应当有良好的技术支持，能够及时解决用户遇到的问题。

可能公司不支持选择电子档案管理系统，可以先用Excel来电子化人事档案，按照以下步骤操作：

1. 设计表格：在Excel中设计一个表格，包含所有需要记录的人事档案信息，如员工姓名、入职时间、合同到期时间等。

2. 录入数据：将员工的人事档案信息录入Excel表格中。

3. 保存文件：将Excel文件保存在电脑中，并定期备份。

这是一个简单的Excel电子档案系统的设计示例：

在这个示例中，每一行代表一个员工的人事档案信息，每一列代表一种人事档案信息。您可以根据自己的需要，添加或删除列，以记录更多的人事档案信息。

用人单位保存劳动者的考勤记录和工资记录的时限一般至少是2年以上，因为诉讼时效是2年。所以人事档案至少保存两年以上，如果有竞业限制协议的，应从竞业限制协议结束后保存2年以上。

过期的档案通常指那些不再具有实际使用价值，且不需要永久保存的档案。处理过期档案时，应当遵循以下步骤：

1. 鉴定档案：组织专业人员对档案进行鉴定，确定哪些档案已经过期。

2. 审批销毁：按照公司规定的流程，对过期档案进行审批销毁。

3. 销毁档案：在得到销毁审批后，按照规定的方法销毁过期档案。

需要注意的是，销毁档案应当严格按照公司规定的流程进行，不得擅自销毁档案。

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在动手整理人事档案之前，与部门负责人进行详细的沟通和交流，是非常非常重要的。

磨刀不误砍柴工，只有找准了方向，后续的努力才会有成效。

了解部门负责人需求和期望，可以帮助我们更好地了解这项工作的意义、难点和标准，并确保整理出的档案，符合公司的管理需求。

具体来说，我们可以向HR负责人了解以下信息：

1-前期的档案管理，有哪些问题和痛点？

2-本次的任务，负责人希望达成什么效果？

3-公司需要哪些类型的档案？例如个人信息档案、薪酬档案、考勤档案、奖惩信息等；

4-每种类型的档案都需要包括哪些具体内容？例如个人信息档案需要包括基本信息、教育经历、工作经验、职业变化、各种证书等，如何分类和归档，例如按员工姓名、部门、岗位、入职时间等？

5-档案中的信息，哪些需要保密？如何控制访问权限和保护信息安全？

除了听取负责人的思路和期望，通过沟通，也可以学习负责人过往的经验，看看有哪些可以借鉴，毕竟TA有很多现成的经验和教训，可以提高整理档案的效率和质量。

具体来说，我们可以向部门负责人询问以下问题：

6-在过去的档案整理工作中，遇到过哪些问题或困难？是通用的还是特殊的？

7-那些方法或技巧，在档案整理工作中最为有效？

8-这项工作中，那些错误或失误是需要避免的？

9-为了规避这项工作中的风险，还有哪些建议或意见可以提供？

通过与部门负责人的沟通和了解，可以更好地明确整理档案的目标和标准，并制定出具体的整理方案和步骤。

除了了解负责人的思路、期望和经验之外，也要有自己的独立思考和贡献。

可以带着自己的思路和初步方案，在和部门负责人沟通时进行讨论，以下是一些其他建议，

1-档案的分类和组织方式：询问部门负责人对于档案分类和组织方式的看法和建议，以便制定出更为合理和有效的档案分类和组织方式。

2-档案的完整性和共享性：了解哪些档案需要更新，哪些档案已经过时或无用，以及如何处理这些档案，以确保档案的完整性。了解哪些档案需要共享，以及如何分享这些档案，以确保档案的共享性。

3-档案的存储和备份：询问部门负责人对于档案存储和备份的看法和建议，以便确保档案的安全性和可靠性。

等到上述的问题都沟通清楚之后，我相信，大家的心中也有了一个比较清楚的方案。

接下来，就是努力实施和落地的时刻了：比如，制定项目的整体计划、搜集和完善员工信息，和IT同事讨论方案细节、建立电子档案系统，确保信息的准确度，统一存档规则，建立备份机制，确保数据的安全性等等。

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       本文系属原创，著作权归本人所有，任何形式的转载都请联系本人，抄袭者必究。 

       一、人事档案纸质部分组成：

       根据 《中华人民共和国劳动合同法》第五十条“用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。”可知，对于已经解除或者终止的劳动合同文本至少保存两年备查。

        从该条法条可知，员工《劳动合同》是公司员工人事档案的重要组成部分，且在解除或终止之后《劳动合同》的文本至少还要保存两年备查。

        除了《劳动合同》之外，员工在公司的人事档案纸质部分还应该具备什么内容呢？

        1、《应聘登记表》：这是员工在面试的时候填写的表格，在此表格上填写的内容作为员工档案的第一页内容。 此表格由候选人填写，此表格系面试、offer谈判、背调等的基础表格之一。

       风险点：在《应聘登记表》上建议要有声明栏：“1）本人承诺保证所填写资料真实。2）保证遵守公司招聘有关规程及国家有关法律。3）以上内容为必填项”。声明内容候选人阅读知悉后，由候选人现场签字并填好日期，为未来背调做准备。

       2、《面试评估表》：这是入职员工的公司档案的第二页档案内容。本表格由面试官填写，目的为了更加客观的评估候选人在面试中的表现，也作为候选人进入下轮面试、录用特定候选人为公司员工的必备表格之一。

         风险点：内部风险。此表格是避免业务部门以“招人不合适”为由甩锅到人力头上的利器——业务部门在面试时对候选人的考评结果要达到一定标准（通过业务部门考核），方可进入后续面试——业务部门以后胆敢把人力资源招人招得不合适为借口甩锅到人力的话，人力只需要把此表格复印若干份甩业务部门领导脸上，让大家评评到底是谁有问题。

        3、《背调信息采集表》：

       本表格由公司招聘负责人发给已经谈完offer，拟发放offer的候选人，本表格是入职员工的公司档案的第三页档案内容

       风险点：外部风险。

       授权栏必填：背调必须要通知候选人且要得到候选人授权之后方可进行，因此，授权栏是必填栏目——候选人要在授权栏上签字表示知悉及认可新雇主开展的背调工作。

       4、《背景调查表》：

       本表格由负责背调工作的招聘负责人或者外包的背调机构填写，作为入职员工的公司档案的第四页档案内容。

      风险点：有些问题问不到，可以多侧面了解，但不要强求——背调心态要好。

      审批流程：背调结果不需要经过内部审批，但是可以作为入职审批的必备附件。

        5、《入职审批表》：

       此表格基本信息由人力资源部填写，其他审批栏目按照公司入职审批流程来设置，最终要审批到公司总经理或董事长，审批通过之后方可办理入职手续。作为入职员工的公司档案的第五页档案内容。

         风险点：内部风险。必须经过入职审批方可入职。

        6、《新员工入职登记表》：

       此表格作为新员工填写表格，验证项目由招聘负责人填写，作为入职手续的重要组成部分。作为入职员工的公司档案的第六页档案内容。

        风险点：

         1、声明栏：要求新员工对自己填写内容及提交验证的各项证书资料的真实性予以声明及签名，如果提供虚假资料应聘，可以根据《劳动合同法》相关规定与候选人解除劳动关系且不给经济补偿。

        2、验证栏：人力资源部对新员工入职当天提交的证件情况予以如实记录。如是否有《离职证明》、学历学位证书是否是原件（学信网验证可以改天）等等。

       7、《录用条件清单》：入职当日由员工签字确认并填写上日期，作为入职员工的公司档案的第七页档案内容。

        风险点：根据《劳动合同法》第三十九条 劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：“(一)在试用期间被证明不符合录用条件的;”——员工在入职当日签署并归档的《录用条件清单》可以在将来作为重要证据链一环。

         8、签署后的《劳动合同》、《保密协议》、《竞业禁止协议》、《劳动合同补充协议》等协议文本。

         签署后的上述协议的原件作为入职员工的公司档案的核心组成部分。

        9、其他内容：奖惩记录、绩效考核结果、公司任命等，纸质版的内容也可以作为员工公司档案的组成部分。

        10、《离职交接单》、《离职协议》、《离职证明》复印件等作为员工档案的最后的组成部分。

         风险点：1、《离职交接单》要符合题主所在公司的审批流程；

         2、《离职证明》盖章之后要留复印件，在复印件背后请离职员工做签收，签下“此复印件与原件一致，原件已拿走”然后签名及日期。

         Tips：员工档案的主要组成部分及需要注意的风险点已经总结如上，仅供题主参考，题主可以根据贵司实际情况来决定贵司员工个人档案的组成部分。

        二、如何建立对应电子档案：

         电子档案一般为员工档案的缩略版，目的是便于快捷检索不必耗时费力地去翻纸质档案中的信息。

         电子档案可以由若干张表格来组成，一般可以根据如下思路划分大的类别：

         （一）正式员工：此表格主要登载公司正式员工的档案信息，可以根据公司不同部门、业务线等来整理成不同表格，员工信息按照入职先后排列在表格上，每一行就是一位员工的信息。

        （二）顾问员工：此表格主要登载公司顾问员工的档案信息，此类员工一般签订的是《顾问协议》，跟公司之间的关系属于劳务关系，因此不必缴纳五险一金，在此表上的每一行就是一位顾问的信息。

        （三）实习生：此表格主要登载公司实习员工的档案信息，实习员工与公司签订的都是短期的《实习协议》，在此表上每一行就是一位实习生的信息。

        （四）离职员工：此表格主要登载公司已离职员工信息，在此表上每一行就是一位已离职员工的信息。

        那不同类别的员工的电子档案登载的内容是不是也不一样呢？确实如此。

        （1）正式员工的电子档内容：对于正式员工的电子档案，按照入职先后进行排列，每一行就是登载的一位员工的信息。

         “列”摘要的档案内容如下：姓名、员工编号、部门、职级、职位、主管、性别、生日、员工类别（试用、正式）、聘用法人、入职日期、工作地点、社保所属地、民族、国籍、护照号码、护照签发地、护照签发日期、护照截至日期、身份证号码、户籍地址、住址、学历、手机号码、试用期结束日期、合同到期日。

        （2）顾问电子档案内容： 对于公司外聘顾问或者签订劳务合同的外聘员工的电子档案，按照入职先后进行排列，每一行就是登载的一位员工的信息。 

        “列”摘要的档案内较正式员工的表格在员工电子档基础上进行修改即可：把“员工编号”修改成“顾问编号”；员工类别（公司顾问或其他与公司签订劳务合同人员类别）；删除“社保所属地”。 

        （3）实习生：对于到公司实习的实习生也要建立电子档，按照入职先后进行排雷，每一行就是登载一位实习生的信息。

        “列”摘要实习生档案信息如下：姓名、部门、主管、员工类别（实习生）、聘用法人、入职日期、工作地点、性别、生日、民族、国籍、护照号码、身份证号码、户籍地址、学历、手机号、实习期结束、补贴标准。

        （4）离职员工：对于离职员工信息予以记录，按照离职先后日期进行排序，每一行就是一位已办理完离职手续的员工。

        “列”摘要离职员工档案信息如下：姓名、员工编号、部门、职级、职位、员工类别、聘用法人、入职日期、工作地点、社保所属地、民族、国籍、性别、生日、民族、护照号码、身份证号码、户籍地址、学历、手机号码、试用期结束日、合同到期日、最后工作日。

        建立起来电子档之后，如果题主的公司上了OA系统，这些内容可以由新入职员工填写，人力资源部进行审核就可以自动进入电子档案系统，减轻人力资源部的工作强度。

        Tips：题主可以根据按照上述思路根据贵司实际需要来建立贵司的员工档案的电子档，这样建立的电子档案内容比较齐全，可以不用去翻纸质档案就可以快速检索所需档案信息，提高管理效率。

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