实操应用：企业制度（员工手册）检讨与改善

1、目前员工手册或公司制度存在哪些问题——

1）部分制度的制定流程不完全合规。由于分公司处于发展初期，总部现行的部分管理制度与分公司之间尚有一定的差别。分公司为了管理需要，会定期进行制度的更新或微调，在目前公司制度管理尚未完全纳入正轨的情况下，缺乏基本内控手续，回味未来管理带来潜在风险；

2）部分制度的更新与增减不够及时。一些关键性的管理制度更新不够及时。例如，员工手册在公司成立时统一发布了第一版，在公司运作两年后方进行了内容的删减与增加，一些内容与实际管理不符，没有真正意义上发挥为管理服务的作用。

2、具体你会怎么来改善和优化——

1）涉及员工奖惩等制度必须依法定流程进行，征集意见——收集意见——修改和完善——再次确认——公示——执行。确保制度制定的合法合规，这其中一定包括类似于员工手册、奖惩制度、行为规范等。

2）总部部门对新制度的发布应提前与分公司进行意见征集，避免新政策或制度的发布与实际不符；针对删减的制度同样应进行提前公布，避免出现作废的制度仍在“被执行”，导致各种管理风险的产生。

3、实践中的一些体会——

员工手册及奖惩制度等一些与员工日常行为、奖罚相关的管理制度是公司日常进行员工内部管理和规范的基本依据，实践中，很多企业在以上制度的制定、维护过程中，有很大的随意性，这是我们必须要注意的。随着员工法律意识和自我权益保护意识的不断增强，给企业在这方面的管理工作带来了很大的促动，因此，作为HR从业人员，应该站在公司和员工的角度，客观的进行制度的制定与更新维护，使制度能够更好地规范员工行为，为公司的管理目标服务。

第一次参加征文活动，欢迎大家批评指正——《法与罚》https://www.hrloo.com/rz/117980.html

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答：我们有一套欠完善的《员工手册》，这段时间我们恰好在整理汇编、修改完善公司的管理制度，作为公司人力资源管理部门，我们对《员工手册》、《人力资源系统管理制度》等等也在修改完善中。借此机会跟卡友们简单分享一下。

关于本企业《员工手册》的介绍

1、先给大家看看目录如下：

2、其次是关于企业文化段落重点跟大家分享下，依次列举了XX人荣辱观、XX人八项守则、企业愿景、企业使命、核心价值观、企业精神、企业宗旨、企业哲学、服务理念：行为准则、价值观、人才观、质量观等等内容。

关于《员工手册》的修改

    1、内容略显枯燥。手册内容是千篇一律的文字说明，可以适当考虑增添一些企业活动的图片，包括如董事长致辞、公司大事记、文体活动纪念等内容。

2、《员工手册》关于员工行为规范的规定不细致。这么说吧，自古以来，都认为员工素质还是很好的，再说了做大事不拘小节，所以关于员工日常行为规范方面没有做过多的说明，反而在“劳动纪律”与“个人形象”上为人所诟病，譬如说会场、培训场合不允许抽香烟、打电话。看来，做大事还是要拘小节的，毕竟不是每个人都能跟自己“思维里的那个好形象”能保持一致的。

3、我们的《员工手册》有很多年的历史，据说是没有走过“民主程序”，所以说有些“规定”是为员工所诟病的，所以说，我们力求在修改完善后把新版手册走员工民主程序。

4、在学习本周卡友们的分享之前，我是很少意识到《手册》里“具有法律效应的文字” 的重要性，尤其是一些条款具有很好的“规避风险”之效，我们在文字编辑的时候，没有很好的“咬文嚼字”，所以说我们在修改手册的时候，在有些“规定”里可以明确写出来，譬如入职前的风险，可以写上“公司有权也有能力通过多渠道了解员工的身份真伪、学历真伪、身体健康情况、有无现原单位解除劳动关系、是否存在竞业禁止义务、是否存在保密义务，一旦查明，公司有权对员工进行…方式的处理”。

5、《员工手册》里有些模糊概念怎么处理？在我们的员工手册里，会有些涉及到工资、技术培训等方面的“保密性”的概念，所以在编制手册时，“无奈”的弄了些模糊概念，一些模棱两可的概念，通过这段时间的学习，我觉得有些方面内容可以在相应的制度里细化规定，不一定非要写在员工手册里；另外一方面，还有一些必须让员工应知应会的一些规定，企业有义务在手册里告知员工，譬如带薪年休假的规定、探亲假的规定、工资发放日等。

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   对于公司规范管理和风险防范，无疑应当是制度先行，没有规矩不成方圆，如果管理靠经验和感觉的话，将容易出现管理空白和与法律相背的情况，就容易产生法律风险。一般公司，《员工手册》包括了公司行政、人事、财务、综合管理等基本制度，但各部门制度、不少操作性很强的SOP或保密性强的技术营销规定或众多表格单据更不会涉及，面对这些，我们也存在一些问题，现简要分享如下：

1、《员工手册》需要规范。

         员工手册是全体员工及时、随时了解公司基本管理规定的很好途径，但其存在着不可能随时印刷最新版本，而公司新制度和新规定可能每周每月都有颁布的情况，二者相互补充就是公司和各部门及时将新规定新制度教育培训给员工，就我们目前的员工手册来看，存在着以下几个需要完善的方面。

     （1）内容不全面：公司经营理念、价值观、口号、中长期目标等未形成清晰文案，在员工手册中目前是一大段文字阐述，未进行提炼；未有总经理或高管的倡议书；无客户明确要求写进员工手册的EICC相关内容、财务报销规定等。

     （2）版面可缩小：目前《员工手册》为A4纸一半大，领导认为版面过大，可以再小一半。

     （3）奖励不具体：在95至97条是规定的奖励条款，写得有些模糊、不具体，操作性不强，没罗列具体奖励事例，无设置具体奖励额度，需要细化。

     （4）惩罚扣工资：根据EICC要求，公司规章制度中不能有克扣员工工资的条款，目前有“打卡违规扣50元、就餐第2次违规扣100元等条款”，应全面修改相关内容。

     （5）部分较随意：有部分条款，是按照公司领导的意愿或经验进行制定的，如：员工一年当中有2次违纪现象就会被解除劳动合同。这样的规定是不是太过于严厉？还有“员工偷盗是犯罪行为”的规定是不是太刺激员工的神经了？

     （6）发放未签名：员工手册发放时需要员工本人及时签收，但我们目前是公司发给部门，部门再发给员工，而部门就没有让每个员工签名，容易出现关键时刻员工不认帐的风险。

     （7）也有亮点处：我们在印刷员工手册前，都会让员工代表进行审稿，指出需要讨论的地方并提出意见，将意见送公司领导审核，经过反复审稿，最终形成印刷稿，并将所有员工代表签名同意的原件扫描，作为员工手册最后一页附后。

  我们的员工手册目前是118条38页，相当内容是抄录《劳动合同法》相关条款，但存在一些需要完善的地方，我们目前正在修改《员工手册》，准备出台第二版。

2、公司制度未成系统。

      《员工手册》只是公司制度的一部分或基本管理规定，如果要形成系统，应当公司级、各部门级、各班组级管理制度需要自上而下形成体系并相互衔接，这几个方面我们都需要完善，具体情况是这样的：

    （1）公司级制度有缺失：我认为，公司级制度是指能够适用于所有员工的规定，一般包括

员工手册、ISO管理文件、劳动合同（保密协议等）、人力资源管理制度、行政总务管理制

度、财 务报销管理规定、6S管理等，目前ISO文件中各部门三阶文件比较少、HR的招聘、

薪资、考核、员工关系管理等制度需要修改、行政的车辆管理/食堂管理/安全管理等制度

不完善。

    （2）部门级制度待完善：目前而言，公司各部门根据自己的工作需要制定了一些管理规

定， 并未按照ISO中《文件与资料管理程序》进行严格管控，也未由某部门统一来规划各部

门制度的制 定和完善，在实际工作中，存在着一些事情无章可循、无据可依的情况，只能

请示领导来裁决， 但裁决或开会后形成的决议又未及时回头去修改或完善相关制度。我认

为，还是应当由公司各部门领导每年底对本部门的规章制度进行梳理，并要求到文控中心

进行规范。

     （3）班组级规定需建立：公司各部门下属班组的内部管理，目前有一些自定的管理办

法或规则，但未进行全面清理，存在着按经验办事的情况，也存在着班组内部成员对某一

件事情看法不统一而没有一致规定的时候。我认为，班组带头人就应当每个季度清理内部

管理规定，以规范班组管理，对于带头人能力不足的，部门或公司要进行培训或换岗等措

施。

3、制度编制流程。

        由于制度编制涉及的内容和部门比较多，我认为应当按照项目制的管理来进行，否则极容易出现半途而废或不了了之的情况，制度编制规划如果不周详，就可能带来制订的制度不完善、没有可操作性等，我认为，每年底可以进行如下步骤来完善公司制度。

    （1）总经办牵头：如此重大项目，应由总经理开会决定，陈述目前公司制度存在的问题，

讲明制度完善的重要性，以及对公司规范管理和长远发展的重大意义。

    （2）收集制度目录：由行政部和人力资源部牵头，总经办负责公司级制度目录、各部门各

班组负责各自的制度目录，汇总后进行讨论和取舍，送公司领导审核，以决定哪些制度需要重

新制定、哪些需要修改、哪些保持等。

    （3）制定完善计划：由总经办召集部门负责人进行相关制度制定或修改完善的工作计划，

包括制度名称、规范编号、完成内容、责任人、协助人、审稿人、完成时间、检查人等，计

划由总经理批准，分发给各部门实施。

    （4）实施检查提高：按照计划表，总经办随时跟催相关人员，如果不能按时完成且没有

正当原因或没有承诺何时完成的，将按照公司有关规定进行处理，必要时上报相关领导进行

处理。

4、制度完善注意事项。

          公司要发展、政策在变化、对手在提升、员工在变换、市场在改变……，这一切都会导致公司相关管理制度不得不重新制定、修改和完善，我认为，在这过程中，需要注意以下几点。

    （1）及时性：能够根据公司实际情况出台相应管理制度，以规范公司经营或管理行为，

以及时适应市场、客户或公司实际，这是及时减少浪费和争取最大赢利的必要手段，如果

“错过这 个村儿”，就会失去争取客户和较好管理员工这个“店儿”。所以，如果发现某

些规定需要完善或不适合了，就要按照制度制订和修改流程及时完善。

    （2）实用性：制度不在多么先进、多么细致、多么完善，对具体的单位和具体情况而言，

关键是制度能否有操作性、实用性，能否指导工作、规范管理。所以，在制订过程中，就要

充分听取相关方的意见，必要时还需由员工代表审核和签名，充分吸取原有规定在实施过程

中遇到的问题，以及公司希望达到的目标等。

    （3）点面结合：制度完善需要“平时及时发现及时完善”这些“点”与“年底定期计划

梳理完善”这个“面”相结合，这样才能保证在“点上”做到星罗棋布、凡事可依，在“面

上”做到防漏补缺、全盘考虑，既做到部门班组制度的细致性，又做到公司制度的统领性和

全局性。

    （4）培训到位：不管任何制度的出台，都需要对相关人员进行教育、培训，或对公司外

的其他机构或客户等进行有据可查的告之，只有这样，才是符合国家相关要求和规定的，否

则，如果出现劳动或其他纠纷，容易无据可查，也容易在仲裁或诉讼中处于不利位置。

         总之，制度是管企之本，特别在这个法制越来越健全、公民法律意识越来越提升的新时代，如果不能做到“公司制度健全和完善”，就容易让客户钻了空子、让员工拿了把柄、让政府有了话题，这方面的教训我们都经历过，愿我们能够“吃一垫、长一智”，尽快完善公司有关管理制度，以规避可能的法律风险。

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