制度规范与风险防范系列之一

各位卡友们周末愉快，这周主要围绕制度规范与风险防范进行开展学习，本周具体学习总结如下：

周一：规范录用与入职管理

从招聘简单的撰写就开始规范化，招聘简章把具体的岗位名称、主要岗位责任、任职要求等罗列清楚，防止不必要的风险。录用背景的调查，剔除个人信用、工作表现不佳、有历史不良问题的员工，减少企业用到不合适的员工。Offer的通知及入职资料的提交。特别说明一下，在员工提交的所有入职资料，认真核对原件及复印件，必须在复印件让员工签名“本人提供证件复印件所有资料真实、无误，否则，同意公司视为本人不符合公司的录用条件，解除劳动关系”

周二：规范试用期管理

对于试用期的员工在入职一个月之内签订劳动合同，防止双倍工资风险。劳动合同的期间与试用期的约定必要符合劳动法的规定，1年合同2个月以内，3年合同试用期6个月之内。试用期间的工资不低于转正工资的80%，注意同工同酬。提前对试用期员工做转正考核，防止出现自然转正的事情。辞退试用员工，注意把握证据招聘简单、岗位说明书、绩效考核、培训记录等。同一员工与同一用人单位只能约定一次试用期，延长试用期讲究策略使用变更“经过甲乙双方协商，试用期限变更为。。。。。。”

周三：规范离职管理

相关规章制度要进行公示，并对员工进行培训，有员工签名。及时办理劳动关系解除备案，特别是自离员工不回公司办理手续的人员，一定及时送达解除劳动关系通知书，并报劳动局登报。社保、档案、工资的及时停止与转出手续，防止不必要的风险。及时为员工开据离职证明。

周四：规范考勤与休假管理

考勤时间的规定最好把中午休息的时间分开，即上午上下班考勤时间为8：00～12：00，下午上下班时间为14：00～18：00，每天打卡四次。所有各类请假、出差、加班、外出公务都必须申请填写相关记录。缺勤的扣款问题，要合法并告知扣款明细。对于婚假、产假、丧假、病假等必须提供相关证明材料的原件并复印存档。

周五：规范加班管理

所有加班都必须有相关部门经理审批报备之后，才可以进行加班。没有经过部门经理相关领导的审批，所有加班考勤不作为实际加班时间，视为员工在公司处理个人私事。加班必须打卡进行考勤。每天加班的时间不超过3小时，每月不超过36小时。对于管理层、保安、司机等岗位要尽量去申请不定时工作时，避免不必要的大量加班费用。

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    一周如何的规避风险，都是很实用课程，不过工作也越来越忙，没有时间去看别人的分享，有些遗憾！还是来总结一下我自己的分享吧：

    一、入职

    1、一定要做背景调查；

    2、索要原单位离职证明；

    3、入职30日内签定劳动合同；

    4、试用期也要为员工上社保保险；

    5、特殊岗位需要签保密协议；

    6、上岗前要进行体检。

    二、试用期

    试用期未通过的，公司应当以书面形式出具解除劳动关系通知，说明解除原因。虽然劳动法上没有明确要求必须以书面形式出具解除通知书，但从举证角度，建议采用书面形式。

    三、离职

    高管、核心技术人员的离职，要有竞业限制协议，这样才能把企业的损失降到最低。

    四、考勤与休假

    公司还需要规避的风险有：

    1、产假需要调整为98天；

    2、以旷工的名义辞退员工，需要支付赔偿金；

    3、强行解除病假期的员工需要支付违约金；

    4、加强考勤和休假制度的培训。

    五、加班

    加班工资的计算不合法，需要规范。平时加班支付不低于150%的工资；周六、日加班需支付200%的工资；法定假日加班需支付300%的工资。

    本周还有个小插曲，在写星期三的打卡分享中，写着写着感觉很熟悉，似曾相识，便萌生偷懒的想法，找到了我以前的分享，做了些补充、修改，结果被火眼睛睛的卡友发现并举报了！因抄袭被屏蔽了分享！虽然都是我的分享，但这种偷懒的态度是不可取的。我也曾跟系主任半开玩笑的说：我点很背，每回想偷懒、开小差、办点坏事的时候，总能被抓住。做事必须循规蹈矩，一步一个脚印的，来不得半点虚假。主任很肯定的告诉我：这是件好事！是的，这是件好事！学习本来就是个严谨事的，就应该脚踏实地！忙碌只是个借口，我需要的是方法，挤时间的方法！

    一级培训课已经开始了，时间更紧了，但我会更加努力的！为自己加油！

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首先，祝大家周末愉快！

  本周围绕制度规范与风险防范进行了五个课题的讨论和学习，在员工“进、管、出”三大环节中，把握好“进”人关是第一重要的，“病从口入”嘛，如果能够预测或防范可能出现的劳动问题于“入口”关，那将是HR的较高境界。

下面，对本周每天的打卡课题做一个小结，同时谈谈自己的心得和再思考。

1、  周一（9月2日）的话题是“如何规避风险，规范录用与入职管理”。在录用和入职时，有三个环节需要注意：一是录用前相互了解真实情况的过程，双方必须如实告之，否则就有背劳动合同法的精神；二是入职手续办理时，资料的核实、背景的调查、体检合格否；三是入职培训期间的管理，这时如果用心观察，还会发现一些情况。

2、  周二（9月3日）的话题是“如何规避风险，规范试用期管理”。大致来讲，试用期也有三个时间段需要特别注意：一是入职培训期间的考察，可以做到早发现早处理；二是试用期的表现，需要用人部门给予相应的工作量和考核标准，有问题及时与HR部门沟通，包括转正与否的充分证据收集；三是公司需办理的各种手续，包括签订劳动合同、购买五险一金、培训学习签名、各补充协议签订等。当然，试用期中最要注意的是“不闻不问任其发展”或“考核标准过高，急功近利”，这样都会让员工心寒或害怕而离开公司的。

3、  周三（9月4日）的话题是“如何规避风险，规范离职管理”。我们都知道，离职有协商离职、员工或公司单方面提出离职，包括有自离、辞退、辞职、协议离职、退休等，不管什么情况，我认为坚持以下三点，会减少风险的，一是公司完善离职管理规定，做到先说后不乱；二是不管什么方式的离职，公司一定要与当事员工进行待遇、赔偿等其他事宜的充分交流，争取达成一致意见，切不可强制行事；三是离职办理的手续一定要全，包括工作交接、离职申请单、社保等转移、解除劳动合同书、薪资结算清单等。

4、  周四（9月5日）的话题是“如何规避风险，规范考勤与休假管理”。依法依规制定适合公司实际的考勤管理办法，规范考勤流程和各种假别流程是非常重要的，适时监控各部门及各部门的出勤情况，对特殊情况提出提醒或警示是十分必要。如有必要，可以申请综合计时或不定时工作制的岗位。

5、  周五（9月6日）的话题是“如何规避风险，规范加班管理”。加班是难以避免的，需“事前审批、事中跟踪、事后检查”，既宏观控制总加班时数，又微观控制加班所做事情的必要性和效率性；同时，公司做到计薪合法，员工加班时间合理。

        看得出来，要规避劳动用工风险，基本的流程是“制度先行、沟通跟上、手续齐全”，另外，下一周也是关于“制度规范与风险防范”的讨论，让我们接着思考吧。

       欢迎给我9月征文《不签劳动合同又能怎么样？》投票和提出宝贵意见，地址

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通过本周的分享，对以下知识点进行了梳理：

第1课：如何规避风险，规范录用与入职管理——

首先，个人五险一金事项需要候选人入职前提供完整的转移手续，入职当日对本人五险一金缴费状况进行确认，并对相关责任和义务进行确认——规避入职时因个人原因导致无法参保带来的影响；

其次，上家公司劳动合同终止通知书及入职声明——确认已无其他社保关系和劳动关系存在，确保合法用工；

第三，录用条件确认——试用期管理的必须环节（此部分在后面的话题中分享）；

第四，保密协议——规避员工泄露相关经营管理信息；

第五，员工手册及相关管理制度签收——管理规定的送达确认环节；

第六，个人通讯地址的确认——此部分在劳动合同中进行确认（合同终止试用的关键环节之一）。

第2课：如何规避风险，规范试用期管理——

1）关于时限——提前三天。对于员工本人来讲试用期内需提前三天（劳动合同法实施条例有明确）；关于企业，法条中没有具体明确时间，但遵照对等原则，建议最少不要少于三天。另外在实际操作和工作规范中可以要求试用期员工离职时，员工同样需要书面申请离职，避免出现后患。

2）关于录用条件的使用——这一部分是试用期解除的最有效的工具之一。建议在员工录用之前必须向其公示录用条件并请员工签收确认。关于录用条件，很多人在实际操作中会以具体的业绩数据作为考核标准，实际上行为规范的内容同样可以浓缩和应用录用条件之中。

3）延长试用期的风险——原则上不得二次约定试用期。基本依据为劳动合同法第十九条——“同一用人单位与同一劳动者只能越顶一次试用期”。当然，实际操作中，会有通过变更劳动合同条款的方式来进行“协商一致”，达到延长试用期的目的，实际操作中不同地域的律师或仲裁还是有不同的意见的。我这边目前就不支持这种操作。这也是之前公司在试用期管理中进行调整的内容之一。需要注意的两种情况：

其中第一种状况大家比较熟悉，即A公司与M员工不得二次约定试用期（包括延长试用期）。这种状况基本是由于M员工试用期工作表现达不到公司或岗位需要，但仍有一定的培养价值。

第二种状况，在不同地区略有差别，仅供大家参考，即同一投资主体在不同行政区，例如在A、B两市设立的公司，且其法人代表均为同一人的状况。这种情况下，如果员工A市离职，到B市的同一公司应聘工作，原则上也可视为“同一单位”的概念。如果两市的两家公司经营业务完全不同，在实务操作中尚有一定的操作空间。如果是完全相同的业务，就可能存在“二次约定试用期”的危险。

实际操作中，可以适当约定稍长的试用期。例如三年合同可以约定最多六个月，但公司目前可能都是三个月。根据上述状况，可以约定为四个月，在三个月是进行提前装正的考核，不符合条件的可以安规终止，具有一定培养价值的则需要进行深度培养。毕竟，每个企业还是希望具有潜力的候选人能够通过自身的努力，尽快成长起来。

第3课：如何规避风险，规范离职管理——

1）关于个人离职的状况，按照劳动合同法的有关规定，试用期内员工需要提前三天（书面申请是公司在员工手册中已经声明的）；正式员工需要提前一个月书面申请。

2）关于辞退的状况。这部分是比较容易出现风险和纠纷的状况之一。

首先，对于试用期辞退的部分，必须要要在入职前就签收录用条件，不能以非正式的形式进行介绍。其次，对于合同期满不续签的状况，必须要提前进行不续签的确认。一般情况下至少提前40天进行，应该在合同到期前30天双方已经确认不续签的事实。这部分各公司都会有一份不续签的告知书，这个告知书需要员工本人签收确认。第三，针对严重违纪的部分，核心是要在相关管理制度、工作规范中详细说明“严重违纪行为”，且要保证该行为的约定富恶化相关法律法规及基本的道德准则。之前在学习中有律师举例说某公司在约定严重违纪行为时出现的问题，例如，约定“每天去卫生间**次，视为严重违纪”这种条款即便有约定且员工已经认可，同样不会得到仲裁或律师的支持。也就是说相关制度的约定必须符合基本的道德或规范。在这里需要提示大家的是，所有相关行为规范、奖惩条例等制度必须经过全体职工代会或职代会的讨论、征询意见、修改、公示等基本的法定流程。在现今员工越来月“懂法”的情况下，规范的内部规章制度制定与发布的流程是减少企业管理漏洞或造成纠纷的很必要的保证。

3）关于自动离职的状况。针对“不辞而别”的状况，公司必须要依靠完善的管理制度来约束。基本所有公司在“旷工”方面均有“严重违纪”的约定，这部分是一个很好的手段。只要累计达到严重违纪的状况吗，企业即可解除劳动关系。但关键环节是解除关系确认的环节和流程。一般情况下，我在实践中要求必须与员工本人通电话或发送邮件等进行事前联系。如联系不上必须要与其入职时填写的紧急联络人沟通。此时，要同步邮递特快专递至其居住地址（这里可以在合同中约定，员工的联系地址需为邮递能够送达的地址，切员工在合同期内本地址变更需要在指定时间内书面报备公司人力资源部），送达解除劳动合同告知书（其中快递的备注栏应注明快递的内容是“解除劳动合同告知书”）。如若不能送达，则要在当地纸媒进行公布。

这里还要强调的一点是，用人单位单方解除劳动合同应当事先通知工会（具体规定参见《劳动合同法》第四十三条）

第4课：如何规避风险，规范考勤与休假管理——

1）员工的考勤、休假记录必须请员工本人签字确认——这是对日后纠纷规避的最根本前提。

2）申请手续，原则上不得由他人代替申请——特别是用OA系统考勤的公司，有些员工不来上班，主管直接替他申请休假，这种情况会有潜在分享存在。例如假期种类错误导致扣薪错误等

3）扣薪计算，必须符合国家及地方的政策法规——《企业职工患病或非因工负伤医疗期规定》第五条、公司内部的事假、病假扣薪标准等。

4）不定时工作制等特殊工作制下的考勤处理。

5）虚假病例证明或虚假事件原因的处理。可依据公司内部的奖惩制度或行为规范进行处罚，严重者可结合“严重违纪”状况处分。

6）不能事先请假的处理。原则上要员工的授权委托书，特别是长期假期的状况。

第5课：如何规避风险，规范加班管理——

1）加班的时长：每日不得超过三小时，每月不得超过三十六小时。参见《劳动法》第四章，第三十六条-四十一条。

2）加班费的支付：关于1.5倍/2倍/3倍工资的支付。参见《劳动法》第四十四条、《职工带薪年休假条例》第五条。其中要注意的事项：

首先，法定节假日原则上不能以调休代替；

其次，关于加班费基数的确定，这一部分也是很多企业出现纠纷或问题的环节。

第三，关于未休年休假的工资支付。这部分仅管不属于加班范畴，但涉及三倍工资的支付因此一并在此提醒大家注意；

第四，关于值班是否需要支付加班费的问题：原则上企业不需要支付。

3）不定时工作制的应用。纠正“实行不定时工作制、综合工时工作制不需要支付加班费”的错误认识。

最后，祝大家周末愉快，下周见~~~

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        各位卡卡早上好!今天周末,睡懒觉的继续睡、加班的继续加、打卡的继续打，所以我来了，哈哈。。。。。。

       今天又到了一周的小结时间，这一周主要是就录用管理、试用期管理、离职管理、考勤管理、加班管理这几个方面进行一些规避风险知识的分享，归根结底，本人主要有以下几点想法：

       1、 只要按法律法规严格规范执行，风险就自然规避了，但是这个谈何容易，从各位卡卡的分享中不难看出，对于作为规范的根本“劳动法”等，卡卡们还有很多都不太清楚，在回复和分享中看得出来，往往把一些与法律相违背的作法，有时会被理解为合法的作法，这一方面说明劳动法在HR朋友中还远远没有达到熟练掌握、灵活运用的程度，另一方面也说明各位卡卡还需要从各方面去进行学习提高自己对法律的理解能力，不过，值得庆幸的是，现在有了三茅这个平台，大家通过一些正方面的学习和分享，我相信，对法律的理解和应用会起到很好的促进作用；

        2、 介乎于法律行与不行之间，更要灵活的进行处理：法律多多少少存在一些灰色地带，而能在这块地带能加以灵活运用的，那绝对是高手中的高手，比如考勤管理中的一些对于迟到的处罚、离职管理中对于旷工三天可以算自动离职的作法；但是，有些作法在法律未明确规定之前，还是勉强可以操作的，但随着员工维权意识的提高，这就要求我们卡卡们时刻要注意法律的一些变动，一有变化要及时能适应，迅速做出改变；

       3、 明知法律不允许，但因为现状而不得不实行：比如，加班管理，对于月加班时间不超过36小时，从分享中可以看出现实中至少80%以上的制造企业是完全做不到的，但是两难的局面下，企业要生存，就不得不违法去操作，民不告官不究罢了，再比如：社保与公积金的购买，那占人工费30%左右的缴费金额，在如今微利的时代，有多少企业能够完全按法律去执行？没错，企业要负担起一部分社会责任，但是，这个社会责任对企业来说，份量何其大啊。对于这一部分的卡卡，只能是在夹缝中求生存，只有先生存才谈的上发展，我们也相信“有头发，谁愿意做瘌痢”啊！对吧，相信他们也会尽量向合法的轨道靠近的。 

        总之，只要我们“夯实法律理论基础、规范操作、细致有序、灵活运用”，以良好的心态去处理每一项工作，相信大家都会在工作中会有所成就的。加油！

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