推荐 行政制度建设：档案管理规定

档案管理规定

        一、目的

       为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

        二、适用范围

        公司经营管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

        三、档案类别

        集团设有董事长办公室档案、集团公司档案室、各归口单位档案室存放各类文件；根据档案类型和密级，将档案分为三类，即一类档案、二类档案和三类档案。

       一类档案主要包括董事长工作职权范围内资料，主要有图纸、对外公函、外来文件、对公协议、财务与审计以及股东、董事相关资料等绝密资料；集团公司及各子公司、集团直属职能部门相关内部管理资料，视为二类资料，一、二类档案主要是指存档于董事长办公室的资料，集团各子公司存档资料称之为三类档案，三类档案包括按各类档案归档原则可存于子公司档案室的部分一、二类文件以及其他未划归但涉及各单位、部门的所有文件。

        四、档案内容

       （一）一类档案（绝密资料）

         1、图纸类：各子公司控规、详规图，地界和经营类重要图纸；

         2、对外公函：以集团公司或各子公司名义上报的各类请示报告等公函；

         3、外来文件：各级党委、政府、机关、人大、政协、各职能部门、下达的各类公文，招商引资相关资料以及集团和各子公司各种合法手续资料；

         4、对公协议：以集团公司或各子公司名义与各地、各级政府机关、职能部门签订的协议；

         5、财务和审计：集团公司及各子公司财务报告、资金报表、审计报告、税收等；

         6、股东董事相关资料：股东会、董事会决议、会议纪要等相关资料。

        （二）二类档案（内部管理资料）

       内部管理资料为集团公司、各子公司、集团直属职能部门内部管理资料，为普通管理资料，主要包括：人事档案、集团行文、总结计划、请示报告、经济合同，合同纠纷等类别。具体内容如下：

         1、人事档案：集团公司及各子公司人力资源分析、规章制度汇编、薪酬体系建设等；

         2、集团行文：集团公司下发的决定、决议、通告、通知、通报、批复、会议纪要等；

         3、总结计划：各子公司、集团直属职能部门上报的工作总结、工作提案、经营计划、工作计划等；

         4、请示报告：各子公司、集团直属职能部门上报的请求批示，工作报告等；

         5、经济合同：集团公司或授权子公司签订的合同或协议，采购合同、工程合同、经济承包合同、经济考核责任制等；

         6、合同纠纷：立案纠纷、未立案的纠纷以及其他纠纷等；

         7、其他资料：除以上资料，董事长指定存档的其他资料。

       （三）三类档案

          三类档案主要分类有以下几方面：

         1、图纸类：除一类档案中规定之外所有涉及各子公司生产经营管理的图纸及其说明；

         2、技术文本：机械设备、电气仪表等的使用、安装说明等；

         3、对外公函：各子公司名义对外上报的各类请示报告等公函；

         4、外来文件：各级党委、政府、机关、各职能部门、下达的各类公文；

         5、对公协议：各子公司与区本级政府部门签订的、普通类协议；
         6、人事档案：人事培训、社会保险、劳动合同、人事考勤、月度工资等人事相关文件；

         7、内部行文：集团公司下发、各子公司内部决定、通知、会议纪要等；

         8、总结计划：各子公司及其下属部门年度、月度工作总结与计划，各专项工作总结与计划；

         9、请示报告：各子公司上报集团公司的请示、报告及其批复，下属部门重要请示、报告及其批复等；

        10、经济合同：采购合同、销售合同、征地合同、建筑合同、工程合同、经济承包制、经济考核责任制等；

        11、合同纠纷：立案的、未立案的合同纠纷。

        12、采购资料：各单位、部门上报的采购单、信息单，供应商档案，市场调查报告等；

        13、销售资料：价格调整、市场调查报告；

        14、生产资料：大修、技改方案等；

        15、环境保护：环评报告、检测报告等；
        16、日报表：生产日报表、销售日报表、质量日报表等；
        17、质量管理：产品质量、原燃材料质量、质量化验分析、备品备件质量、质量纠纷处理、质量检验报告等；

        18、兄弟单位资料：如兰凌公司、兰鑫房地产等其他单位相关资料；

        19、集团下发资料：集团下发的各种文件、工作任务等；

        20、集团存档资料：集团公司存档各子公司的所有资料。

         五、档案归档规定

         1、归档文件原件只有一份的，原件存董事长办公室，集团公司档案室存复印件一份，归口单位存复印件一份，并在《档案归档记录》中分别标明复印件、原件存档地点、责任人等详细信息；

         2、归档文件原件有两份的，董事长办公室存原件一份，归口单位存原件一份，集团公司档案室存复印件一份；

         3、归档文件原件有三份的，董事长办公室存原件一份，归口单位存原件一份，集团公司档案室存原件一份；

         4、一类档案，除董事长办公室外，任何个人不得留存（包括董事长本人）；

         5、二、三类档案除董事长和主管单位、部门外，任何个人不得留存。主管单位、部门先登记备案，如需复印再行登记。若发现未进行登记而留存文件的，发现一次罚款50元，发现两次罚款150元，发现三次时，对其任职能力提出质疑，采取调职或免职措施；

         6、外协工作人员在处理与政府及其职能部门相关工作事务时，所有上报的行政类文件，要求一式多份；

         7、董事长工作职权内的协议、决议、签字单、收条等资料均要求一式多份；

         8、所有人员办理内部和外协事务获取以上资料时，必须在第一时间按档案管理规定将资料归档，如文件为单份原件且在处理事务过程中必须持有原件的，先存档后借用。

         9、任何个人不得私自以计算机、传真形式外泄绝密档案。

         六、档案索要规定

         1、凡加盖公司印章的合同、协议、委托书、请示报告等资料均在归档范围内，本着“谁盖章谁保存”的原则，必须说明原件数量、外带数量等；

         2、印章借出加盖的，由印章使用人负责将盖章文件索回存档；

         3、外来文件如行政公文、手续批文、法律文书等文件，由其所在单位、部门领导及办事员索要，一般情况，由行政人事部相关人员半个月核实一次，即每月15-16号和30-31号对档案归档情况进行核实，督促档案及时归档；

          4、涉及对外或股东会、董事会相关文件，由行政人事部相关人员向对应部门或人员索要后及时归档。

        七、档案借阅规定

         档案借阅规定只适用于集团公司档案室和各归口单位档案室。

        （一）集团公司、各单位、部门有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室查阅，查阅内容根据档案密级程度，经行政人事部审核，报董事长（子公司为总经理，以下称总经理）批准，档案管理人员做好档案查阅记录；如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经董事长（总经理）批准签字，借出文件不得超过一周，不得转借他人，如期归还，如确需续借的，要办理续借手续；

        （二）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交换时，档案管理员须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给行政人事部；

        （三）外单位查阅档案者，需持单位介绍信，且经董事长（总经理）批准后方可借阅，只限在档案室查阅，一律不外借，且摘抄内容也须董事长（总经理）同意审核后方能带出；

         八、档案保密规定

        （一）企业各类档案本身具有机要性质，因此，档案管理人员必须遵守保密制度，履行保密手续，确保档案的安全；
        （二）凡利用档案，必须由档案管理员提供，任何人不得直接动用；

        （三）利用保密文件，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用；

        （四）外单位查阅档案（仅指集团档案室和各归口单位档案室档案），需持介绍信经行政人事部和董事长或归口单位总经理批准。复制档案、外供图纸、技术文件，严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外借。对于擅自向外转借，提供图纸资料和技术文件等档案资料者，必须追究其刑事责任；

        （五）发现有人泄密者，应立即报告，及时追查；

        （六）禁止传抄、复印机密文件。
         九、档案销毁规定

        （一）档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理；

        （二）经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册；

        （三）档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续；

        （四）批准销毁的档案，应及时将其焚毁，且要有两人监销；销毁完毕，监销人要在销毁清册上写明某日已销毁并签名盖章；

        （五）档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记薄》上注明“已销毁”。

          十、其它规定

        （一）档案管理员负责管理档案，做好各类档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅工作；

        （二）严格遵守保密制度，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容
        （三）建立健全档案的接收、移交、库藏、利用和鉴定销毁等统计台账。

          十一、附则

        （一）所有档案尤其是一类档案不得以计算机、传真形式外泄；

        （二）董事长办公室所有归档资料均以电子版或纸质文件形式备份；

        （三）本规定经董事长批准后下发执行；

        （四）本规定解释权和修订权归集团公司所有。