员工档案管理的三个必需

作者 Vv小夏覃漪澜更新于：2017-11-01 17:14 110336

内容来自 2017-11-07 打卡话题

　　我们是一家1000多人的企业，由于原来公司并没有完善的人事制度，负责这一块的领导也并没有看重，因此公司的人事档案很是混乱，基本上除了劳动合同以外，其他档案都处于残缺状态。从我入职公司起，总经理就希望我能建立起完善的人事制度，特别是人员档案这一块。总经理希望能通过人员档案完整的了解员工进入公司以来的经历和成长轨迹。
　　大家来聊一聊员工档案的重要性，HR应该如何做好员工的档案管理，达到公司要求呢？

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百度百科里关于人事档案的理解，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。

记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时，都需要使用档案。

企业希望通过人员档案完整的了解员工进入公司以来的经历和成长轨迹，那档案管理就不可马虎。

1、入职材料需齐全

当录取新员工的时候，一般都由人事部发出录取通知，在通知里列清了需要准备的入职材料，并且在新员工报到的当天，要清点所有材料。然鹅，往往在现实中，就是会有的员工没有离职证明，没有体检报告，没有毕业证书复印件等，他们总有所谓充分的理由，例如上一家公司没有开具离职证明；毕业证书找了很久没有找到；体检报告还没拿到等。更加赤果果的是有的员工只带了一张身份证来入职，而这种情况多半就是用人部门自己经转介绍，未通过人事部就录用的员工，并且他们已经入职快一个月的时候，人事部门才可能发现他们的存在，因为准备要发工资了。

而用人部门也几乎不会考虑入职材料不齐，会对后期的管理带来多大的麻烦，反正也不需要他们去收拾残局，他们考虑的更多是当下，他们需要这个新到岗的员工，填补到项目的空缺上去。

但是，作为HR的我们，真的能够顶起腰杆子去告诉用人部门经理，因为材料不齐而拒绝员工入职吗？且不说用人部门那边，如今招聘压力有多大，有时候某岗位几月都招不到合适的，一旦合适的人答应来入职，恨不得马上就要把他栓在裤腰带上。我们也舍不得放开他们啊~

在面对这个问题的时候，档案管理工作往往都是被舍弃的那部分，员工档案里总有那么些人材料不齐的。有的是入职的时候口头说好后期不足，但时过境迁大家都忘了，可能偶尔想起，但已经非常难以补齐。

这个问题该怎么解决呢？

我认为唯有源头材料齐，从能免除后顾之忧。对于每一位待入职的新员工，人事部都应该正式发出入职通知。能用公司工作邮箱的，不用个人QQ邮箱，通知模板清晰规范，在第一印象就要给新员工一种正式的仪式感，让他从内心里不敢怠慢此事。

如果确实有遗漏材料，并且我们又需要录用的人，在一个月内跟进补齐材料，HR一定要树立严格、规范管理的姿态，及时跟进进度，如果新员工入职后，对公司的态度，对这份工作的态度还是敬重的，那么便不会一而再再而三推脱。

HR在收齐新员工资料后，对其编号，扫描，归档，还要录电子花名册，不同材料的归档位置都要制作索引表格。做到纸质材料与电子材料一一对应。如果公司有人事管理系统，则会更加便捷，并且系统有提示缺失材料提醒功能，可比人脑的记忆强大多了。

2、在职变动需更新

员工从入职开始，岗位、部门、薪级、职责等不会是一层不变的，跟员工相关的档案资料就需要实时更新。

举一个例子：新员工入职，一般试用期考核的书面结果需要用人部门以及分管领导签字后，汇总到人事部；临近试用期的结束日期，便会有员工需要转正的手续了，那么，转正申请表会记录是否允许转正或者是延期转正等，都有清晰的档案记录。

随之而来的还有月度或季度考核表，年中和年终述职评价，优秀的员工会有调薪机会，财务必定只认准了各级领导签批后的调薪申请表；委以重任的员工会晋升，职衔与职务变更也会需要有岗位调动审批表；因为职务升级，相应的待遇也随之不同，通讯补贴，交通补贴、住房补贴等等；还有参加培训的签到记录等；人事部需要留存所有变动前后的档案资料，以备随时查阅。

还有在职期间的劳动合同变更以及续签等事宜，在《劳动合同法》第十七条劳动合同应当具备以下条款：

（一）用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；

（二）劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；

（三）劳动合同期限；

（四）工作内容和工作地点；

（五）工作时间和休息休假；

（六）劳动报酬；

（七）社会保险；

（八）劳动保护、劳动条件和职业危害防护；

（九）法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。

劳动合同除前款规定的必备条款外，用人单位与劳动者可以约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。

当在劳动关系存续期间，以上内容有变更的，则需要补充变更劳动合同内容的协议作为附件。

特别值得关注的是劳动合同到期前一个月或两个月的时候，就需要提前做好是否续签的审批和通知手续，一方面是通知用人部门并且预留一段时间，由部门给出最终评定是否续签的书面材料；另一方面则是将一份是否续签劳动合同的意向书发送至员工手上，指定日期前将意向书反馈至人事部，那么，HR才好根据彼此双方的意思做好相应的准备工作。结果无非是续签和终止，续签的话准备好续签的劳动合同合同；终止的话按照规定，办理终止劳动合同手续的材料，工作交接手续表，办理申领失业待遇的材料等等。

而实际管理过程中，往往最容易忽略的是过期未续签，仍存在支付二倍工资的风险。个人建议是在年底的时候，就将第二年需要续签的所有名单按月列出，添加至每月代办的工作事项中。

当然，也可以借互联网的科技手段，例如三茅人力资源网的2号人事部，有合同管理功能，不仅提醒续签时间，还有合同的分类统计。

3、离职档案需备查

离职员工档案资料对公司的经营管理仍有益处，盘点离职员工的各类信息，从历史数据中把握新方向，所以，价值量仍然非常高。例如，上一年度离职员工中，性别、学历、年龄、工龄、离职原因等等分别占比多少，从这些信息中，结合上一年的业务发展状况，分析人员流失的主要因素是什么？而未来公司在什么方面需要改善？

除此之外，在《劳动合同法》第五十条用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。

劳动者应当按照双方约定，办理工作交接。用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的，在办结工作交接时支付。

用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。

除了劳动合同的文本，还应当保留考勤记录，保密及敬业限制协议、辞职信、解除劳动合同证明、请休假条、加班申请单、工资表等等，以及入职提交的材料都需要好好保存。

因为，在《中华人民共和国争议调解仲裁法》第二十七条规定，劳动争议申请仲裁的时效期间为一年。仲裁时效期间从当事人知道或者应当知道其权利被侵害之日起计算。

前款规定的仲裁时效，因当事人一方向对方当事人主张权利，或者向有关部门请求权利救济，或者对方当事人同意履行义务而中断。从中断时起，仲裁时效期间重新计算。

因不可抗力或者有其他正当理由，当事人不能在本条第一款规定的仲裁时效期间申请仲裁的，仲裁时效中止。从中止时效的原因消除之日起，仲裁时效期间继续计算。

其中，关于当事人知道或应当知道其权利被侵害之日起计算，就是一个非常不确定的因素，当与离职员工发生纠纷仲裁时，且公司负有举证责任的同时，员工档案的书面签字材料，都是属于重要的证据材料。