复印机消失别害怕，拥抱办公无纸化

作者徐渤bobo 2018-01-16 00:57 58375

内容来自 2018-01-16 打卡话题

　　我们公司最近准备推行无纸化办公，由我们人力部门开始试点，试用一段时间后发现确实能提高工作效率，但是随之而来也有部分疑惑。以前的各项文件都需要相关人员手写签字，各种合同、人事档案、领导签字文件堆积如山。如今虽然可以线上审批，但不知道是否具备法律效力，哪些文件必须有纸质存档。
　　请问各位牛人，HR如何更好的推行无纸化办公，规避法律风险？

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无纸化办公，对HR来说好像听上去很高大上，然而无纸化办公并不是一个新词。至少从40年前开始，无纸化办公的概念就曾在国外被提出，可是直到如今手机和其他移动设备的快速崛起，无纸化办公才终于开始慢慢变成现实。

各位亲爱的小伙伴们，无纸化办公是即将到来的趋势。

为什么这么说呢？其实无纸化办公的意义并不是指它能少用多少纸张、节省多少成本，也不是指它符合了当前国家要求的环保，而是在于，它在帮助企业提升效率，简化管理。石榴姐想说，这，才是无纸化办公解决的核心问题。因为，对于当前竞争已经激烈到白热化、大部分企业甚至活不过两年的市场来说，效率才是无比重要的。

石榴姐之前的征文里开篇就说了，现在的每一年，人力资源都发生着重大改变，这逼迫着身为人力资源从业者的我们必须每一年都比上一年更加努力才可以显的毫不费力。而这种变化不仅仅只局限于专业知识，更是在思维的方式，做事的方法等全方位领域的变化。就拿今天的无纸化办公来说，不仅仅是在企业界，就连咱们一直印象中变化非常缓慢的机关单位，很多情况下，公文的流转都不需要纸质了，有些单位的很多文件都用互联网邮箱来发，还不够无纸化吗？

接下来，咱们再来说说什么是无纸化办公。

首先，无纸化办公并不是指用QQ来发文件、用Excel来统计信息，这些只是很浅层的办公。真正的无纸化，它应该是一个复杂的系统，借助于网络技术传播迅速、流动性强的特点，提高组织的效率和对信息的可控性，起码得像2号人事部这样的信息化系统，才能称得上无纸化吧。

相较传统办公模式，无纸化的优势太多了：

1、整合资源

网络技术有一个最大的好处，就是方便的整合和读取各种资源，人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、制度资源、文化资源等等，都可以集中在一个平台上，大家按权限取用，不用跑来跑去。对于有异地办公的大公司来说，这样很有助力让组织保持旺盛的生命力；

2、提高信息传送效率

上级下达的任务、通知，通过信息化系统，可以在很短的时间、甚至瞬间传达到相关人员，没有抄送、转达的中间环节。而且来自事件相关的工作人员的意见，也可以畅通无阻的直接反馈给领导层，便于用最小的沟通代价来把事情做好。身为大白羊的石榴姐最喜欢的就是这样，能线上审批的直接电话沟通，软件批示，高效直接，而不用等到某些神龙见首不见尾的领导齐聚公司，方能行动！

3、激活组织

去掉了纸质文档的牵绊，通过无纸化，可以建立起一个高效透明的管理机制，比如钉钉的审批，你发出去以后，能实时监控到它走到哪一个层级了，要不要打个电话，催催卡住的领导。这就使得大家责任明确，权限分明，扯皮拉筋的现象都会少很多，让单位充满活力。

4、减少背锅

跨部门协作时，要想不背锅，最重要的一条是根据机制流程”留下证据“。此时机制的建立与流程的完善就是决定你背不背锅的重要因素。

例如：

涉及上下游部门流程的文件在流转时的机制是否有流转依据？

涉及个人的数据文件是否有本人签字或确认？

涉及跨部门的数据或者证明文件是否有来源部门审核负责人的确认？

而咱们很多HR喜欢和业务部门当面沟通，这个习惯很好，当面沟通能够更直接的解决问题，但是当我们在沟通完毕达成共识之后，不能仅仅依靠口头约定就开始办事，而是需要其他工具的力量，例如邮件或OA等，将双方确认的点都写明清楚，并附上“请在XXX日之内给予答复，若无疑异将在XXX日开始执行”，同时抄送双方上级或者总经理。这种方法在绩效协议、制度修订时特别好用，既能将重要的部分存档防止后期业务部门不认账，同时也能借助总经理的力量来督促业务部门在规定的时间内执行。这样，所有的工作流程都透明公开可查，各部门工作分工情况都一目了然，遇到纠纷也随时可查。

像题目所说的，线上审批是否具备法律效力的风险，这个其实并不存在。很多人可能没有留意，我国是有一部《电子签名法》的，并且早在2005年就开始实施了。里面规定：

l当事人约定使用电子签名的文书，不得仅因为其采用电子签名而否定其法律效力；

l可靠的电子签名具有与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。

相较而言，如果说到有风险，我觉得也会是会操作失误的一些风险，而不是无纸化办公本身的风险。比如下面这些：

1、操作者的素质要求

无纸化办公，肯定是要求操作人有一定的网络知识的，如果不熟练，可能反而降低效率，或者误删文件、发错对象导致信息泄露等。

不过，随着移动互联网的普及、95后进入职场，这个风险其实在不断的减少。现在的小鲜肉小仙女们谁不是整天没事就抱着手机刷，学习一个办公系统的使用，用的666的。

2、设备的脆弱性

无纸化办公，硬件是基础，如果企业自己部署系统的话，碰到停电、硬盘坏掉、内存坏掉等等突发事件，很可能就带来数据灾难。

3、网络安全问题

许多人都还记得熊猫烧香、wannacry这些令人记忆深刻的电脑病毒，这些小小的程序，破坏性极其强大，一旦中招，对依赖网络工作的无纸化办公系统来说就是致命的。

4、内部信息外泄

网络时代，每个员工能接触到的公司内部信息，都远远强于以往，泄密的可能性也大大增加。

华为、阿里这些企业，都发生出员工把内部论坛的敏感帖子发到外界，给公司造成非常不利的被动局面这样的事情。所以，无纸化办公，严格控制好人员权限，也是一个非常重要的问题。

说了这么多，在文末，石榴姐还是要推荐一下2号人事部的SaaS模式，这个就是非常好的一个人力资源办公模式，信息都放在网上走，遇到设备损坏、遇到黑客攻击这些问题的可能性要小得多得多。设备损坏，数据依然在；黑客攻击，2号人事部已通过国家公安部信息系统安全等级保护三级安全认证（在技术标准上与商业银行系统等级要求一致，是非银行机构能够获得的最高级别安全认证），信息更保密！

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