【务必掌握】HR如何做好企业规章制度的建立及公示？

作者劳动法专家贾富春更新于：2018-05-14 10:04 56629

内容来自 2018-05-15 打卡话题

　　企业规章制度的建立，看似很简单，实际需要注意的点特别多，例如什么是民主程序啦？什么是职工代表大会？如何做好制度公示等等。很多用人单位在出现劳动纠纷时，规章制度内容上的合法性没有问题，败诉的主要原因之一就是规章制度的建立程序出了问题。很多用人单位没有通过民主程序制定规章制度，或者通过民主程序不符合法定要求，或者未经职工代表大会或全体职工讨论，这些都会导致在发生劳动争议时用人单位处于不利的地位。
　　请问各位牛人，HR应如何做好企业规章制度的建立呢？

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一、HR如何做好企业规章制度的建立

企业规章制度要作为管理企业的内部“法律”，作为对违纪员工的处罚依据，必须要经过相应的程序。在制定或修改规章制度过程中，建议作好以下几个环节工作：

（1）职工代表大会：主要是针对人员较多的企业，一般采用职工代表大会的形式讨论有关规章制度等涉及员工切身利益的事项。职工代表的产生一般要经选举程序，即通过“员工代表推荐表”形式推选员工代表。职工代表要有相应合理的人数。

（2）全体职工大会：主要针对企业员工不太多的企业适用的一种民主机制。如果召开全体职工代表大会，要求到会人员均有进行签到，这是关键的一个重要环节。其签到表应当作档案资料装订成册进行保管。

（3）员工大会（代表大会）签到表管理：1、签到表上应打印或注明规章制度、岗位职责、定额管理的讨论、修改；2、签到表应分部门进行签名，记录参加会议人员情况。3、注明会议时间、地点，注明该部门应到多少人，实到多少人。

（4）会议议程与会议记录：注明会议时间、地点，经讨论的规章制度项目，员工意见、工会代表意见、表决结果。

（5）员工大会或员工代表大会的横幅、照片、录像资料保存。

二、企业规章制度制定后如何进行公示？

劳动合同法严格规定了用人单位规章制度制定的程序和生效条件。经过法定程序制定并向劳动者公示后，规章制度对劳动者才具有约束力。本律师在劳动法在线HR俱乐部全国实战课程上以及法律顾问单位的HR打电话沟通时，我总结：规章制度的公示方式一般做到8种，今天给大家一起分享：

1、直接将规章制度作为劳动合同的附件，在劳动合同中专款约定“用人单位所规定的规章制度、员工手册及双方签订的其他协议作为本合同的附件，与本合同具有同等的法律效力，如其内容按规定程序进行修改，则可视为本合同相关条款已做变更，劳动者已经详细阅读，并愿遵守用人单位的《劳动规章制度》”，让劳动者在劳动合同上签字。

2、将规章制度以手册形式发给员工，交由员工阅读，并且在阅读后签字确认。用人单位应保留规章制度的发放证据。

3、将规章制度放在公司网站上由员工浏览，通过计算机技术手段记录员工浏览规章制度的情况。

4、将规章制度在厂区公共区域将规章内容全文公告，并且将规章制度的公示现场以拍照、录像等方式记录备案。

5、将规章制度发到员工个人邮箱里，保留发信记录。

6、将员工对于企业规章制度的了解情况作为考核项目，定期或者不定期考核员工对规章制度的了解情况，记录规章制度考核结果并让员工签字确认。

7、召开全体职工大会或者组织全体职工对规章制度进行集中学习、培训，让员工在规章制度学习培训报到表上签名。

8、可以进行相应规章制度的考试，并保留规章制度的试卷。

以上企业规章制度的公示方式，至于什么是最有效的公示方法，企业根据自己特点，例如硬件设施，企业文化、人员素质等等，寻求适合本企业的最佳公示方式，以达到使所有的劳动者对企业规章制度熟知，以减少由于用人单位规章制度对劳动者没有约束力，而使用人单位承担的不利法律后果。

三、规章制度应加强档案管理：

（1）所有的文档材料存档：规章制度文本、岗位职责文本、员工代表选举表、大会会议签到记录、会议记录、培训记录、公示记录等会议材料均要存档保存。会议材料最好装订成册，并由工会盖骑逢章。

（2）对会议之后新进人员，应进行专题培训，并将培训签到表存档保存。

（3）规章制度有修订的，修订的内容及程序也应作存档管理。