做到制度建设的二三事，你好我好大家好

        心疼人力行政部三秒钟，毕竟飞来的“锅”又砸到自己了。按照案例内容来分析，制度修编和流程优化的责任部门应该是在人力行政部，所以流程出了问题，自己也是跑不脱的。期间涉及到了部门职责分工、制度建设、部门沟通、员工培训等多方面，结合我们公司的实际，今天和大家分享一下制度建设的二三事。

        一、制度建设的重要性

        制度建设的重要性相比大家都知道，从狭义角度来讲，就是通过长期普遍约束力的规范性文件来规范企业的经营管理行为。可以是红线、可以是底线、可以是指引路线。

        二、制度的作用和功能

        （一）制度的作用

        制度用来明确内容（什么事可以做、必须做）、流程（如何做，做的流程与标准是什么）、职责（谁对事情负责，责任是什么，谁来监督）、后果（什么事不可以做，若做了后果是什么/没达到要求，会受什么惩罚？）

        制度的功能如下：

        1.基本功能

        （1）规范性和秩序性功能；

        （2）合理性和合法性分配功能；

        （3）导向和激励功能；

        （4）协调性和整合性功能。

        2.深层次功能

        （1）具有全员智慧和经验的系统总结和升华功能；

        （2）有助于企业依靠“人治”转向依靠“法治”；

        （3）防治管理漏洞问题；

        （ 4）明确部门和岗位的边界和责任，促进部门或岗位间工作协调配合。

        三、制度的特点

        1. 系统性（。制度是一个系统、一个集合，是一个由多个具体管理制度组成的集合。

        2. 公正性。制度的本质在于形式合理性和实质公正性，是各方利益博弈的一种均衡。

        3. 强制性。按照规定程序严格、慎重制定并由某位领导签发颁布实施，其执行过程充分体现强制性。

        4. 相对稳定性。减少不确定性，使人们对未来有明确行为预期，消除不确定性的阻滞。

        5. 约束性。制度不仅约束员工，也约束管理人员和领导人员，避免管理和决策的随意性。

        四、制度的分类

        （一）按重要性分类

        基本制度：属于公司根本性、基础性、支柱性制度，用以规范各部门核心业务、主要职能和流程的制度

        重要的一般性制度和实施细则：属于基本制度的下位制度；指企业经营管理、保障监督等执行层面的制度，包括投资审核、经营决策、生产运营、企业管理等方面的制度和细则

        一般性制度和实施细则：属于一般性制度的下位操作性制度；指除基本制度、重要的一般性制度和实施细则之外的为其他一般性制度和实施细则

        （二）按管理范围分类

        公司章程：公司依法制定的，规定公司名称、住所、经营范围、经营管理制度等重大事项的基本文件。

        议事规则：针对各种会议等需要集体讨论和决策的工作而制定的各种议事规则。

        管理制度：对涉及企业整体的管理原则、工作流程、方法等所作出的原则性规定和要求。

        管理规定：对某一个专项的事情或某一个专业系统内的职能性工作所作出的具体要求。

        管理办法：对于一项具体工作的控制环节、操作步骤或对于一个具体的事项管理所作出的要求。

        实施细则：对于管理系统内某一个管理制度的具体实施步骤所作出的具体规定。

        五、关于制度常见的问题

        制度越多越好？

       NO！制度越多越复杂，执行起来越找不到参考标准，容易流于形式，产生“多头”管理。

        制度越细越好？

       NO！越细的制度，越会严重限制和削弱每位员工的主观能动性;越细的制度，罚则越要少，否则员工的主观能动性和主动承担责任的意愿越受影响。

        六、如何做好制度建设工作

        （一）建立组织机构

        成立规章制度管理委员会及办公室，明确组织成员和职责分工，完善审核方式，形成高效统筹的制度管理协调机制。、公司制度管理委员会运作机制：定期召集会议研究制度建设相关问题，并对制度草案进行审核；重要会议全体成员参加，一般会议相关成员参加。

        （二）修订《公司规章制度管理办法》

          规范规章制度定义、原则目标、组织与职责分工、管理框架体系

        （三）规范制度全生命周期管理

        1. 制度计划。各部门应提出下年度制度建设年度计划，制度委员会进行确认公布。确因工作需要在计划外增减调整的，应提交计划调整方案，经制度委员会审议。

        2. 制度起草。各部门公司下达的制度建设年度计划组织制度起草工作，明确责任人及完成时间。在制度起草过程中，应充分征求各相关部门意见。对制度要解决的主要问题必要时通过组织调研、召开讨论会、专题研究等方式进行专门论证，其中涉及的重要事项应请示分管领导，确保各方面意见协商一致，提高规章制度草案的质量。

        3. 制度预审。制度草案成熟并经分管领导同意后，应统一报送制度委员会办公室进行预审。订立程序要注意：合法性（是否符合国家有关法律规范）、规范性（是否符合行业内、公司内各类规范要求）、协调性（是否与其他部门在职责、流程上有冲突）

        4. 制度审核。制度委员会对制度草案审核后，按制度种类层级和重要程度，提出审核意见，决定审批程序（决策会议）。制度主责部门按照审核意见，形成制度草案送审稿，提交制度决策机构或公司分管领导审批（注意：如何是涉及到职工切身利益的，还需要履行minzhu程序，按照规定召开职工代表联席会或职代会）。

        5. 制度发布。经审批的制度，由制度主责部门负责办理印发，按照发文程序会签、签发，并纳入规章制度信息系统统一编号。（统一管理，统一公布，还便于做好归档工作）

        6. 制度实施。制度颁发后，制度主责部门应及时做好制度宣贯、培训工作，督促与制度实施相关的部门和岗位人员学习、掌握制度内容；制度一经实施，必须严格执行，按照制度规定履行相关工作职责、上级公司制度颁发后，公司应对相关制度进行必要的修订或制定实施细则；制度执行过程中遇到问题，应向制度主责部门反馈；发现存在内容矛盾、管理空白、职责冲突、流程不畅、考核依据缺失等问题，应向制度管理部门反馈。

        7. 制度监督。制度主责部门是制度监督检查的责任主体，应开展经常性的制度监督检查工作。建立健全制度执行与监督机制，掌握制度的贯彻执行情况，督促落实制度相关规定。

严格考核奖惩，及时纠正违反制度的情形，确保制度落实到位，切实提高制度执行效力。

各部门职能调整的，应做好规章制度交接工作。

        8. 制度检查。制度建设责任部门会同相关部门组织对重要制度开展制度执行情况专项检查；监督部门对重要制度执行情况行使监督职能，对执行过程中违纪违规行为进行处理和问责，维护制度的严肃性和权威性。对发现的制度缺失、漏洞、冲突等问题，及时向制度委员会提出书面建议。各部门应于每年底将制度建设年度工作报告制度建设责任部门，由制度建设责任部门归纳整理后统一报制度委员会办公室，报告内容包括:本年度制度建设计划完成情况、制度建设成效及存在问题

        9. 制度清理。每年年初，由制度建设责任部门组织各部门对现行制度集中进行一次清理与后评估；制度建设责任部门根据制度清理结果，汇总提出公司年度现行有效及废止规章制度目录、规章制度汇编目录；根据制度建设要求，制度建设责任部门定期组织将公司规章制度汇编成册，并纳入规章制度信息系统以供查阅。

        10.制度后评估。有下列情形之一的制度，应进行后评估：

        实施（包括暂行、试行）已满3年的制度；

        监察、巡视、内外部审计或专项检查等活动中暴露问题较多的事项所涉及的制度；

        执行过程中，相关部门反映问题突出、意见较大的制度；

        所主要依据的国家法律法规、党内法规、政策规定发生重大变化的制度。

        11. 制度修订。有下列情形之一的制度，应进行修订：

        所主要依据的国家法律法规、党内法规、政策规定以及上级公司规定已经修改，制度与之不相适应的；

        主要事实依据发生改变，有必要调整制度内容的；

        在风险控制、监察、巡视、审计监督检查等活动中发现制度性问题的；

        制度之间存在交叉、重复和矛盾之处以及制度内容本身不合理、不完善等需要修订的；

        其他情形。

        12. 制度废止。有下列情形之一的制度，应予以废止：

        所主要依据的国家法律法规、党内法规、政策规定以及上级公司规定已经废止的；

        规定的主要事项已经执行完毕或者因情况发生重大变化，失去继续执行必要性的；

        被颁布的新制度取代的；

        其他情形。

        制度建设不是小事，人力行政部也需要和这位新来的财务总监好好交流交流，按照部门职责来说，人力行政部都是主管部门，应该按照公司流程来办事，财务的相关制度是否征集其他部门的意见，是否存在与实际工作有冲突的地方，都是些问题。而且通过公司群的方式既不正规，又不保险。公司应该有自己的oa系统或者公示公告方式，要通过这样的方式来进行宣贯。没有履行相关程序的，人力行政部完全可以视作制度无效，这就不是公司行为，只是部门自己的行为。在原则和制度上一定要坚持要强硬，不然员工受罪，部门也背锅。

        而且可能大家最不喜欢的沟通方式就是：

        （单子一甩）

        财务：这个报不了。

        员工：？（咋了就）

        财务：不符合报销流程。

        员工：？（不是按照流程来的么？）

        财务：回去看制度。

        员工回去估计想也想不到新的制度在公司群里面都被海量资料刷屏了，所以就变成了“都是人力行政部的错，财务流程改了我们都不知道，害的费用也报销不了，我要给个差评！”