据说，很难遇到一场特别难忘的年会……

没错，除非是你抽到大奖。

经历了那么多年会，我唯一收获是练就了轻松绕开各种奖项的绝技！

但是！这次牛人大选，我想中奖！以安慰受伤的心灵！先让我打个广告——

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回归正题，当然，还有一种年会的难忘，在于清奇的画风以及惊心动魄的神转折，比如知乎上这个叫做“说说让你感觉最无聊的年会”帖，截图几张来感受一下——

结果是，员工分分钟被逼成了段子手！

年会，员工们翘首以盼的事儿，企业年末的重头戏，没有哪个HR不想办好。不可避免的，从策划到筹备，HR面临着各种为难，比如：

高管意见不一致，年会方案迟迟定不下来；

方案丰盈经费却打折，对标现实难度不小；

领导现场来点即兴，随性发挥大家手忙脚乱；

…… 岂止这些，hr无法预计的多得是（赞同的举个小手）。

不过，这些是可以提前规避的，抓住四大点，筹备年会不掉链子。

第一，定日程。

1、找对关键人咨询日程。

全员年会找总经理确认，分系统办年会的直接找系统一把手。

2、年会哪一天开，或哪几天开？

年底各系统将各自做总结述职，如应大领导要求，与年会连贯衔接，就需要安排连续几日的日程了。

3、需确认日程是否在管理层面已经达成一致，有没有特殊情况？

这里主要照顾到出国差旅性质的岗位，国情和假期设置均不同。提前询问表示出对贵部门的重视和尊重，提醒对方合理安排出差计划，确保与年会日期不冲突。

第二，出预算，修方案。

1、年会基调怎么找？

多数大领导都无法快速并明确告诉你年会是大办还是小办、要做出什么调性，因为在没有明确方案拿给他比较前，谁的想法都不清晰，顶多交代你一句“和各部门讨论讨论”。

因此，hr需提前梳理公司今年或下一年度已经或者即将可能涉及的大事件，如周年庆典、企业上市、重磅新品发布等有标志意义的转折点，适当提示领导，根据其反应判断今年是否有意向捆绑大事件操办，毕竟这直接关系到此次年会的被重视度和预算额度。

2、规模能不能匹配预算？

为什么要预测年会基调？核心是为了依据规模匹配预算。即使预高了，hr也有合理理由予以说明，加之前期铺垫给了领导充足的心理准备，超标不至于过于唐突。

hr在大领导不明确表态的情况下，结合以往经费数据，可以粗略预估此次年会的费用保底值和上限，这样就能灵活匹配多套年会方案了。

3、呈现方案和预算有哪些窍门？

（1）集中询价。

在获悉基调和大致预算范畴的基础上，hr团队可展开供应商搜集询价工作，快速抓资源和数据在手上。这里讲究hr内部分工，按吃住行的规律将搜集本地和外地供应商的任务分配下去，两天内是可以搞定的。

（2）拼盘方案定框架，全面又省力。

提这一点，主要是我曾经反复做、改过很多遍方案，内容呈现的局限性难以get到领导的点，导致方案容易被否决。所以，为减轻hr确认方案的心理和体力压力，不妨试一试“方案拼盘”。

举例：外地销售要回总部参加营销部年末述职、户外拓展和年会，可在表格中整合供应商数据。

① 费用类型分类：比如培训场地费、会议用餐费、拓展外包费、年会晚宴场地费等各种费用，以及外地员工住宿费、往返交通费等其他费用。

② 匹配报价：每个项目对应有报价，方案随机组合，绿色为保守方案，也是预算最低的；红色为上限预算，预算差距可对应所选项目查找区别，领导很容易点评建议，以减少沟通中的误解，节约方案调整的时间。

（3）将拼盘方案场景化，有代入感更直观。

将方案场景化，是旅行团行程方案给到的启示，但值得注意几点：

① 大的日程主线呈现出来，给予直观的印象，举例：

② 在大场景固定的前提下，具体到同类选项中（如晚宴）可体现判断过程、说明优选理由。

举例：关于年会晚宴选择的说明

（4）预算突出类型占比

领导始终在关注费用，怎么花、花在哪、花多少。

铺排在日程中的各项预算其实很散，建议在方案末尾做综合归纳，分门别类统计占比。便于领导快速查看，预算一旦超出预期，hr也知道该从哪处调整。

举例：外地人员回来开会是基于领导要求，交通费占比高也是必然的（按双程航班预），hr能做的是在呈报预算的同时给予出行建议，依照差旅制度选择合理的交通工具。

第三，意义大于形式，细节是年会的灵魂。

年会对于领导来说，不管费用投入的多少，意义总是要有的，否则花了钱还不痛快。具体到员工最为期待的那一场年会，简单发散下：

1、年会氛围的营造——存在感和荣誉感并存

（1）一封富有创意的邀请函：让员工感到被重视，增加对年会的期待感；

（2）一面大气或创意的签到墙：不管大办还是小办，都可以有这种仪式感，何况这还是朋友圈里年会摄影大赛的必备道具呢；

（3）几段喜庆温馨的入席视频：比如各部门的创意拜年视频，也可以是各部门出镜的diy短片，图一个热闹，刷一个存在感。

2、表彰环节——数据和故事、理性和感性的融合

（1）把生硬的上台领奖换一种方式呈现。比如，视频短片+现场会客室的模式，展示“员工眼中的ta”、“优秀销售XXX的一天”。员工的成绩可通过生动形式展现出来，透过基层人物的故事加深全员对文化的理解和共鸣。

（2）这个环节是非常有意义的，建议在筹备时花多一点的精力。

3、晚宴环节——乐趣和惊喜的全情迸发

晚宴三大必备：节目、游戏和奖项，避免纯粹的灌酒吃喝抢红包，但也千万别弄成个人秀那般尴尬。节目和游戏就不多讲了，关于奖项我有话说：

（1）奖品必须挑合适的。

说一个趣事，一外省朋友跟我吐槽年底抽到了一个大玻璃鱼缸，满心欢喜中奖结果却一脸愁容，辣么大，怎么整回去？尴了个尬。他要求走快递，hr告知说预算超了不干，结果他索性不领这个奖了。

所以，hr在奖品选择时要考虑周全，既不给员工添麻烦添尴尬，也不给自己添烦恼。

（2）奖项必须公平设置。

设置“奖项等级、奖项名称、中奖名额、奖品品类、购买链接、是否有促销、单价、总的经费预算”统计出来给大领导审核，顺面摸清楚审美、品味，毕竟品味决定奖品的档次、年会的层次！别一言不合就发卷纸洗衣粉，小心辣眼睛。

问大家啊，假如你兴冲冲去参加年会，憧憬着中大奖，结果程序员得意地告诉你，抽奖系统是他编的，里压根儿没输入你的名字，因为主管级及以上员工都被取消抽奖资格了，经费有限中奖名额多分给基层员工。你听了会有什么感觉？是不是比没中奖还心塞？对了，这是真事，被一瓢冷水从头浇到尾，我当时就有这种透心凉的感觉。

所以，提前预算、公开公平，莫为几千大洋寒了大伙的心，双商欠费快充值。

第四，审节点。

上述，当你什么都想好了，就和团队落实到筹备日程上吧。

明确分工、制定验收时间节点、定期开碰头会，做好PDCA管理循环。

尤其，精力和人手不够需要从其他部门借力的，干嘛不开口向领导提？万事俱备，大家必须配合起来。

综上，年会办得好不好，筹备不可掉链子，主线清晰后，hr就尽管运用智慧丰富内容。最后，祝我们都能办出老板放心员工舒心的年会！

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再重复刷一次大的存在感

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