关于员工手册，您所不知道的秘密？

今天，题主抛出“员工手册”这一话题，谈到了它对我们HR的作用以及因为它的不规范导致的各类“责任事故”。针对这一点我深有感触，可以坦诚地说：“在我职业生涯的成长过程中，都与“员工手册”这一词脱不开关系，我服务的每一个企业，曾经都或多或少地存在这一问题点。它们要么是没有员工手册，要么是员工手册存在着各种不规范，要么就是员工手册的颁布没有按合规的程序进行，最终导致各种潜在风险”。

可能有人会笑，“员工手册”这么基础层面的工作也会有问题？其实不然，每个企业所发展的阶段不同，都有着各自经营的独特性，所以面对的问题点也就相差甚远。当然，有时看上去可能很简单的事情往往也越不容易，就像我们练书法一样，越简单的字往往越不好写，它要求我们对“横、竖、撇、捺”等基本笔画要熟练掌握，所以古人根据“永”字的特点总结出了“永字八法”，掌握了它，我们写的字自然就过关了。同样，制定员工手册也需要一定的基本功，我们需要一套系统方法练好内功，最终才能设计好它。

谈到这里，我们也可以反问一下：“制定员工手册的基本功我们练好了吗？我们是否掌握了系统方法？我们对现阶段企业的情况是否完全掌握？”，相信部分HR不能立即给予答复。接下来，结合我本人的工作经验与学习心得，就“员工手册”一词与大家分享交流。

一、员工手册的内涵以及它的作用？

在谈“员工手册”这一话题时，我们先来了解对它的定义：“所谓的员工手册，实则就是企业规章制度、企业文化与企业战略的浓缩（员工不可能对企业所有制度文件都了解或者方便查阅，因此我们才有了制定员工手册的动机，进而方便员工了解企业），它是企业内部的法律法规，与国家颁布的法律法规相比，它是企业的小法”。

“员工手册”承载着传播企业形象，企业文化功能，它是我们有效的管理工具，也是我们员工的行动指南。

对于企业而言，它能提升员工的认同感、忠诚感、归属感，是企业有效的管理“武器”，它能明确企业与员工各自的权利义务，能规范员工行为，有效避免风险（如企业单方面解聘不合格员工时，“员工手册”可成为有效的依据之一）。

对于员工而言，它是员工了解企业形象、认同企业文化的渠道，可以让他们知道自己进入的是一家什么样的公司，知道自己在这家企业能获得什么，更能清楚所在公司的职场游戏规则（如工作规范和行为规范等）。

二、制定员工手册的雷区是什么？

一）引用法律条文时存在的问题点

前面谈到员工手册是企业的小法，那么何谓小法呢？

小法即是企业的规章制度。如：公司章程、公司各项业务流程规范、公司各种管理制度等。而员工手册基本涵盖这些内容，自然它就成为了我们小法之一。

有小法自然就有大法，何谓大法呢？大法即指国际法及国家法律法规。如：国际法/公约、国家宪法、国家法律法规、地方法规等。作为HR，我们需要了解大法并熟练运用大法，这里我给大家列举如下：

1、法律类：

1）劳动法（2009.8.27修订）

2）劳动合同法（2012.12.28修订）

3）劳动争议调解仲裁法（2007.12.29）

4）就业促进法（2007.8.30）

5）社会保险法（2010.10.28）

6）妇女权益保障法（2005.8.28修订）

7）工会法（2001.10.27修订

2、行政法规

1）劳动合同法实施条例（2008.9.18）

2）工伤保险条例（2010.12.20修订）

3）国务院关于职工工作时间的规定（1995.03.25修订）

4）女职工劳动保护特别规定（2012.4.18修订）

5）职工带薪年休假条例（2007.12.14）

3、司法解释类

1）最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（2001.04.16）

2）最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）（2006.08.14）

3）最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（三）（2010.09.13）

4）最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（四）（2013.01.18）

谈到这里，大家可能诧异我谈这么多法律相关的知识点干嘛？其实，目的旨在让大家下来了解和熟读这方面的法律知识（如已掌握这些知识点，我们也可温故而知新），构建应有的法律框架及其系统思维。因为在制定员工手册条款时，引用法律条款是常见的，我们解析清楚这方面的法律知识后，能杜绝为自己深挖坑的情况，减少管理的潜在风险。

掌握了HR应熟知的大法后，在操作时我们需切记：

1、不宜在法律条文中进行增加或删减。如：《劳动合同法》第三十九条第四款下属共六条法律条款，在引用时，我们应将所有条款进行引用。若我们改成了：“劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：（四）劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正的”，就造成了内容的缺失，如果关键条文再没有就会导致内容不合法。

2、引用法律条文时不能画蛇添足。如：劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，包含兼职（前面包含兼职内涵），对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正的。

3、引用法律条文时不能断章取义。如只引用：“劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系的”，实际上我们并不一定能够辞退员工。但如果再加上“对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正的”，与对应条文相符。如果员工违反这点，被辞退也就成为合法的依据。

实际上在引用劳动合同法第39、40、41、42条的条文时，基本没有我们企业可以发挥的空间。

二）制定员工手册时存在用词不当

1、我们部分HR在制定员工手册各项条款时，用词用句较为冗长，且用语较为口语化，实际操作中我们用词用句应尽量简明扼要、规范标准。如动词使用标准举例如下：

2、《企业职工奖惩条例》已于2008年被政府废止，但部分企业HR诸如辞退、解雇、除名、留用察看等词语还在使用。针对出现的这种情况，作为HR的我们应重新进行修订，不宜再用此类词语。总之，我们要尽量采用劳动合同法中的表述，如变更、终止、解除等，这些才是我们真正要用的。

三）定性模糊不具有可操作性

员工手册中出现的“故意、过失、情节轻微/较重/严重”等等定性的词语，在实务中属于自由裁量的范畴，其实也就是形容词范畴（只有定性而没有定量），不具有明确的可界定的标准，容易引发争议和纠纷。这种情况我们要制定界定标准，直接对其进行量化（如造成公司经济损失达到多少万元属严重行为等），甚至可直接举例说明。按此操作，我们发生争议和纠纷的过程时才可以针对性地解决问题。

三、制定员工手册应注意的原则

一）合法：务必要做到合法，员工手册“白纸黑字”呈现权利义务，如果不具有合法性，不仅增加发生劳动争议纠纷的几率，也容易在仲裁或诉讼中败诉。如员工手册上明确写道：公司按最低工资标准给员工缴纳社保”。此种情况属实，则无疑给公司埋了一个雷，员工一告一个准。

二）合理：在行使企业用工自主权与保护劳动者合法权益之间，HR在制定员工手册时要找准平衡点。也就是我们在进行企业个性化管理时，一定要符合人情，要关注人情。其实，如果做HR久了，我们就会发现自己很有权衡，很有平衡的能力。

企业用工自主权包括两方面的内容：

一是对劳动者劳动过程进行管理，也就是企业可以根据自身的自主特性进行相应调整。如国家规定了每年员工享有的年假，但并没有指明如何休？这时，企业就可根据自身的一些特色确定年休假什么时候休、怎么休等来进行安排（如将春节假期与年假合并一起休）。二是企业享有的招聘、录用的权利以及签订劳动合同后形成的权利义务关系。

所以企业用工自主权是与企业生产经营和劳动者劳动过程密切相关的。如果我们的员工手册规定：结婚年龄、怀孕年龄的，这一定是坑爹行为，这是不符合人情的；禁止闯红灯、禁止上下班乘坐黑车，这也不是我们企业的权利与义务，这是国家法律法规去规范的公民行为；限制上洗手间时间，这类贻笑大方的内容，也是不适合放到员工手册中的（就算有，也不能写到员工手册上）。

三）可执行：员工手册作为劳动者在劳动过程中的行为规范指南，需具有可执行性，也就是可落地的，可实施的。如违反公司管理制度，情节严重的，将予以解聘。什么叫情节严重？如何去衡量？相关的一些具体内容是什么？假如我们对“情节严重的”这个词进行量化，也有相关性的补充举例说明，这样我们就可执行、可落地。

四）权责对等：员工手册不应仅仅是规范员工的行为，还需要有与义务对等的权利，说的更实在点，就是有奖有罚。比如，员工的行为不仅是符合公司的要求的，而且超出公司的预期，为公司带来更多的利益，则应与奖励；如果员工违反了公司的规章制度，给公司造成了损失，则对应的需要给予一定的惩罚。

四、设计标准员工手册的构建框架

一）标准员工手册框架之一：寄语

寄语，就是有大BOSS签名的欢迎辞。如某科技企业的大BOSS寄语：

你的加入，预示着***在持续发展壮大，我们非常高兴。我要祝贺你成为***大家庭中的一员。在未来携手同行的岁月中，相信我们能共同学习、共同成长、共同奋斗，一起攀登成功的高峰。

“致力于技术创新，改善人类生存环境，提升生活品质”是***人的使命，达成“使能源更清洁、更高效”的人类共同愿景。也正因为如此，***提出了“点亮全球三分之一”的短期战略目标。我们崇尚一句格言：“合理的叫训练，不合理的叫磨炼，合理不合理都是人生不可或缺的修炼”。因此，我们秉承“踏踏实实做人、踏踏实实做事、踏踏实实做产品”的价值观以期实现我们的人生梦想......

二）标准员工手册框架之二：前言

说明编制员工手册的初衷和目的等。如某餐饮企业的前言，具体如下：

欢迎您加入***餐饮管理有限公司，成为我们大家庭中的一员！

我们知道，任何优秀企业的形成和发展，都离不开“以人为本”的企业文化和彼此之间温馨的人文关怀，但也离不开完善的制度和规范的管理。因此，公司制定此《员工手册》，旨在指导员工的行为，旨在依“法”管理。请您仔细阅读它，它能帮助您尽快的熟悉公司的文化和管理理念；您需要遵守的规章制度；您享有的权利和应尽的义务等多方面的内容。它不是束缚我们的绳索，它是指引我们走向共同目标，走向成功的基本准则。它能帮助我们共同营造一个互助、礼让、诚恳、有效的工作环境......

三）标准员工手册框架之三：介绍

1、简要介绍公司历史，如为新成立公司，可说明公司成立的时间及主营业务。

2、介绍公司愿景、使命等（如西门子家电企业的愿景：成为行业标杆；使命：聚焦客户关注的挑战和压力，提供有竞争力的通信解决方案和服务，持续为客户创造最大价值）。

3、介绍公司理念，如某科技企业的11333品牌战略管理理念。

4、介绍公司发展过程中的大事件（如规模、业务突破、上市成功等）。

5、介绍公司产品里程碑（如无，本部分内容可省略）。

6、介绍公司所获得的荣誉（要求要有社会影响力，如：所获得的由政府、行业、社会颁发的荣誉，重大的公益等。如无，本部分内容可省略）。

四）标准员工手册框架之四：企业行为准则

企业行为准则这个部分更多的是职业道德范畴的内容。包括：职业品德、职业纪律、职业责任等。

五）标准员工手册框架之五：HR制度

1、入职手续的办理

在该部分里，要列出所需要资料的清单，并要求员工在提交相关的证件复印件时写上“此件与原件一致”。

2、劳动合同的签订

在该部分，要注意劳动合同的必备条款（如薪酬、工作地点、工作岗位、劳动合同期限等）应做明确约定。劳动合同中的试用期约定、竞业禁止等相关条款别忽视。工作交接条款不可少。

3、试用期评估及转正

试用期旨在约定一定时间作为劳资双方互相考察的时间，试用期也要有评估，制作试用期评估表，明确告诉试用期员工什么应该做什么不应该做。

4、培训制度

在该部分，要特别注意培训服务期的相关制度。

5、试用期评估及转正

试用期旨在约定一定时间作为劳资双方互相考察的时间，试用期也要有评估，制作试用期评估表，明确告诉试用期员工什么应该做什么不应该做。

6、薪酬制度

通过员工手册，告知员工基本的薪酬结构，以及可享受的福利待遇等。

7、绩效考核制度

绩效考核事关员工的切身利益，应明确告知员工关于绩效考核制度的核心内容。

8、内部竞聘制度

员工在企业不会一成不变，有机会要向上晋升。一旦出现晋升机会，优先考虑从内部晋升来填补空缺，这是对企业内现有员工的一种有效激励制度。

9、处罚制度

企业可以采取的处罚措施包括：谈话、警告、惩戒性调动或降职、暂时停职等。

10、离职手续的办理

本部分的制度包括离职申请书的撰写、工作交接等。

六）标准员工手册框架之六：行政制度

本部分的制度包括考勤制度、休息休假制度、办公用品管理制度、印章管理制度、车辆管理制度等等。

七）标准员工手册框架之七：财务制度

本部分的制度包括预算管理制度、资金管理制度、固定资产管理制度，最重要的是报销制度（尤其是差旅费报销）。

八）标准员工手册框架之八：行为规范

如着装礼仪、办公环境保持等。行为规范与行为准则的区别在于，行为准则更多的是精神层面上的而行为规范是实际行为层面。

九）标准员工手册框架之九：结束语

这部分主要是员工手册生效的途径、方式、日期等，以及员工手册的解释权归属。

五、员工手册生效程序

员工手册拟定完毕经公司高层确认后（高层认为还需修订的，则还需再次修订和提交，直至最终确认），还须进行生效程序的确认，具体可分为四个步骤：

一）HR起草员工手册意见稿。根据员工手册内容，提炼要点，以便讨论时切中主题。

二）职工代表大会讨论或全体员工讨论，提出方案意见。如何进行讨论，具体操作可按如下进行：

1、分组、分部门或者召开全体员工大会，让员工发表意见。制作意见收集表，让员工讨论完签字；

2、印成册在各个部门每个员工传阅，有意见提意见，没意见签名确认没意见；

3、通过邮箱群发，限期征询期间方式；

4、张贴内部公告，拍照留证，限期员工提意见方式。

三）HR与工会确认最终稿。

没有工会怎么办？如果有员工代表大会，那么讨论和确认都可与员工代表一起进行。如果也没有员工代表，那么与全体员工讨论，HR 最终形成确认稿即可。

四）向全体员工公示，发布实施。

五）组织在职员工或新入职员工学习，并签字按手印确认。

六）完成员工手册考试，直至考试通过（考试“合格标准”由企业根据实际情况确定）。

六、修订员工手册的时机

员工手册制定完成后，因为各方面原因，我们还会对其进行部分修订，以使员工手册能够与时俱进，并起到管理效果，通常我们修订员工手册的时机为以下几个方面：

一）法律法规政策发生修订情况：如果国家法律法规发生变化，如劳动合同法由政府进行重新修订颁发后，那么员工手册对应引用的条文则须与劳动合同法保持一致，这样才有效用。

二）劳动争议仲裁或诉讼案件的影响：当企业发生劳动争议仲裁或诉讼案件较多时，我们就会对员工手册等管理文件进行调整，以保证员工手册的合理性，同时对于我们所谓的灰色地带进行完善。

三）公司业务发生变化：公司发展阶段发生变化，比如企业规模从几百人发展为上千人，那么我们就会对企业的各类管理制度进行修订，以保障企业的良好运转，或者公司福利发生变化等等，这时我们就需对员工手册进行修订。

七、员工手册制定的最后建议

员工手册开始实施后，我们应相对稳定地执行，不能朝令夕改。即使发现问题点后，也不能急于今天颁布明天废止（如果那样的话，自己累、公司累、大家都累），因为任何管理文件从颁布至实施，从实施到沉淀为企业的制度文化，都需要一段较长的过程。朝令夕改，不仅不能为企业的经营发挥作用，还会对企业的经营造成各种负面影响，进而成为企业发展的障碍。因此，一旦员工手册颁布，我们就要坚持实施下去，并在执行中发现问题、总结问题、分析问题，并在随后一个周期后再对其进行修订。

员工手册的秘密是什么？其实就是我们制定员工手册的细节和具体制定方法。经过与大家分享，相信所谓的秘密都已不再是谜，我们已清楚地认识到：作为HR，我们应如何规划自己企业的员工手册，并杜绝它存在的缺陷而导致的劳动纠纷。员工手册设计好了，可以解决我们HR很多的基础性工作，这样才可腾出HR更多的时间去专注于人力资源的开发与利用等工作，HR之路才会走得更远......