高效沟通会议3——高效会议的准备与实施

作者阿东1976刘世... 更新于：2022-10-20 22:27 17829

内容来自 2022-10-21 打卡话题观看本期直播

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摘要：做会议沟通，我们一定要明白只有有秩序的沟通，才能形成有效的沟通。目标一致，才能上步调一致。而准备与计划，按计划组织，就是秩序的保证。

高效沟通会议3——高效会议的准备与实施

前情回顾：

前段时间分别分享了高效沟通之会议1《会议的分类与主题要清楚》。在该文中，主要以会议分类的罗列，告诉我们会议的沟通主题会是什么。同时告诉我们会议是沟通的一种重要手段，也是思维能碰撞出火花的必要形式。

通过高效沟通之会议2《会议时机与时间选择的管理》一文告诉我们。会议会因为时间、人、事、环境等因素，从而影响会议的沟通效果，也造成时间成本的浪费。因此，什么时机召开会议，有什么沟通要求，就要在什么时候召开。会让沟通的效果更为有效。

本文内容：

通过会议的形式进行沟通，其效果除了时机与时间的合理安排的对应影响外，会议的组织与组主持，其实同样对会议沟通的效果有着巨大的影响。

本文将从会议的准备与实施方面去分享，如何组织一场有效的会议。

一、会议的准备。

企业会议要想高效，自然需要严密的准备与实施。而其中又以准备最为重要，这其实与台上三分钟，台下十年功是一个道理。

会议的准备是否到位，往往对会议通畅与否，会议效率等息息相关，会议的组织是否到位则与会议的效果息息相关。会议准备与实施的主要内容如图所示。

高效沟通会议3——高效会议的准备与实施

会议的准备与实施

1、会议组织（一般也是发起者）者对会议内容与人员准备。

对内容、目的要清晰。对需要搜集、讨论的内容要清楚。
对参会人员的能力素质要清楚，并将人员和会议内容通知到位。
对会议主持者及主导板块要确定好，不要临时没有要把握方向。
会议召开的时间地点要事先确定好。

2、会议后勤组对会议环境设施的准备。

保证会议环境的轻松与凉爽；
保证会议设施、设备的提前调试，并作好设施损坏的备用准备。
会议服务的安排妥当。对茶水、会间休息轻音乐的准备等（根据条件定）。
会议资料的准备与提前发放到座位。必须本人带的必须提前通知。

3、对会议要求要提前说清楚。

是否统一着装要进行要求。
根据会议时长是否安排就餐要说明。
是否带辅助会议用品要说明。
会议通勤安排必须要清楚。

二、会议的实施。

对于会议的实施，我们也要注意以下事项。

1、以通知保会议正常举行。

在决定会议时间、地点、内容与人员后，必须要依据内容复杂性与会议组织者商议确定通知时间。确保能让参会人员对工作安排、会议内容能有一个准备时间。

而在会议开始前，我们还必须要再行通知。不能由于已提前几天发了会议通知，就此不管，坐等开会。要知道有人会因工作忙而忘了。因此会议开始前一天通知并要求提前入席。会议开始前半个小时，再次通知明确其会议参加情况。

2、以议程保会议有效进行。

在会议组织中，我们一定要严格按议程安排落实。对超时发言人要适时提醒，对会议内容要适时拉回主线；对会议纪律纪律要严格，保证会议进程；对发言评论总结要干练，形成解决或工作条款。

3、会议记录保证会议落实。

会议记录要快而准。会议记录如果键盘声音较小或打字快，可以进行电脑记录。如果声音较大，最好还是用用笔记录。而记录下来，立即进行整理，并根据发言情况进行按人核对。
会议记录要成纪要。按会议记录进行纪要的编写。并报批后发文——要求按时限落实。
纪要要成工作计划。在形成纪要下发后，须及时督促责任部门及个人形成工作计划。跟踪检查人员必须督促落实并作好相应协调，保证会议提出的要求落实到位。

三、会议的九段秘书工作法

在会议的组织中，着重在于细节与职责的的把握。只有将会议发起者与参会者的心理把握清楚，将会议的细节完善到位。整体的会议就基本能达到高效。

而这样的会议组织能力，在人力资源管理中，我们将其归纳为秘书技能的等级认定的一方面。

来看看九段秘书工作法的相应段位工作方式与工作深入度的差别。就可以明白为什么做同样的工作，会有着不同的企业职位与工作报酬。

不同段位的秘书，其工作方式、企业职级与岗位薪酬是完全不一样的。

一段发通知抓落实重检查勤准备提前量做记录做纪录定责任做流程

二段发通知抓落实重检查勤准备提前量做记录做纪录定责任

三段发通知抓落实重检查勤准备提前量做记录做纪录

四段发通知抓落实重检查勤准备提前量做记录

五段发通知抓落实重检查勤准备提前量

六段发通知抓落实重检查勤准备

七段发通知抓落实重检查

八段发通知抓落实

九段发通知。

小结：

做会议沟通，我们一定要明白只有有秩序的沟通，才能形成有效的沟通。目标一致，才能上步调一致。

而准备与计划，按计划组织，就是秩序的保证。

本文仅代表作者个人观点，不代表三茅网立场。如因内容、版权等产生的一切纠纷，将由作者本人承担。

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全部评论(28) 我参与的评论

27楼大脸猫69344

2022-10-21 21:41:07 回复赞(0)

26楼霓漫天87249

会议沟通，是必然的也是必须的

2022-10-21 21:39:48 回复赞(0)

25楼遇春23609

打卡

2022-10-21 21:37:42 回复赞(0)

24楼 Karl49985

做会议，还真是不容易 !

2022-10-21 17:38:59 回复赞(0)

23楼阿耳刻悠妮79281

谢谢，收藏

2022-10-21 17:38:20 回复赞(0)

22楼遇春37158

打卡

2022-10-21 16:47:57 回复赞(0)

21楼星矢40112

非常好，能够照章操作

2022-10-21 16:47:42 回复赞(0)

20楼樱桃小丸子09832

如何组织一场有效的会议？

2022-10-21 15:27:22 回复赞(0)

19楼尼弥西斯65671

准备与组织真的很重要

2022-10-21 15:18:35 回复赞(0)

18楼 HelloKitty47256

学习了，很复杂，看起来也很有用

2022-10-21 15:18:10 回复赞(0)

17楼星平

感谢分享！

2022-10-21 13:17:58 回复赞(0)

16楼 surral

学习了

2022-10-21 13:10:21 回复赞(0)

15楼月球

这个开的是重大会议的准备与实施吧。

2022-10-21 13:02:14 回复赞(0)

樱桃小丸子09832

@月球：按道理，无论大小，都应该要做好准备才是！

2022-10-21 15:28:00回复

14楼戊戍戌戎APOLLO

天花板级会议。

2022-10-21 12:52:48 回复赞(0)

13楼圈圈0

我们公司的会议在三段。

2022-10-21 12:44:38 回复赞(0)

12楼 candy123456

原来会议准备有这么多项的啊。

2022-10-21 12:26:44 回复赞(0)

10楼 S_1341900877

打卡

2022-10-21 12:07:55 回复赞(0)

9楼 Kikovivi

厉害！！！

2022-10-21 11:55:37 回复赞(0)

8楼 blue353

术业有专攻

2022-10-21 11:41:08 回复赞(0)

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阿东1976刘世东

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获得 打卡牛人 专栏作家 课程讲师 三茅认证称号

人力资源管理专家、三茅人力资源网专栏作家、亚太人才资本研究会百人团成员、著有《人力资源管理实操手册》、《HR新手必修的2..

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