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01
最近刷到一位HRBP的帖子，她的经历惊醒了很多人。
事情发生在去年。那天她发现一向准时的某个同事，居然过了上班点，还不见人。了解到同事既没请假也没出外勤，她急忙打电话过去，没想到怎么打都是关机。
眼看一直联系不上，她越想越怕，连忙向上级反映，并和另一位HR火速赶去同事家。
可公司只登记了入职时的地址，而那位同事早已搬离。当她俩赶到现场，只等到物业的一句“查无此人”。
碰壁的她没有气馁。通过在全公司打听，终于了解到同事可能住在某某小区，但具体哪栋几号房，还是没眉目。
经过比对疫情防控时的报备及办理进出证登记的信息，最终她们终于锁定地址，并联系房东开了门。
开门的那刻，昏昏沉沉的同事才被叫醒过来，一旁的手机早因为没电关机…
这段经历一波三折，好在有惊无险。但有些“失联”的员工，因为没被及时发现，就没这么幸运了。
比如去年上热搜的25岁外卖小哥，一连几天昏迷在出租房没人发现。当房东觉得不对劲，拿来钥匙开门，但为时已晚。
有家公司的职员突发脑溢血晕倒在厕所，半天都没人发觉。被找到时，已错过最佳救治时间，不幸身亡…
这些活生生的案例警示着众人，也提醒着HR做好员工信息登记和更新的重要性。
02
作为员工管理的第一步，大部分单位在入职当天甚至面试后期，就要求填写员工信息登记表。可别小看这一张表，它的实际作用却不小。
在大多数场景中，员工信息登记表是个人档案的基础材料，也承载了很多功能。
比如紧急联系。
尤其是员工无故失联、发生工伤/工亡等情况，公司需要及时联系家属，确认相关情况，采取下一步对策。这时，员工的身份信息、联系方式及住址、紧急联系人等信息的存档，就显得非常重要。
背景调查是另一大功能。
比如大部分员工信息登记表，除了基本信息，同时要求填写教育经历、任职经历、亲友在司情况、历史薪资、离职原因、前上司及联系方式等。
根据《劳动合同法》第26条：
以欺诈、胁迫的手段或乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立或变更劳动合同的，可使劳动合同无效或部分无效。
这意味着：如果前期准员工提供的信息存在造假或欺诈，即便已经签订劳动合同，后期被发现，依然可能被据此解除劳动关系。
规避劳动风险是第三大功能。
比如员工信息登记表，明确了入职时间、岗位等信息，在没有正式签约的情况下，可以作为员工身份的补充材料，减少劳动争议。
如果员工在上下班途中遭遇事故，如何界定“在上下班途中”，员工登记的住址就是重要参考之一。
再比如遇上员工留遗书失联、财务误发工资，员工辞职失联，或前员工骗取同事钱财这类曾上热搜的事件，此前员工登记的信息，也能协助警方调查，及时止损或避免类似悲剧的发生。
就此来看，做好员工信息登记和更新虽是小事，但也是关系用人单位命脉的大事。
03
高效维护员工信息
维护员工信息是一件工作量大且耗时长的事。如果仅仅通过EXCEL表找到相应的员工信息，再做信息修改或增减的话，由于数据量较多所以工作会比较繁琐，特别是员工生日、转正提醒等，用EXCEL不仅不方便，而且容易忘记。
而有了2号人事部，利用智能花名册系列功能，不仅可以一键导入多种类型的花名册文件，还可快速编辑修改信息，需要修改数据量与员工较多时，甚至可以进行批量修改；同时，在2号人事部还能智能生成员工生日、转正、入职周年等人事提醒，实现花名册高效维护，让HR更轻松！
对于一些大型企业，尤其是外企来讲，有很多员工其实并非中国籍，这样HR在录入员工信息，进行员工管理的时候，就需要对外籍员工的信息专门进行手动采集，费时又费力。
而现在通过自定义设置国家地区、身份证类型等，就可以妥善解决这个问题了，HR也不用一个个问，再手动操作，直接通过系统设置就可以搞定。
正常情况下，部门内员工的排列顺序是系统自动默认的，现在HR或者部门负责人，可以根据自己的实际工作需求，对部门内员工进行手动排序，把经常联系的员工手动排到靠前的位置，这样在以后找人的时候都不需要翻页，直接就能看到。
不同模块的HR，工作职责是不一样，比如招聘专员，只需要负责招聘，也就只需要操作招聘功能的权限就可以了。
所以主账号可以设置成，只允许招聘专员看招聘功能的数据，这样招聘专员就只能看招聘功能的数据 ，整个员工管理就不能看了。有效避免了员工档案信息泄漏等问题，每个HR负责不同的模块，出了问题也能直接找到对接人。
大一些的集团公司，经常会有内部员工调动的情况，需要HR在中间做很多协调工作，还要进行相关的员工信息调动的工作，事情虽然简单，但真的挺繁琐。
而现在，2号企业版支持集团内部员工调动，HR只需要在电脑端动动手指，就能一键调动员工，员工所有档案信息秒转移，接收相关员工子公司的HR，也不用再重新录入调动员工信息，省去了很多麻烦事。
所以，各位小伙伴们，赶紧借助HR效率软件——2号人事部来提升工作效率吧~
2号人事部-企业效能顾问
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