发文培训都要走，做好协同少烦恼

作者丛晓萌更新于：2022-01-25 20:50 27360

内容来自 2022-01-26 打卡话题观看本期直播

我们是一家小公司，以前所有的制度、通知发布都是由人事部统一完成。然而最近财务部来了一位新总监，他喜欢直接将财务制度发布到公司群，可群消息太多员工不一定会认真关注。像最近财务部做了报销流程的改革，很多同事都不清楚导致报销不了，结果这些员工却来找我们部门麻烦，说我们HR没有起到通知作用。我想问问老师们，制度发布的管理流程要怎么做，是统一发布还是让部门自己发布呢？面对这一案例大家又有哪些想说的？

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摘要：本文第一部分找出了四个管理层面的问题；本文第二部分给到了前三个问题的解决方案；本文第三部分给到了协同方面的解决方案。

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一、找准问题之所在：

可能题主觉得由财务部发文是造成题主面临问题的主要原因，实则不然，通过题主的叙述我认为在整个过程中，反映出来以下几个管理层面的问题：

1、财务部的总监缺乏相关知识储备，对如何正确进行制度公示有误解，采取了不适合的公示方式。

2、公司内部没有《文件管理制度》——导致发文流程、发文主责部门不清，责任不明，才出现了这种“乱象”。如果有此制度，那财务的总监绝对不会如此行事。

3、所谓的“公示”之后，相关培训没有跟上，导致很多同事不知道财务部改革后的报销流程，而且甚至有人连财务部何时发的新制度都不知道，认为是题主所在人力行政部改了发文流程，把矛盾聚焦在了题主所在部门。

4、题主所在人力行政部和财务部门在发文前、中、后并没有做到应有的协同，哪怕是财务发文之后看到了，人力协同补位，也不会导致矛盾焦点在题主所在的人力行政部了。

那既然题主所在的人力行政部在此次事件中存在的问题我这边已经罗列清楚了，剩下的就简单了，对症下药即可。

二、发文培训都要走：

在本文的第二部分，我会针对第一部分发现的四个问题中前三个问题的解决方案提出解决方案。

根据《劳动合同法》第四条“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”

作为题主应该知道在现有的国家法律法规框架之下，企业的规章制度必须经过合法程序制定，并公示或告之劳动者，才具有法律效力，而财务总监显然并不具备相关知识储备，采用了不适合的发文方式——在公司群里发文，并埋下了风险。

哪些是符合法律规定且可以帮助公司留下相关证据的发文公示方式呢？以下发文公示方式供参考：

（1）召开员工大会公示或全体员工参加培训学习，并保留相应的有员工参会签到表、有员工签名的会议或培训记录；

（2）把公司规章制度装订成册，请员工入职时进行阅读学习，并在《***公司制度阅读签收表》上签字，声明已阅读了解及同意遵守。

（3）把公司规章制度印刷成小册子，分发到每位员工手中，并请员工确认阅读签收并承诺遵守相关制度。

（4）把公司规章制度作为《劳动合同》的附件，确认员工已阅读理解企业的规章制度，并承诺遵守。

那题主应该如何做才能杜绝类似事情发生呢？具体解决方案如下：

1、制定《文件管理制度》并在该制度里明确公司发文部门、发文部门责任与职能、发文的合规性审查规定、发文公示前的公司内部审批流程、发文公示流程；

2、对公司所有人员进行《文件管理制度》的培训，通过培训不仅让公司非人力资源的人力资源管理者对相关内容做到心中有数，而且普通员工也对公司内部谁是发文的责任部门、发文的公示流程做到熟悉、了解。

3、把财务相关制度按照新的《文件管理制度》进行规范：从内审、到公示再到公示之后的全员培训，可以给全员打个样。

三、做好协同少烦恼：

产生如此负面的影响——很大程度上源于第四个问题——题主所在人力行政部和财务部门在发文前、中、后并没有做到应有的协同，哪怕是财务发文之后看到了，人力协同补位，也不会导致矛盾焦点在题主所在的人力行政部。

其实有三个时机可以预防如此局面的发生：

1、财务总监入职时如果对公司相关制度进行培训，财务总监不会不顾既往的“规矩”胡乱行事；

2、财务总监把文件发到公司群的时候，公司人力行政部的主管领导就应该出面跟财务总监沟通，告知正确的发文公示流程；

3、财务制度更新之后，人力行政部并没有意识到本部门是全员培训协同者的角色，而放任事情不断发酵。

以上三个环节，不论哪个环节人力行政部门协同工作做到位了，事情也不会一发不可收拾到这种地步。

每个人都不是在真空中生活的，在职场中必有协同，本可以主动做管控的事情，为什么不主动去与当事部门主管领导沟通而放任事态恶化？

在本案例中，财务总监固然有问题，但是不应该是问题的主要责任者，其实更加多多反思的是人力行政部门。在今后的工作中应该如何做好部门协同、如何为公司降低相关风险、如何为兄弟部门提供专业咨询及服务都是题主所在的人力行政部门该思考的地方。

Tips：职场人士都不是活在真空里，本案例我既指出了问题也给到了解决方案，让人扼腕的是，作为专业的HR，贵司的人力行政部有三次改写结局的机会，但是都错过了，建议题主所在的人力行政部除了思考我给到的管理方面的解决方案之外，还要思考在今后的工作中应该如何做好部门协同、如何为公司降低相关风险、如何为兄弟部门提供专业咨询及服务。

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