摘要:每家优秀的公司都能根据自己公司的特点设计和采用一套符合自己的、高效的会议管理方式,比如日产会议方式,它就是一种既简单又高效的会议管理方式,值得我们很多企业学习。
在上周五(2022年2月25日)的打卡话题中,我和大家分享了对于会议的有关正确认识,只有了解一件事的基本逻辑和原因之后,我们才能更好地做好这件事,正所谓只有“知其所以然”,我们才能真正的“知其然”。那么这一次,我接着上周的话题,和大家接着分享怎么样才能通过高效的会议方式帮助我们提升会议价值,实现召开会议的预期目标。
高效的公司,在会议管理中都有很多共通之处,都能根据自己公司的特点设计和采用一套符合自己的、高效的会议管理方式。比如我们企业的“U型会议法”,它就是一种很好的会议管理方式。那么今天在这里,我给大家介绍一个经过多年实践被证实效果很不错的会议方式:日产会议方式(Nissan Meeting Way)。
很多人都听说过日产生产方式NPW(Nissan Production Way),日产在生产领域能确保没有一秒钟的浪费,但在十多年前的一次调查显示,60%以上的日产员工都说日产的会议要么低效,要么目的不清,或二者皆有,可见,即使是现在做得很好的企业,当年也曾经经历过很差劲的时候,所以,我们各位小伙伴也不要气馁,只要你的企业也能建立正确的认知,勇于变革,也是能取得很好的改善的。
正因为日产曾经的会议非常的低效,于是日产决定对会议方式进行变革,采用简单、清楚的结构化讨论,帮助大家从更短会议上获得更多的东西,就这样,日产研究并形成了日产会议方式,并一直运用至今。
日产会议方式的目标是:提升会议价值。它有5项准则:
1、减少纸张浪费
有的公司只要一开会,就会复印很多资料,但会后这些资料就没有用了,而且准备这些资料本身也要花费很多的精力,这是一笔巨大的浪费。其实完全可以借助投影仪等电子设备让大家聚焦会议内容,不用再浪费纸张。
2、减少出差
在IT技术不断进步的今天,人与人之间的信息沟通已经有了很多新的方式,如电话会议、网络会议、微信、QQ、移动OA等,借助电话、网络会议等方式不但节省了出差时间和差旅费,也使会议效率得到了提高。
3、一个议题一小时
生理学家认为,成年人脑力的最佳状态只能保持45分钟,人在生理上产生疲劳感的临界点是1小时,要不然怎么学生一节课45分钟,会下课休息一下,就是这个原因。所以在安排会议的时候,一般会议时间以一小时为宜,大型报告会也不应超过两个小时。
日产对这1小时(60分钟)的会议流程是这样安排的;
第一步:确认会议目标(5分钟)
在会议开始时即应确认会议目标、议程和时间计划。
第二步:讨论(45分钟)
每个人的发言控制在5分钟内,开门见山,直奔主题,抛开客套罗嗦,紧紧围绕主题,只讲中间“骨头”的东西。为了提高讨论效率,可以在会前制定大家共同遵守的会议纪律(Ground Rule)。
第三步:会上当场形成会议记要(5分钟)
花几分钟时间,总结并确认讨论的结果。
第四步:散会(5分钟)
为了不打乱下个时段的活动,在到时间前5分钟结束会议。
4、开场确认会议目标
要明白为什么开这个会,会议要达成什么目标。如果会议目标都说不清楚,那开会就是浪费大家的时间。
日产人开会有个值得我们学习的地方,他们在会议一开始,都会在白板上写出要讨论的几个议题和要决定的事项、目标,然后再开始讨论。
5、当场形成会议纪要
当场形成会议纪要(和我们很多企业表面化、形而上的会议纪要不同),也就是会议结论,结论应该具体到什么人,什么时间做什么事,谁去跟踪,等等(What, when, who……)
企业只要把上述这些准则融入到会议的前期策划中,就能保证这个会议的召开能够做到高效了。具体来说,就是做好以下这6项工作:
1)设定会议目标
明确会议目标、背景、要决定的事项。
2)制定会议议程
按照“1个议题1小时”的原则来制定详细的议程和时间分配。
3)确定参加者的角色定位和职责
确定会议主持人、提案人、决策人等,避免邀请不必要的人员参会。
4)会议成本
按照“会议总成本=每小时平均工资的3倍×2倍×开会人数×会议时间(小时)”来计算会议成本,控制会议人员和时间。
5)会议工具/方式
IT会议(账号、密码)等。
6)会议资料
会前需发给与会者了解的资料。
因此说,一个会议是否能成功,功夫一定要花在会前,会议策划得好,那结果一定差不到哪儿去,尤其对中国企业而言,“会前会,会后会”的作用尤为重要。
开会,是检验公司的最好标准,祝愿各位小伙伴都能找到一家尊重你、有格局的公司,开的每一次会议都有价值,即使暂时没有找到这样的企业,你也能利用你的能力,帮助你的企业变成这样的公司;也希望你尊重别人的时间,你发起的会议都是高效的、有价值的。
13楼 凤凰城
不打无准备之仗
12楼 妍涵
开会的都是领导,领导是企业里最得闲的一批人,而开会会显得他们很忙的样子。
11楼 离开过后
扪心自问,我们开会很少提前准备
10楼 欢欢喜喜13
不开没有结果的会议
9楼 我说我疯狂
谢谢分享~
8楼 静月光
不断学习
7楼 仰望摩天轮1234
会议常常是无效沟通,浪费的是大量的时间成本。
6楼 Lost7
打卡
5楼 惜熙
减少出差和开会有啥关系?不是沟通的新方式让出差开会更便捷吗?
4楼 一寸
开会的很重要,开好会更重要
2楼 大卡
LHYX胡许国老师——
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1楼 毅行
一个有价值的会议,在会前需要做许多的准备工作。