推荐如何筹划一场高效会议

作者 zerost 更新于：2022-04-27 16:24 7512

（4）问题是以决策者下一步所需的行动为重点，要符合决策者的主张。

下面的一些例子说明了什么才是真正的商业问题。

例子1：“大家都抱怨现行组织结构下各部门各管一摊、各自为政，整体运行效率比较低。”

请问，这是一个真正的商业问题吗？不是，这是事实陈述，它陈述了一个事实，那就是“各管一摊、各自为政、运行效率低”。

例子2：“我们应提高组织运行效率。”

这是一个真正的商业问题吗？不是，这是无可争议的努力方向，我们当然都应该提高组织效率。

例子3：“能否采用调整组织结构的方式提高组织运行效率？”

这是一个真正的商业问题吗？不是，这个问题太宽泛，不具备讨论基础。

例子4：我们采用以下哪种方式提高组织运行效率？是将现行直线职能制组织结构调整为事业部制？还是保持现行组织结构，同时优化授权及产供销衔接流程？如果调整为事业部，从哪几个方面进行调整？如果不调整，如何优化现有机制？

这是一个真正的商业问题吗？是的，因为这个问题符合“具体、有内容、可以采取行动以及体现决策者的主张”的特点，这才是一个我们可以界定的商业问题，成为我们设计议题的一个基础。

步骤2：分解问题（逻辑树，考虑解决问题的关键因素有哪些）

界定清楚问题之后，我们就需要对问题进行细化分解，确保所有问题都得到进一步的清晰明确。下面是一个分解议题的例子，具体如图3所示。

如何筹划一场高效会议

图3会议议题分解举例

步骤3：优先排序，去掉所有非关键问题（目前最需解决的问题是什么）

议题细化分解完成，要找出其中的重点，毕竟一次会议时间有限，不能所有的议题都讨论，也不能一次会议解决所有问题。因此，下一步就是对分解后的议题进行优先排序。优先排序可以参考以下原则进行。

（1）用判断力和洞察力决定各议题的重要程度。

（2）团队成员参与：团队成员共同参与往往能提供更多有益的判断和见解。

（3）分析时不要过分注重细节，在这一阶段，（-30%，30%）的准确度已经足够，甚至从总体上把握就可以，只需要进行简单迅速的计算。

（4）要有冒风险的准备，现在正在做的一切在未来都会有所调整。

下面是优先排序的例子，具体如图4所示。

如何筹划一场高效会议

图4会议议题筛选举例

会议议题确定后，要合理分配整体时间以及各子议题分时间，包括：1、会议整体时间长短的安排；各议题的讨论时间长短的安排；休息时间的安排。

3.选定参加者

一般来说，会议参与人员的选择要少而精，对会议参加者进行选择的条件如下。

（1）让具有决定权的人参加。

（2）即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加。

（3）让与会议主题有关的专家参加。

（4）让能够正确表达自己意见的人参加。

4.准备会议场地

会议场所是能够提高会议效率的重要因素之一。合适的会议场所不仅能提高成效、促进交流，而且可以使参加者感到愉快，提高会议效率。

准备会场包括场所选择和会场布置两个方面。

（1）会场场所选择有以下几个条件，包括：足够的会议场地空间；与会人员与会务组均方便的场所；良好的照明、通风、保暖（或送凉）设备；完善的会议设备，桌椅、白板、视听器材等；抗干扰。

（2）会场布置包括：会议桌椅安排；室内装饰（色调、标语或横幅、花草等）；会场设备调试；座次排列等。

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全部评论(8) 我参与的评论

4楼 kkdx12

感觉还没讲完就结束了呢

2017-12-20 11:17:07 回复赞(1)

zerost

@kkdx12：谢谢支持～

2017-12-20 11:31:14回复

3楼白小鑫

我认为高效的会议除了您说了这些，应该还要有会议中的记录人员，实时记录并及时反馈会议中的决策、工作安排等，也就是最后一个环节需要明确本次会议形成的各项安排；此外，会后的跟踪也是很必要的，所谓高效，不仅仅是效率，更是要效益。

2017-12-12 11:22:03 回复赞(1)

zerost

@白小鑫：谢谢关注，说得很好～，会前的准备、会中的控制和会后的跟进共同构成了一个高效会议

2017-12-12 11:30:12回复

2楼 anfulu

写的非常好，值得学习传播

2017-12-12 08:38:09 回复赞(1)

zerost

@anfulu：谢谢支持和鼓励~

2017-12-12 08:47:04回复

1楼 tradexy

2017-12-05 18:20:54 回复赞(1)

zerost

@tradexy：谢谢支持〜

2017-12-05 18:32:02回复

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