时间管理，是一个时间结构优化的过程

作者文瑾说职场更新于：2022-06-30 10:50 21817

内容来自 2022-07-01 打卡话题观看本期直播

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摘要：导语：我们常常说自己很忙，可也没做什么一天就过去了。前段时间换了一份工作，第一次部门周会就发现下属们至少有60%的时间都在做无效沟通，每个人汇报工作都在费力赘述自己做了哪些琐事，解释自己未能按时完成工作的理由也都是因为找不到谁确认、或者谁有疑问、因为谁出差了等等。

本文目的：

1、帮读者梳理时间的使用现状；

2、帮读者重新规划时间，并提供一些实操技巧。

正文：

时间管理，一直以来都是职场中热门话题。目前市场上相关文章，更多是从工具介绍与观点提炼两个角度来进行阐述。本文则更多是把时间当成朋友来看，从找到他、了解他以及帮助他三个层面分享我的一些思考与建议。

1、时间去哪儿了？

在提升时间使用有效性之前，我们有必要先了解自己每周的时间是怎样分布的。以下是一份通用的调研表，大家可根据自身情况进行填写，完成之后也许就会发现之前的生命有所缺失，也许不用阅读全文就已知道接下来的时间安排改如何改进。

每周时间分布调研表

上表中案例数据是我调研一个知名金融机构朋友的时间分布情况所填写的，很有代表性。首先，这位朋友加班非常多，且多疲于应对，集中在短期工作，部门领导缺乏中长期规划，使得整个部门的风格都在应对当下；其次，该朋友因为工作占用太多时间，陪伴家人、个人睡眠、学习及思考时间甚少，且缺乏运动；最后，不难发现在仅有的少量休息时间当中，该朋友把大部分时间都用于玩游戏、与朋友聚会、逛街等社交娱乐活动。

在我与这位朋友交流的这一年多的时间里，发现了以下特点：（1）出现感情危机；（2）身体亚健康；（3）很多个人的兴趣及规划无法实现；（4）工作难以突破、缺乏激情；（5）迷恋手机游戏等。

2、时间应该去哪儿？

调研表中“事项类型”与“事项明细”代表我认为时间应该去哪里。应用逻辑学中归纳法不难理解这样的总结，但我还是想给大家介绍另一种理解思路。

世界积极心理学之父塞利格曼在幸福2.0理论中指出，一个人要想获得“幸福”，就必须足够“PERMA”。这五个字母分别代表幸福人生的5个元素——积极情绪（Pleasure）、投入（Engagement）、人际关系（Relationships）、意义（Meaning）和成就（Accomplishment）。本人之所以觉得这个理论有参考价值，并非因为塞利格曼教授的知名度，更多还是因为该理论是通过严密的统计分析推理而来，相比于大部分经验总结更有说服力。

具体说明如下表：

时间管理，是一个时间结构优化的过程

沿用之前列举的知名金融机构友人案例，结合上表可知：该朋友有超过60%的时间用于投入、人际关系与积极情绪，而其中投入还可能因为沟通协调而影响质量，人际关系付出也仅限于同事与朋友层面，积极情绪也存在睡眠不足、运动缺乏等负面影响。幸福五大要素中意义与成就缺失非常明显，这势必会引发一系列问题，而这也是当今很多朋友面临的问题。

3、时间怎样才能去那？

在了解时间应该去哪里之后，按照PDCA原则进行具体落地，确保时间去到指定地方。

（1）全面计划

计划遵循SMART原则，S代表具体Specific，指计划要有具体指标，不能笼统，如招聘专员短期任务指标不是招聘情况，而是面试、需求沟通、offer确认等；M代表可度量Measurable，表示任务指标可量化或者行为化的，如招聘专员面试对应的评估维度有面试简历数、初试数、复试数及入职数等；A代表可实现Attainable，指标在付出努力的情况下可以实现，如招聘专员给自己设定每月招聘20人是不太可能实现的，一般的目标为5-10人之间常见；R代表相关性Relevant，任务指标是与工作的其它目标是相关联的，如招聘专员承担的责任更多是招聘的数量与质量，质量也仅限于试用期通过率，如果要求招聘专员对转正后员工表现负责，就违背了相关性原则；T代表有时限Time-bound，注重完成指标的特定期限，如招聘普通员工的周期一般为30天以内。

不仅如此，全面计划的任务指标还应包含调研表单中“事项明细”，以便覆盖幸福五大要素。这里再次强调关于中长期任务指标、学习与思考、运动以及陪伴家人是时常被我们忽视的必要任务。在我们的每周计划中，请务必考虑进来。

此外，要考虑我们在五大要素方面付出的时间分布比例。不同人以及同一人不同人生阶段，对幸福各大要素的需求程度不一样，且可自由支配的时间也有差异，因此各大要素的时间分配合理比例会存在差异。

（2）多元沟通、坚定执行、懂得借力

计划之后，便是坚定的执行。

如果自己实在忙不过来，要懂得借力，能够让别人帮助自己完成任务，也是一种成长必经之路。举个例子，我让下属建立一个100人的公司精英微信群，几周过去了我问下属进展，她表示因为目前公司没有微信群，因此逐一添加需耗费较长时间，她才添加了一半人员作为好友。听完后，我给了她一个建议，她手机里有部门其他4个同事的微信号，让部门同事每人负责添加20人公司精英好友并拉入群后再退出，那么最多3天就可以完成这个任务了。

此外，在执行过程中，80%以上的工作内容都是需要沟通协调的，对此我有一些个人经验。A、把常见问题，进行文字约定（制度或规则），降低沟通频率；B、将约定内容提前宣传到位，使得相关人员清楚操作细节；C、提升自己专业能力，有利于缩短“说服别人”的时间。比如我曾经以HRBP的身份加入一家公司，入职当天则被要求组织公司职级评定工作，后来我得知在我之前已经3任同事未待满1个月就离职了，我猜测主要原因是在组织评定的过程中，基本上被当成一个客服在使用了，每天绝大多数时间都用来在内部通讯软件上回答大家的关于提交资料、自评等相关问题。我当时根据入职3天被询问的问题，整理了一份简单明了且全面的培训与答疑资料，放在共享盘上，以便大家查阅。与此同时，我还给之后要组织评定的部门进行评定前期的培训与现场答疑。就这么一个小动作，就让我从繁琐的客服工作中彻底解脱出来了。

（3）定期复盘与调整计划

定期复盘也是日常实践中执行力度较弱的环节，我们不仅要有周详的计划，也需要不断去评估自己的计划完成情况，甚至可以借鉴绩效管理的4个关键环节中绩效应用要点，即将评估结果与奖惩结合起来。比如，我们可以设计每周完成80%以上的任务则可以睡一次懒觉；每月完成100%的任务则可以清空一次购物车；每周未完成80%以上的任务则接下来3个月不允许网购、不允许玩手游等等。

定期复盘还有一个重要的应用方向为调整计划。调整计划不是说我们的计划内容可以不遵循SMART原则，或可以放弃“事项明细”中部分内容。更多是根据我们当前执行实际情况，进行占比方面的调整。比如在我还是HRBP的时候，我工作时间占比约50%左右，其中短期占比35%左右，中期占比10%左右，长期占比5%左右，我陪伴家人、思考与学习的时间占比不足10%。但当我成为HRD之后，中长期工作、思考以及学习时间占比至少40%。

时间结构优化是一个长期过程，需要坚定的信念以及持续的努力。但只要坚持，总归会游刃有余，感受到曾经遗失的美好。

结语：

本文实为原创，出自27岁成为上市集团事业部HRD的段某某。如果觉得不错，记得推荐给你的朋友们。欢迎提问，说不定下期主题为你而写。

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