人力不是秘书部，相关制度待规范

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一、人力不是秘书部：

        一个公司由很多个部门来构成，正常情况下，这些部门相互之间的地位是平等的，不会出现“谁主谁仆”的现象，但是，这种现象恰恰让题主所在的人力资源部遇上了。

       不仅题主身为HR遇到了这种“ 不公平”待遇——前脚业务部门在员工关系方面各种“惹事”、后脚颐指气使地让公司人力资源部出面“收拾烂摊子”——我也听到了很多HR同行在吐槽自己所在公司的业务部门的"甩锅行为”。当然，今天的主题不是跟题主分享如何断了业务部门“甩锅”人力资源部“妄念”的念想的方法，扯远了，但是一想到各位HR兄弟姊妹的吐槽，我这真的是气就不打一处来。

         题主：“姐，您是要开大了吗？是要给我支招如何向业务部门开炮了吗？”

         我：“非也、非也，攘外必先安内——咱先捋一捋是谁给了业务部门‘甩锅’的机会。”

         别人先不说，先来说说题主你们公司的问题。为了行文方便，我以大家比较喜闻乐见的对话的形式来展现分析的逻辑。我文中拟定的题主的回答都是基于题干而来。

         我：“那些被开掉的员工工作给谁汇报？在什么部门工作？”

         题主：“我在题干里写得很清楚了——是一线部门的员工，主要在业务部门工作。”

         我：“哦！那既然是在业务部门工作，他们的工作表现是不是业务部门最清楚？”

         题主：“那必须是这样的，对于一线员工的表现我们也不清楚。”

         我：“那贵司HR在劝退的时候是不是很为难？”

         题主：“对的，我们会花费大量的时间去做很多的基础工作，还要小心在劝退过程中合规性的问题，总之，感觉在给业务部门收拾烂摊子——业务部门领导上嘴唇一碰下嘴唇，我们就得跟碎催一样去劝退。”

         我：“你们人力资源部不就成了业务部门的‘秘书部’了吗？你们想没想过原因在什么地方？是谁给了业务部门底气这样做？”

        题主：“我们也很憋气，但是百思不得其解所以才来求助。”

        我：“我说了你可别不爱听，别生气哈。”

        题主：“您是帮我们来解决问题的，我们怎么会生气呢？您说说问题究竟出在什么地方？说实话，我们也不想沦为业务部门的‘秘书部’，谁愿意天天干这种工作？！”

       我：“业务部门有恃无恐的底气恰恰是贵司人力资源部给的！”

       题主：“我们给他们底气？怎么可能？”

       我：“管理制度、流程上有漏洞可钻，该有的管理手段你们不上，正好没有明确规定在辞退过程中的分工、职责，人家反正也乐得清闲，不推给你们人力资源部干嘛呢？所以，在辞退员工这方面，贵司人力资源部就自然而然地沦为了业务部门的‘秘书部’。”

       题主：“该有的管理手段你们不上——您说的是？”

       我：“我说的是贵司的离职管理方面相关的制度规范是缺失的，必然导致了现在的‘乱相’。”

        题主：“您指的是公司制度里面类似的《离职管理制度》对吗？”

        我：“对的，即使贵司有相关制度，现在‘乱相’频仍，说明制度的拟定也是有‘漏洞’的。这个是需要贵司人力资源部去反思、总结和调整的。”

       题主：“一语惊醒梦中人，萌姐，我明白了。”

二、相关制度待规范：

         在本文的第一部分我以对话形式帮助题主找到了贵司辞退过程中人力资源部沦为业务部门“秘书部”的根本原因是在于目前处于制度真空或者是已经拟定的制度有不合理之处，所以在本文的第二部分，我会分享如何通过相关制度设计来规范离职管理流程的思路。

       第一，明确拟定《离职管理制度》的目的。

       在拟定本制度目的过程中，建议题主要把适合贵司管理现状的、可以涵盖的目的性纳入考虑，我给你几个方向供参考：

        1、拟定本制度的目的之一为规范公司员工的离职管理，明确离职各环节的操作流程及相关权限，确保公司和离职员工的正当权益；

        2、拟定本制度的目的之二是为了明确相关部门在员工离职管理中的权限、职责，以便维护公司、拟离职员工的正当权益，合理控制管理成本；

        3、拟定本制度的目的之三是为了避免或有的因离职流程管理不规范而引发的不必要的纠纷，确保公司、拟离职员工的合法权益。

        其中第二条，就是埋下了把业务部门引入彀中的“伏笔”——给业务部门担负起来应负责任的“机会”，可以展开叙述，比如业务部门在离职管理过程中的职责、人力资源部在离职管理过程中的职责，如何设定？那就仁者见仁智者见智了。总之，一个原则，就是不给贵司业务部门在离职管理过程中任何当“甩手掌柜”的可能性。

        第二，明确本制度的适用范围。

        建议题主不管是员工的主动离职、公司辞退还是不告而别等等各种员工离职行为都纳入本制度的管理范畴。

       《离职管理制度》不是为了劝退这件事而单独拟定的，而是要考虑到管理规范的普适性。

     在这里，可以给到不同离职行为以定义：比如辞职、辞退、协商一致解除劳动关系、自动离职等等。

      第三，规范离职办理程序。

       建议题主可以考虑根据辞职、辞退、协商一致等不同的辞职行为来对辞职程序进行规范（包括工作交接、相关结算行为的规范等）。

        在这里，我想要强调的一点是——关于辞退的离职办理程序可以参考如下方式来设计：符合公司制度规定的辞退条件的员工，由其所在部门负责人提出申请，公司分管领导同意，行政人力资源部审核同意，总经理最后确认同意，方可做辞退处理。辞退流程启动之后，由所在部门负责人与员工第一轮面谈，明确告知其部门意向，公司人力资源部可以做辅助支持，合法合规完成劳动关系解除。

     当然辞退的审批流程要根据贵司的实际管理流程来进行设计，我给出的仅供参考。

      第四、离职面谈规范。

      离职面谈我一般建议在员工办理离职手续到人力资源部这里签字的时候进行，这样做的好处是既不用另约时间，又安排得非常自然，当然，时间要提前预约好，尤其是辞退员工的离职面谈，时间、环境的选择都要用心。

       第五，其他事宜的规范。

       对于社保的结转、《离职证明》的开具等事宜进行明确规定。

        第六，对于制度的解释权归属的说明。

         在制度的最后可以说明制度实施的准确时间及解释权归属，我建议解释权归到贵司人力资源部。

        在解释权归属方面为什么我会如此建议呢？就是在制度执行过程中，给到人力资源部一个相对的自由度，尤其在业务部门对第一轮跟员工谈辞退或协商解除劳动关系的时候，在拟定过程中他们未必会提出质疑——因为积习难改，他们以为制度上就那么一写，实际操作中，HR还不是得听令于业部门。

        但是，他们想得有点“太美”了，制度公示通过实施之后，当人力资源部坚持要业务部门先谈第一轮，业务部门上门来讨要“讨要”说法的时候，HR就要使用解释权了：

        1、该员工隶属贵部门，他平常表现贵部最清楚，人际关系的远近，你们本部门的最明白，所以，贵部来谈第一轮是有先天优势的。

       2、第一轮由业务部门来谈也是为了维护公司利益。

       3、从功劳方面考虑——从情理角度谈残酷的离职，还可能谈成员工主动离职，那这种“业绩”我们HR可不敢跟业务部门争。

        以上几点都是我们当初设计这个制度的时候考虑的，现在制度已然实施，只能按照制度规定来执行。

         题主可能会问了，如果在制度拟定过程中，业务部门就向人力资源部就此点提出质疑来该怎么办？那更好办了，说辞跟解释权的说辞一样，还是那三点，最厉害的实际上是第二点，如果业务部门不接受这种安排——实际上就说明了业务部门根本没把“维护公司利益”当回事——业务部门敢较真，那就让他们也尝尝“人在家中坐，锅从天上来”的酸爽滋味。

        当然，制度拟定出来之后，人力资源部要向自己的顶头上司及大老板说明让业务部门谈第一轮的必要性及重要性，取得他们的认可和支持，这也是人力资源部跟业务部门或有“交锋”的底气。

        Tips：所有管理动作的畸变都有其背后的诱因，如果贵司人力资源部不想继续在员工离职管理过程中继续沦为业务部门的“秘书部”，那就要通过制度来对离职管理进行各种规范，堵住管理漏洞并降低管理风险，降低管理成本。希望本文对题主有所助益，内容仅供参考，祝题主一切顺利！