组织管理系列1-制度化管理

作者王泽强 2023-09-13 16:23 17898

内容来自 2023-09-15 打卡话题

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摘要：制度是企业管理很好的工具，运用得好就能为企业发展服务，如果运用不好，则为成为阻碍企业发展绊脚石，这是一把双刃剑。

随着企业不断发展壮大，以及内部管理走向正轨，需要通过制度化管理来实现。在企业初创期，人员较少，为方便工作，更多靠人的工作自觉性和主动性，老板一言堂管着几个人搓搓有余。但随着企业规模扩大，及人员和业务不断增加，企业迫切需要通过制度去管理人，这就需要建立一整套规范的管理制度。制度化是企业成长过程中绕不开的，也是必然要经历的一个阶段。企业建立制度的目的，是解决部门相互推诿、管理落后、工作效率低、员工责任心下降的问题，是协调员工之间、部门之间的工具。大到国家都有一个法律体系，全体公民都要遵守，而作为社会组织中重要组成部分的企业，也是需要通过制度来去规范员工的行为，小到家庭，也有家风家教来规范每个家庭成员。

没有规矩不成方圆，当员工行为没有任何约束的时候，往往内部管理是非常混乱的。因此，制度化管理在企业发展到一定阶段后，是要必须倚重的。而要推进企业制度化管理，需要从以下六个方面进行：

一、搭建企业制度整体框架体系。

企业要进行制度化管理，需要先搭建企业制度整体框架体系，而搭建企业制度整体框架体系，简单理解就是画一个房子的模型。在企业制度整体框架体系中，要包含企业财务管理制度、人力资源管理制度、业务管理制度、采购管理制度、安全管理制度、卫生管理制度、行政管理制度、物料管理制度、生产管理制度、质量管理制度、产品研发管理制度、客户服务管理制度、部门间协作管理制度、品牌营销管理制度、对外公关管理制度、物流管理制度等。企业财务管理制度，是由财务部负责制定的，包括资金管理制度、财务审计制度、固定资产管理制度、资金管理制度、报销管理制度、会计档案管理制度等。人力资源管理制度，是由人力资源部制定的，包括薪酬管理制度、绩效管理制度、员工行为规范及行为准则、考勤管理制度、员工离职管理制度、员工入职管理制度、员工手册、招聘管理制度、劳动合同管理制度、培训管理制度、员工福利管理制度、人员晋升管理制度等。业务管理制度是由业务部门制定的，包括业务合同管理制度、产品定价管理制度、经销商管理制度、业务调研管理制度、业务员管理制度、业务流程规范等。其实，不难发现，很多企业制度，都是由所在部门来制定的，然后成为企业层面的制度。

二、考虑制度的可操作性和执行性。

企业制度要能落地执行，必须考虑可操作性和执行性，因为这样实施起来才能更加顺利，也容易被员工所接受。企业在推进制度化管理过程中，需要考虑企业实际情况，有些制度如果不具备条件实施，可以暂缓，到条件成熟后在推行。当条件不成熟情况下，就说该制度不具备实施条件，如果硬要实施，只会适得其反。此外，为了保障制度的可操作性和执行性，除了有制度是远远不够的，还需要有实施的细则，一方面可以让制度更好推进，另一方面也让员工知道这个制度是如何实施的，分哪些流程，需要那些人配合。在制定制度之前，需要征求员工的意见和建议，这样一方面有利于完善制度，另一方面员工的参与，也让能制度被员工所接受。

三、制度制定程序合法合规。

制度要具有合法性，要做到三点：一是制定主体合法。制度制定一定主体一定是企业，部门可以起草制度，制度要以企业的名义来制定。二是制度的内容要合法。制度的内容不能违反国家的相关制度，不能有歧视性、强迫性内容，比如要求员工无偿加班、招聘要求已婚等，即便企业把这些内容写入企业制度中，也是属于无效的。三是制定程序合法。制度在起草后，先开会征求员工的意见和建议，经过全体员工大会讨论，或者制度草案经过公示，向员工征求意见，通过搜集员工建议和意见然后做修改完善。经完善后，再举行全体员工大会投票表决通过。表决过程，有投票记录、拍照图片、签到记录，制度最尾页留空白处让参加这次全体员工大会的员工签字，这是经过合规程序。经过投票表决后，制度在企业公示栏进行公示，并盖上企业公章和工会章，制度在公示后要拍照留底，并通过制度培训，有员工培训签到记录。制度经过公示后，原件企业留底，复印一份报给企业所在地劳动监察部门备案。

四、制度执行过程做到“三公”。

所谓“三公”，就是公开、公平、公正，这是制度执行的原则。古语有云“王子犯法，与庶民同罪”，说的是在制度面前大家都是平等，不因人的职务、身份的不同而有差别对待。在处理过程中，要进行公开透明的处理，而不是私下处理，否则制度就成了摆设。企业制度在执行过程中，要以事实为依据，讲求证据，企业在处理触犯企业制度的员工，要根据证据和事实进行处理，并让员工在处理决定书上签字。在“三公”原则下，企业制度的权威性就得到彰显，员工也无话可说，而且是对事不对人，就事论事。

五、制度要做到奖罚分明，不以惩罚为主。

一个制度只知道要求员工如何做，做得好的没有奖励，没做到位的就知道罚款，这样的制度一定是会受到员工抵触的。所以，奖罚要分明，做得好的要奖励，做得不到位的要适当处罚。但处罚的前提是，先进行警示、所谓事不过三，也就是给员工两次机会，第一次触犯，算是初犯，可以进行警告不做处理决定，也是为了起到警示作用，第二次那就是全公司通报批评了并记过，第三次则是制度处罚了，人力资源部会找员工谈话。企业在推行制度过程中，可以专门设一个专项资金，有处罚的，就放到这个专项资金里面去，有奖励的从这个专项资金里面出，这样一来，企业就可以减少制度执行的成本。对于做得不到位的，触犯制度的，经过两次机会后，有处罚的要进行公示，让大家知道，一方面让大家引以为戒，另一方面也是让员工进行监督。而有奖励的，则可以举行员工奖励大会，并做奖励公示，对做得好的进行奖励，让大家有样学样，见贤思齐。

六、制度要适时更新。

随着时间的推移，很多旧制度会过时，无法执行下去。这时候，企业就需要对制度进行适时更新，按当前的实际情况进行修改和补充，从而让制度能够与时俱进，能够符合企业发展和环境变的需要。为此，企业可以考虑给制度做编号，比如“XY-A001-2020-1.0”,XY是公司的英文字母缩写，也就是公司制度的统一识别号，A就是企业制度整体框架体系的代表符合，企业财务管理制度是A，人力资源管理制度是B，001是企业财务管理制度中的第一个制度，后面在建立财务制度的其他制度就编号002，2020很好理解就是生效时间，1.0就是这个制度的版本，后面有修改和完善就是2.0版本。

企业制度化管理，有助于提高企业的管理效率和决策能力，提高企业的内部执行力，培育良好的工作环境，促进企业的发展。真正的制度化管理，不是写在墙上的文字，也不是存在档案室里的白纸黑字，而是贯穿到员工的日常工作和行为中，在潜移默化中成为员工的行为准则，规范了企业生产和经营活动，保证企业生产和经营活动正常有序进行。所以，当新员工一入职，需要做企业制度方面的学习和培训，让其了解和掌握企业制度中明确员工该做什么，不该做什么，从而才能做到令行禁止。

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