《沟通力！拼职场，别输在不会汇报工作上》读书笔记

DAY  1

作为HR小白，在没有太多经验的基础上，多多读读专业书籍。

在职场中，可能很多人经常会有这样的疑问：
为什么能力比我平庸的人反而得到了提升？
为什么在遇到难题时，领导会寻求同事们的意见，而没有询问过我？
为什么有了好的机会，领导总是推荐给同事？
为什么领导总是看不到我认真做的事情？

员工在职场上的成功主要包括专业表现、个人形象和能见度三大要素。

汇报在本质上来说，其实是下属和上级交流沟通的工具。上级从汇报中了解下属，了解工作状况，下属也可以通过汇报了解领导的意图，聆听领导的教诲，改进工作，提升自我。作为下属来讲，懂得汇报的重要性并掌握有效汇报的方法，就意味着在职场上少走弯路。

主动汇报工作，提高职场“能见度”就介绍到这里。汇报工作是员工的义务，也是工作的日常，希望通过本节内容的学习，大家可以在工作中有问题及时提出，有成果及时汇报，通过工作汇报这一方式，达到与领导的良好互动，提高自己在职场中的“能见度”。

Day  2

公司内的机制从功能上来看，可以分成三类：
第一类是激励机制，目的是调动活动主体的积极性；
第二类是制约机制，目的是保证活动有序、规范；
第三类是保障机制，目的是为活动提供物质和精神条件。

有效的工作汇报机制对汇报的内容有着明确的要求，一般包含五个方面的内容，分别是进度、需求、业绩、困难问题和建议规划。

有效的工作汇报机制还需要遵循以下五个规则，分别是讲究逻辑层次、明确目的、抓住汇报重点、注重结果和表达清晰。

DAY3

提高自己的书面表达能力

• 输入决定输出。输入主要包括读和见。
  第二，输出刺激输入。

第三、乐于思考。

第四，正确使用不同的文体。
常见三种文体
一是依靠隶属关系确定适用文体。
“请示”和“函”都有请求批准的功能，但要根据行文方向，选择相应的文体。
二是依靠公文的具体事由确定适用文体。
报告与请示两种文件，区别有以下三点：
第一，从性质上看，报告是陈述性公文，是阅件；请示是请求性公文，是批件、办件。
第二，从内容上看，报告是汇报工作、反映情况、提出建议和答复上级问用的，不能写请示事项；请示重在请求，要写清请示事项，要求上级批复。
第三，从时限上看，报告是事后说明，请求是事前陈文，

第五，善于修改。
修改的方向主要包括以下四点：
一是，斟酌主题，看主题是否恰当、突出和深刻；
二是，研究文章结构，看是否前后衔接得体，整体是否协调，层次是否清楚，段落是否分明。
三是检查素材，看看素材是否真实、新颖、生动，是否是对主题的得体说明；
四是推敲文字，看里面用到的文字、标点、句子是否恰当。

DAY4 

04·KPT模板与图表

• KPT模板是来源于日本的一种工作记录方法，
  • 主要由三个部分组成，分别是Keep、Problem和Try。
    • Keep指当前正在做的事务，Problem指今日所遇到的问题，Try指明天要准备尝试的解决方案。
  • 图表的类型和使用场合
    • 数据类图表包括：表格、饼形图、条形图、柱形图、线形图和散点图。
    • 非数据类图表主要包括：组织架构图、地图、甘特图、流程图、概念图和矩阵图。
  • 数据类图表的设计要遵循三个步骤
    • 第一种，成分
    • 第二种，排序
    • 第三种，时间序列
    • 第四种，频率分布
    • 第五种，关联性
  • 有针对性地选择图表类型
    • 饼形图可以用来表示成分； 条形图可以用来表示排序和关联性； 线形图和柱形图可以用来表示时间序列、频率分布； 散点图可以用来表示关联性
    • 图形主要包括信息标题、图表标题、脚注、标签和资料来源等内容
      • 信息标题陈述了对所列数据的理解； 图表标题是对图表主题的介绍； 脚注是对图表中某一元素的评述； 标签是对图表内容的评述； 资料来源一般作为参考，让数据更可信。
      • 

DAY5  金字塔结构，让汇报层次更分明

金字塔结构的基本原则：结论先行、以上统下、归类分组、逻辑递进。也就是说，要先重要后次要，先总结后具体，先框架后细节，先结论后原因，先结果后过程，先论点后论据。
首先来看结论先行。结论先行是指整个汇报应该只支持一个观点，这个观点就是所谓的结论，它可以概括以下各级观点。这个观点要放在汇报的最前面，是金字塔的塔顶。
以上统下是指无论有多少级观点，每一级的观点都应该是对下一级观点的总结概括，
分类归组，是指每一级的观点应该属于同一个范畴，同一个维度。
逻辑递进，指每一级中的观点应该按照一定的逻辑顺序组织。金字塔结构组织思想主要有两种逻辑基础，分别是：演绎和归纳。

DAY 6

用“电梯游说”实现高效汇报

什么是电梯游说呢？电梯游说，又被称为麦肯锡30秒电梯理论、电梯法则。

电梯游说要达到以下三个条件，才可能达到预期的效果。
第一，要语出惊人。
开头一定要吸引人，俗话说"良好的开端是成功的一半"，一言既出，要让领导产生精神为之一振、非常想听下去的感觉。
第二，要短小精悍。
与领导沟通一定要抓住根本，要直达主题、提纲挈领、化繁为简。切莫要说得天花乱坠，脱离主题，那样只会让领导反感，难以收到成效。
第三，要提炼观点。
说的内容要足够精练，归纳出清晰的观点，争取做到一语点题，清晰明了。
电梯游说有个PREP结构模板，在汇报工作时可以按照这个结构组织语言。
PREP是四个英文单词的首字母，分别是Position（观点）、Reason（理由）、Evidence（证据）、Position（观点）。
第一个Position是指观点，即一句话解释你想得到什么，能给对方带来什么；
Reason是指理由，即简短解释你的观点对公司为什么很重要；
Evidence是指证据，就是要说出能够支持自己观点的例子或证据；
第二个Position也是观点的意思，指重申自己的请求。
在进行电梯游说时，要在一开始就列出信息中的关键元素，并进行高度提炼与总结，然后给对方一个十分清晰且无法拒绝的理由，用数据支持自己的观点，最后将对方的注意力集中在价值和收益上。

Day7因人而异，汇报方式要跟着领导的性格走

领导的性格大致划分为外向和内向两大类。

外向型领导往往属于"听众型"，他们反应很快，思维敏捷，喜欢与下属对话，通过这种方式来获取自己想了解的信息，而且能够通过下属的情绪知晓下属的意图。

首先，要一语中的，直奔主题。
这类领导不喜欢下属拐弯抹角，所以当我们在向他们进行口头汇报时，要做到开门见山、直奔主题。尽量做到一语中的，快速地把事情的整个脉络交代清楚。
第二，要做到内容客观，实事求是。
诚信是职业素养中非常重要的一点，所以在向领导汇报工作时要实事求是，评估工作要恰如其分，认真对待工作中的问题，仔细思考该如何解决这些问题，一定不能隐瞒不报。
第三个建议，汇报的语言要准确。
在汇报工作时要避免使用如"大概""也许""可能""估计"等不确定的词语。

第四，轻重缓急要有侧重。
工作汇报应该先讲最重要的事情，先把结论说出来，后面再补充论据。最好不要事无巨细，什么都说。如果把汇报当成流水账来记，既没有汇报主线，也没有汇报的层次，只是简单堆砌、罗列掌握的情况，那么领导无法领会你要表达的意思。
第五个建议是，对领导可能提出的问题做好准备。
既然是口头汇报，领导很有可能对你汇报内容的某个点很感兴趣，会在这一点上详细询问，听取我们的意见。

一般来说，内向型领导喜欢从书面材料中，从厚厚的报告中获取信息，光给他们进行口头汇报是不够的。

第一点，要注意语言表达。
工作汇报除了展现自己的清晰思路和表达能力外，还要展现自己的职业化程度。因此，我们一定要注意措辞和语言，在写完汇报材料后通读几遍，精益求精，咬文嚼字，不要出现错别字或者病句。
第二点，准备好补充材料。
汇报不仅要突出主体内容，还可以添加附件或者补充材料，可以附在主体内容之后，领导觉得需要时即可翻阅。另外，还要对汇报材料进行分析，提出自己的看法与建议，以供领导参考。
第三点，看情况变动处理。
虽然内向型领导喜欢书面汇报，但并不是说只有书面汇报就能万事大吉。作为下属来说，我们一定要灵活处理，该口头汇报时还是要进行口头汇报。

DAY 8 化解负面情绪，拿出建设性方案

要意识到一点:你与公司的利益是一体的

应该树立这样一种思想：领导把任务交给我，是对我的一种信任，是给我的一次锻炼机会。

【1】解被领导批评所带来的负面情绪的几个建议：

第一个建议，有意识地转移注意焦点。
工作中遇到批评，让你产生了消极苦闷的情绪，在下班之后就尽量不要再想这些事情，将注意力转移到感兴趣的活动或者话题中去。
第二个建议，进行自我情绪控制。人不仅要有感情，还要有理智，当陷入消极情绪难以自拔时，应当有意识地利用理智去控制。

第三个建议是，合理发泄情绪。
负面情绪需要在合适的场合、采取合适的方式发泄出来，而不是一直控制与压抑。

【2】重新获得领导的认可，拿出建设性方案，我们可以从以下两个方面进行：
第一个方面，分析工作失误的原因。
犯错以后，要在自己身上找原因，最好以书面形式记录下来，这个分析过程，实际上也是一个复盘的过程。可以按照以下四个步骤来进行：
第一步，回顾目标。
回顾当时的工作目标是什么，结果是什么，导致失误的事件是什么。
第二步，评估结果。
与原目标相比，工作的失误体现在哪一方面，时间、进度还是质量上？
第三步，分析原因。
导致失误的原因，主观因素上有哪些？可以通过自身能力、素质、技能三个方面进行分析。
客观因素有哪些？可以从外部资源支持、环境、突发事件等方面进行分析。
第四步，总结规律。
针对前面的不足和失败原因总结改进措施，列出导致失误的方法或项目，暂停或结束，好的经验也要记录下来，提炼出规律用于今后的工作。
以上四个步骤，有利于我们搞清楚导致工作失误的真正原因。
第二个方面，采取行动来补救。
在对工作失误原因分析的基础上，修正工作方案，有效执行，以实际行动来补救工作失误。