《沟通力！拼职场别输在不会汇报工作上》

【Day1】主动汇报工作，提高职场能见度

不被看见，得不到提升等问题并不是取决于你的能力大小，而是"能见度"。那么作为员工，为了不被埋没，到底该怎样提高自己的"能见度"呢？答案就是主动汇报工作，而且要合时宜地汇报工作。员工在职场上的成功主要包括专业表现、个人形象和能见度三大要素。

必须要向领导汇报工作的情况：

第一种情况是，做好工作计划时。下属在做好工作计划后，一定要向上级汇报一下。领导有权了解计划的内容，并对此提出合理的意见。再者，上级领导有着更整体性的思维，善于审时度势，从大局出发，如果计划有问题，当时提出来，可以避免以后的方向性错误。

第二种情况是，工作进行到一定程度时。领导并不是一直监督下属的工作，但是领导又必须对下属的工作状态有足够的了解，不然无法对下属的工作表示帮助或者支持，也不能在下属工作遇到问题是采取补救措施来挽救局面，所以，在工作进行时也要向领导汇报工作。

第三种情况是，工作出现意外时。在工作出现意外时，一定不要硬扛着，最好马上给领导汇报，寻求领导的支持和帮助。这样做并不是说你没有完成好领导交代的工作，而是避免了公司遭受更大的损失。

第四种情况是，工作出错时。工作出错时一定不能因为害怕被批评而刻意隐瞒，工作出错，越早汇报，损失就越小。知错就改，勇于承担责任，领导通常会给你改正的机会。

第五种情况是，需要作超出权限的决策时。一定要记住，凡是超出自己权限的事情，一定要向领导汇报，这不仅是对领导的尊重，也可以避免自己因为经验不足做出错误的决策。

第六种情况是，完成工作时。工作结束后，下属要将工作的整体情况向领导汇报，向领导展示工作成果的时候，说明工作过程中的得与失，让领导对你的工作提出意见。

第一，输入决定输出。输入主要包括读和见。
读的方式很多，经典书籍，优质媒体都可以是我们补充知识的来源。读就相当于打地基，需要一个日积月累的过程，短期内不会出现特别明显的效果，但是随着时间的积累，底子也会越来越厚。
见，就是在读的基础上扩展，与人直接交流、见识各种类别的书面写作形式等都可以增长见识，而这些见识也会在头脑中形成一个可以随时取用的资料库。
第二，输出刺激输入。不断地输出也会刺激自己进行信息输入。
想要以输出刺激输入，不妨从整理会议记录、情况反映做起，做到勤写、多写且长期坚持下去。
可以先从通知、大事记、会议记录等相对内容单一、结构简单、篇幅短小的文体开始写起，逐步向工作意见、工作规划、工作汇报、工作总结等相对复杂的文体拓展；
也可以先从办法、规定、条例等相对来说规范性较强、模式化程度高的文体写起，逐步向调查报告、经验材料等非规范化、非模式化的文体拓展；
还可以从自己熟悉的领域写起，逐步向其他领域拓展。
从易到难，从简单到复杂逐步进行，就会逐渐增强写作自信心。
第三，乐于思考。只有对内容经过精心思考，再动笔写作，才能写出结构严道，逻辑性、条理性强的文章。
在公文写作前，谋篇布局是思路的重要表现形式。提高谋篇布局的能力，关键是要认真锻炼思路，加强思维活动的逻辑性、条理性的训练。列提纲和打腹稿是有效锻炼写作思路的好方法。
按提纲，一定要在掌握写作意图的基础上进行。
提纲列得越细致越好，不只要列大题目，还要列小题目，每个小题目里各写几层意思，哪一层意思放在哪一个题目中也要考虑清楚。
比较简短的公文，可以不列提纲，但一定要打好腹稿。打腹稿虽然不一定形成文字，但对文稿的谋篇布局要想明白，这也要求在平时就多思考，多积累。一般来说，打腹稿所花费的时间往往比写作更多。
第四，正确使用不同的文体。
在工作中，我们要按照不同公文的体例要求来撰写内容，这样更有利于有效阅读。一般工作汇报中常见的有请示、汇报、函这三种文体。

【Day4】KPT模板与图表，让汇报更有效

KPT模板是来源于日本的一种工作记录方法，主要由三个部分组成，分别是Keep、Problem和Try。
Keep指当前正在做的事务，Problem指今日所遇到的问题，Try指明天要准备尝试的解决方案。
这三个部分就可以组成一份非常简单明了的工作汇报，既能很好地体现你的工作状态，还能层次分明地向领导传递工作中遇到的困难，解决方案还能体现出你的工作能力。
除了KPT以外，还有一种根据KPT演化出来的汇报方法——KPTP，是在KPT的基础上增加了一项Plan（计划），按照KPTP写出来的工作汇报就包括今天做了哪些事，遇到了哪些问题，准备尝试的方法，所以明天的计划有哪些。

想要使汇报材料更具说服力，还可以使用图表来辅助说明。
繁杂的文字资料很容易让人感到疲劳，而图表则言简意赅。在各个公司，无论是公司的架构关系，还是未来的发展前景，亦或是营销、调研、财务、企划、咨询等商业活动，图表都是简洁、准确而高效地表达着信息。
那么，如何形象直观地使用图表阐述想要表达的内容呢？有两个建议：
一是图表制作要遵循“简单至上”原则。简单有效、一目了然，演示清晰的图表就已经能够提高汇报的效率，不必做得过于绚丽和复杂；
二是图表不宜过多。尽管图表能为汇报带来便利，但是心理学研究表明，汇报中使用3~5个图表可以吸引受众100%的注意力，但若连续使用20个图表，受众则不会记住任何一个图表内容。

想要恰当地运用图表，我们需要了解图表的类型和使用场合。
首先来看图表的类型。图表主要可以分为数据和非数据两类。
数据类图表包括：表格、饼形图、条形图、柱形图、线形图和散点图。
非数据类图表主要包括：组织架构图、地图、甘特图、流程图、概念图和矩阵图。
数据类图表的设计要遵循三个步骤：
首先是确定要表达的信息，接着要确定比较的类型，最后根据前两步的结论来选择图表类型。
确定要表达的信息很好理解，很多人可能不知道比较类型是什么。比较类型主要有以下几种：
第一种，成分。指各部分内容所占百分比的大小，比如，3月份，甲产品销售总量占比为60%；
第二种，排序。指的是不同元素之间并列、高于或者低于的相互关系，如，3月份甲产品的销售总额超过乙产品；
第三种，时间序列。指一段时间内某个要素的变化趋势，如，甲产品的销售额在3月份以后呈上升态势；
第四种，频率分布。指在渐进数列中的数量分布，例如，3月份，公司多数产品销售价格集中在1000~2000元；
第五种，关联性。指的是两种变量之间的关联程度，比如，3月份的销售业绩表明，销量与销售人员经验的多少有密切联系。
在掌握比较类型之后，我们就可以有针对性地选择图表类型了：
饼形图可以用来表示成分；
条形图可以用来表示排序和关联性；
线形图和柱形图可以用来表示时间序列、频率分布；
散点图可以用来表示关联性，等等。
一份合格的图形主要包括信息标题、图表标题、脚注、标签和资料来源等内容。
信息标题陈述了对所列数据的理解；
图表标题是对图表主题的介绍；
脚注是对图表中某一元素的评述；
标签是对图表内容的评述；
资料来源一般作为参考，让数据更可信。
图表在商业沟通中扮演着十分重要的角色，能够清晰直观地传达目标信息，提高沟通效率。
善于KPT模板与图表，让汇报更有效就分享到这里。KPT的文字汇报方式架构清楚，图表信息清晰易懂，职场人士如果能够熟练使用KPT模板的汇报方法，准确恰当地利用图表来传递信息，就会使自己的工作汇报更加简洁有力。

【Day5】金字塔结构，让汇报层次更分明

金字塔结构的基本原则是：结论先行、以上统下、归类分组、逻辑递进。也就是说，要先重要后次要，先总结后具体，先框架后细节，先结论后原因，先结果后过程，先论点后论据。
首先来看结论先行。结论先行是指整个汇报应该只支持一个观点，这个观点就是所谓的结论，它可以概括以下各级观点。这个观点要放在汇报的最前面，是金字塔的塔顶。
以上统下是指无论有多少级观点，每一级的观点都应该是对下一级观点的总结概括，
分类归组，是指每一级的观点应该属于同一个范畴，同一个维度。
逻辑递进，指每一级中的观点应该按照一定的逻辑顺序组织。金字塔结构组织思想主要有两种逻辑基础，分别是：演绎和归纳。

如何落实这些原则，以达到熟练运用金字塔结构进行工作汇报的目的呢？
可以通过以下步骤来进行：
首先，确定范围。先明确当下讨论的问题是什么，想要达到的目的是什么。
然后，寻找切入点。切入点就是分类依据，也就是各种事务的共同属性，比如是按照颜色或者按照时间等等，如果找不到分类切入点，可以试试二分法，将问题分为A和非A两种。
第三步，要考虑是不是分得足够细，分得越细，就更接近你想要达到的目的；
第四步，确认有没有重复或者遗漏。分完类之后重新检视以便，看看有没有明显遗漏或者重复。现实情况下可能出现这样的情况，那就是有几项不属于前面分出的几类，但又比较重要，这时就可以增加一个类别——其他。

【Day6】用“电梯游说”实现高效汇报

在向领导汇报工作时，时间是一个很敏感的因素。我们要将汇报的时间尽可能缩短，在最短的时间内说出核心的信息，这样才是一个高效的工作汇报过程。

电梯游说，又被称为麦肯锡30秒电梯理论、电梯法则。

在最短的时间内把结果表达清楚，凡事都要直奔主题、直奔结果。

电梯游说需要我们能够随时随地把结果或者重要内容口头表述出来，还要能够吸起对方的注意和共鸣。这种能力需要不断地练习和提前准备，而且要对正在做或将要做的事情有足够的了解和绝对的自信。

电梯游说要达到以下三个条件，才可能达到预期的效果。
第一，要语出惊人。
开头一定要吸引人，俗话说"良好的开端是成功的一半"，一言既出，要让领导产生精神为之一振、非常想听下去的感觉。
第二，要短小精悍。
与领导沟通一定要抓住根本，要直达主题、提纲挈领、化繁为简。切莫要说得天花乱坠，脱离主题，那样只会让领导反感，难以收到成效。
第三，要提炼观点。
说的内容要足够精练，归纳出清晰的观点，争取做到一语点题，清晰明了。
电梯游说有个PREP结构模板，在汇报工作时可以按照这个结构组织语言。
PREP是四个英文单词的首字母，分别是Position（观点）、Reason（理由）、Evidence（证据）、Position（观点）。
第一个Position是指观点，即一句话解释你想得到什么，能给对方带来什么；
Reason是指理由，即简短解释你的观点对公司为什么很重要；
Evidence是指证据，就是要说出能够支持自己观点的例子或证据；
第二个Position也是观点的意思，指重申自己的请求。
在进行电梯游说时，要在一开始就列出信息中的关键元素，并进行高度提炼与总结，然后给对方一个十分清晰且无法拒绝的理由，用数据支持自己的观点，最后将对方的注意力集中在价值和收益上。

【Day7】因人而异，汇报方式要跟着领导的性格走

外向型领导往往属于"听众型"，他们反应很快，思维敏捷，喜欢与下属对话，通过这种方式来获取自己想了解的信息，而且能够通过下属的情绪知晓下属的意图。
对于这类领导，下属要经常向其口头汇报。口头汇报能够直接、方便地反馈信息，但在汇报时要注意沟通的方式，给大家五点建议：
首先，要一语中的，直奔主题。
这类领导不喜欢下属拐弯抹角，所以当我们在向他们进行口头汇报时，要做到开门见山、直奔主题。尽量做到一语中的，快速地把事情的整个脉络交代清楚。
第二，要做到内容客观，实事求是。
诚信是职业素养中非常重要的一点，所以在向领导汇报工作时要实事求是，评估工作要恰如其分，认真对待工作中的问题，仔细思考该如何解决这些问题，一定不能隐瞒不报。
第三个建议，汇报的语言要准确。
在汇报工作时要避免使用如"大概""也许""可能""估计"等不确定的词语。举个例子，如果领导问我们何时可以完成任务，以下两种回答哪一个更恰当呢？
第一种回答：明天吧，应该可以完成。
第二种回答：明天中午12点之前一定完成。
很显然，第二种回答方式更符合领导的期待，而第一种回答可能会让领导误以为我们是在以一种不负责的态度对待工作。
第四，轻重缓急要有侧重。
工作汇报应该先讲最重要的事情，先把结论说出来，后面再补充论据。最好不要事无巨细，什么都说。如果把汇报当成流水账来记，既没有汇报主线，也没有汇报的层次，只是简单堆砌、罗列掌握的情况，那么领导无法领会你要表达的意思。
第五个建议是，对领导可能提出的问题做好准备。
既然是口头汇报，领导很有可能对你汇报内容的某个点很感兴趣，会在这一点上详细询问，听取我们的意见。如果这时我们支支吾吾，说不出重点，那么领导的心情可想而知。因此，在汇报之前我们把领导可能会问的问题都做好准备，只要领导一问，马上给其一个准确的回答。

内向型领导喜欢从书面材料中，从厚厚的报告中获取信息，光给他们进行口头汇报是不够的。面对内向型的领导侃侃而谈不一定会让他满意，因为他只能在读过书面材料之后才能"听"得进去。
在向内向型领导汇报工作时，要注意以下几点。
第一点，要注意语言表达。
工作汇报除了展现自己的清晰思路和表达能力外，还要展现自己的职业化程度。因此，我们一定要注意措辞和语言，在写完汇报材料后通读几遍，精益求精，咬文嚼字，不要出现错别字或者病句。不然，即使汇报材料写得再好，也显得我们没有十分用心。如果我们的书面表达能力很出众，在读者型领导面前会提升其对我们的印象。
第二点，准备好补充材料。
汇报不仅要突出主体内容，还可以添加附件或者补充材料，可以附在主体内容之后，领导觉得需要时即可翻阅。另外，还要对汇报材料进行分析，提出自己的看法与建议，以供领导参考。
第三点，看情况变动处理。
虽然内向型领导喜欢书面汇报，但并不是说只有书面汇报就能万事大吉。作为下属来说，我们一定要灵活处理，该口头汇报时还是要进行口头汇报。

不管是外向型领导还是内向型领导，向他们汇报时都要积极主动，实事求是，提前做好准备，再根据他们的实际情况进行有针对性的调整，就能有效提高汇报效率。

【Day8】化解负面情绪，拿出建设性方案

消解被领导批评所带来的负面情绪：
第一个建议，有意识地转移注意焦点。
工作中遇到批评，让你产生了消极苦闷的情绪，在下班之后就尽量不要再想这些事情，将注意力转移到感兴趣的活动或者话题中去。
第二个建议，进行自我情绪控制。人不仅要有感情，还要有理智，当陷入消极情绪难以自拔时，应当有意识地利用理智去控制。可以通过自我暗示、心理换位和升华转化这三种方式来控制自己的情绪。
自我暗示是指当在遇到领导批评时，要在心里暗暗提醒自己，沉住气，别埋怨，领导批评自己是为了工作，而不是针对自己。这样情绪会慢慢冷静下来，从而遏制冲动避免不良情绪带来的不良后果。
心理换位也就是我们常说的“将心比心”，通过心理换位，站在领导的角度，就可以体会到他的思想和情绪 ，也许你就明白了，领导对你的批评一方面是恨铁不成钢，另一方面只是因为工作职责，在下属工作出现问题是，必须提出意见，这样想，你的心理就会平衡下来。
升华转换，是指将思想中的不良情绪转化为积极的行为。比如，在遭受领导批评后，可以在接下来的工作中发奋努力，修正错误。你要明白，与其在埋怨和生闷气，不如把精力放在改善工作上。
自我暗示、心理换位和升华转换这三种方式，能够有效帮助我们控制自己的情绪。
第三个建议是，合理发泄情绪。
负面情绪需要在合适的场合、采取合适的方式发泄出来，而不是一直控制与压抑。哭泣、倾诉、运动等方式都能够帮助我们发泄负面情绪。哭泣是一种非常有效的排遣紧张、郁闷和痛苦情绪的方法，如果你不好意思在他人面前哭泣，可以在安静的地方发泄一下情绪；也可以将不良情绪倾诉给好友、父母、老师或者要好的同事；还可以在心里难受时选择参加一些适当的运动，比如跑步、爬山或者干一些体力活，都可以有效排空负面情绪。

拿出建设性方案，我们可以从以下两个方面进行：
第一个方面，分析工作失误的原因。
犯错以后，要在自己身上找原因，最好以书面形式记录下来，这个分析过程，实际上也是一个复盘的过程。可以按照以下四个步骤来进行：
第一步，回顾目标。
回顾当时的工作目标是什么，结果是什么，导致失误的事件是什么。
第二步，评估结果。
与原目标相比，工作的失误体现在哪一方面，时间、进度还是质量上？
第三步，分析原因。
导致失误的原因，主观因素上有哪些？可以通过自身能力、素质、技能三个方面进行分析。
客观因素有哪些？可以从外部资源支持、环境、突发事件等方面进行分析。
第四步，总结规律。
针对前面的不足和失败原因总结改进措施，列出导致失误的方法或项目，暂停或结束，好的经验也要记录下来，提炼出规律用于今后的工作。
以上四个步骤，有利于我们搞清楚导致工作失误的真正原因。
第二个方面，采取行动来补救。
在对工作失误原因分析的基础上，修正工作方案，有效执行，以实际行动来补救工作失误。
以一个正面的例子加深大家理解。
杂志社的总编个编辑小王介绍了一个特别重要的受访者，结果由于当天上午一个采访对象聊了很多，导致采访时间过长，超过了与那位受访者的约定时间。等小王以最快的速度赶到杂志社时，总编把他骂了个狗血淋头。隔天一大早，小王就来到总编面前低头认错，并且针对之前的工作失误提出了有效的建议，例如：约谈特別重要的受访者时一定要准备两个小时的缓冲时间；如果车程需要半个小时，最好在一小时之前出门等。
小王的行动超出了总编的预期，也是他在工作出现失误之后能做到的最有建设性的补救措施，按照小王的建议，在之后的工作中一定会有效减少同样的错误出现。
 
化解负面情绪，拿出建设性方案就介绍到这里。工作中犯错，受到批评在所难免。面对批评，我们要学会有效化解负面情绪，同时也要分析工作出现错误的原因，并付诸于实际行动补救工作失误，改进工作方法，只有这样，才有利于工作的长远开展，也能够促使我们与领导的沟通保持在良性循环当中。