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【07】因人而异,汇报方式跟着领导风格走
- 外向型领导:口头汇报为主
- .一语中的
- .实事求是
- .语言精准
- .轻重缓急
- .提前准备提问的回复
- 内向型领导:更多从书面材料中获取信息
- .语言表达:措辞语言,多检查
- .补充材料,分析材料有自己的想法
- .看情况变动处理:紧急情况时一定要口头汇报
- .主动汇报:新问题,新想法
积极主动,实事求是,
根据实际情况灵活调整汇报方式
【06】“电梯汇报”
⦿ PREP
Position: 观点
Reason: 理由
Evidence: 证据,数字图表等
Position: 重复观点,指向行动
- 【05】金字塔结构,汇报层次更分明
- △ 日常中大家常用的表达方式是根据事情演绎发展
- What 金字塔结构表达:
结论先行,以上统下,归类分组,逻辑递进
表达内容
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先
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后
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多件事
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重要
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次要
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讲
故
事
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总结
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具体
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框架
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细节
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结论
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原因
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结果
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过程
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发表意见
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论点
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论据
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⦿ 逻辑基础:演绎,归纳
⦿ How 如何熟练运用?
- 1) 确定范围(明确问题、目的)
- 2) 寻找切入点(依据,共同属性<颜色、时间等>,实在无法分用二分法<A,非A>)
3)确认是否分类够细
4)确认有无重复遗漏(检查,如有无法归类的用“其他)
⦿ 掌握金字塔结构表达的收益:
层层向下分解,有利于让领导理解汇报内容,也有利于自己提高问题分析能力
有效交流工作,提升自身专业形象,拓展职业道路
掌握有效的书面表达方法,以恰当得体的文字传达工作信息
客观严肃的写作,非主观随意
主要有总结、汇报、方案、知识备忘、会议纪要
- - 职场写作特点:凝练概括、高度提炼
- - 怎样提高(How):
- 1) 多输入 –> 输入决定输出
・读:打地基,日积月累(eg. 经典书籍,优秀文章)
・见:与各类优秀人打交道,见识各类优秀写法
・难易度: 简单(通知、大事记)➤ 复杂(工作规划、总结、规定)
・文体:规范化 ➤ 非规范化
・熟悉程度:熟悉领域 ➤ 不熟悉领域
・列提纲:明确写作意图(大题目>小题目)
・打腹稿:短小精悍的文章
・根据隶属关系,选择恰当的文体:
请示 -> 上下级关系;函 –> 无隶属关系
・区别:
・斟酌主题、研究文章结构(前后衔接,整体协调,段落切换…)
・素材(紧贴主题,恰如其分),文字(遣词造句),标点
【02】建立有效的汇报机制
- - 重要性(Why):如果缺乏的话,会增加沟通成本,影响工作效率和工作成本
- - 有效的汇报机制(What): 功能角度
- - 激励机制:调动主体的积极性
- - 制约机制:保证有序规范 ← 工作汇报机制的属性
- - 保障机制:物质和精神条件
- 内容要求:进度,需求,业绩,困难问题,建议规划
(1)进度:进程中随时汇报
. 顺利 – 既定节奏汇报;
. 不顺利 – 及时汇报;
. 申请延期 – 提前汇报,说明延期的原因
eg. 关于。。。我们到目前为止进行到50%,已经完成...,还有...未完成,
计划于一周内完成,您看可以吗?
(2)需求:注意态度,尤其注意领导没有同意时的情绪控制,切不可言语表情失控
eg. 关于某某工作,我们需要两方面支持,一方面,一方面,
您看可以帮我们协调下吗?
(3)业绩:未完成业绩 –原因,说明自己能否解决,
eg. 这个月想要完成某某,现在只完成70%,未完成30%的原因是...,
我们打算分两步进行,第一步是...,第二步是...,您看可以吗?
(4)困难问题:立刻主动汇报,不要有所隐瞒,也不要认为自己可以解决。
领导有权知晓,如果没有及时汇报,将对自己的职场生涯造成不可挽回
的损失。
eg. 关于某某工作,目前遇到一些困难,情况如下:...。 我们准备了两个方案...。
想跟您商量下,如何解决为好?
(5)建议规划:侧重能为公司带来什么利益。
eg. 我对某某方面,有自己的一些看法,因为:...。我认为这样做的好处有这些,
一来,二来。您认为哪个比较好呢?
- 有效汇报的规则:逻辑层次,明确目的,抓住汇报要点,注重结果,表达清晰
@ 逻辑层次:以线带面,处理结果带来的效益
@ 明确目的:根据会议主题,有针对性地准备材料,辅助完成汇报目的
@ 抓住汇报要点:认清领导关注的要点,提前准备
@ 注重结果:成功完成;未如期完成,打算这样继续推进,请示领导意见。
可按照STAR模型,有效梳理汇报思路。
* STAR模型 - 结构化的问题解决方法,包括四个部分:
S - situation;T - task;A - action;R - result
- 文字概括:什么背景下,遇到什么问题,你需要做什么事情,
你是怎么做的,最后取得什么样的成果。
* 拓展知识:STAR应用中的2个要点
- Action : 聚焦目标的核心事项,3个以内为佳;
- Result:尽量量化为数字化指标,避免仅定性描述
【01】 主动汇报工作,提高职场“能见度”
- 职场重要的三点:专业表现,个人形象,能见度
- 能见度的重要性(Why):关系到个人职业发展道路
- 如何通过工作汇报,提高能见度:1)主动 2) 合时宜
- 何谓合时宜 (1) 事先:做工作计划时->确保方向正确 ; (2) 工作进行中->让领导把控进程; (3)工作出现意外时->把控方向; (4) 工作出错时->越早让领导知道越好,知错就改,态度很重要; (5)需要做出超越权限的决定时->不要做出僭越行为,尊重领导更是保护自己; (6)完成工作时,说明工作中的得与失,让领导知道你通过工作的收获和进步
- 如何恰当的汇报工作呢?
(1) 工作任务与安排时,将自己的想法向领导进行说明;
(2)解决问题时,提出自己的多个方案,让领导做选择题;
(3)关键和重要阶段的汇报工作时,认真聆听领导的想法,整理和收集工作信息, 简明扼要的复述领导的想法,确保理解到位。
(4)发生失误和纰漏时,向领导求助,在提出自己的解决方案的同时,让领导提意见。
- 最后总结:汇报工作是义务,也是日常,把每次工作汇报机会当作提升能见度的机会, 认真准备,精彩呈现。