【人力信息化案例】HR的事务性工作被信息化系统代替

作者人力E君更新于：2020-08-25 10:19 2081

合作市**代理记账服务中心于2013年5月注册成立，是经合作市工商管理局注册登记，州、市财政局批准的具有代理记帐、代理报税及财务咨询资格的专业财务会计服务机构。公司专业设立了“代理记帐业务部”和“咨询部”，现公司客户分布在合作市及周边多个县市，在企业内部管理上，公司坚持“一流人才、一流服务、一流设备”的经营理念。目前企业有25人位员工。

日历提醒

每天用掉半本便签纸，HR杂事太多！

HR需要做的事情很多：新员工3天内培训、1周后培训考核、1月内发放合同、1.5个月转正考核、2个月后转正、还有不定期的员工生日….便签纸每天都要用小半本，每天翻日历翻花名册翻到眼花….

每天的事情不大，但是很烦很杂，永远都做不完，应该是每个HR的噩梦吧。

日历提醒让HR每天下班都一身轻松

开始使用2号，就是因为人事日历功能。

【人力信息化案例】HR的事务性工作被信息化系统代替

导入员工信息后，所有转正、生日员工的信息，日历备注已经全盘覆盖。日常杂事可以添加备忘录。

系统会发送提醒到手机，保证不会遗漏，瞬间精神压力就小多了。

同时手机APP中人事人日历和动态与电脑端相通。

【人力信息化案例】HR的事务性工作被信息化系统代替

小公司的HR基本都是所有杂事一肩挑，所以很少有安安静静坐在电脑前面的时候，手机和电脑所有信息相通，可以一边到处跑一边查看日历中的事项安排工作。

每天上班第一假事就是打开2号的工作台，近期所有的事情的进度都了然于心，每次下班前关闭2号都会一身轻松。

员工管理

日常有太多无奈的重复工作，耗时而没有营养

以前公司使用的是ERP系统。系统里面所有的信息都要HR手动输入。因此造成很多工作有很多重复。

比如入职，需要先打印空白表格，让新员工填写入职登记，然后自己手动录入电子档。每一个员工有一张表格，全部人员合成一张汇总表（也叫花名册），再更新录入公司ERP系统。这种重复繁琐的工作是日常最常见的，很消耗精力，每天大部分时间就浪费在这种工作里，但是没有营养，也没有成绩，所以老板一直把HR看做打杂工，只能消耗公司资源。

员工管理为HR节省了太多时间

慢慢摸索2号之后发现可实现让员工在线填写、直接电子存档。

现在入职第一步，点击【添加员工】：

【人力信息化案例】HR的事务性工作被信息化系统代替

然后【添加待入职】员工。

【人力信息化案例】HR的事务性工作被信息化系统代替

填写基本入职信息，这里是随便填的做个示例。其中手机号自动识别运营商，和长度，所以我故意写错就会提示，防止HR写错手机号影响入职办理。右边的入职流程推荐帮了大忙，蓝色字部分都是可以点开的。

【人力信息化案例】HR的事务性工作被信息化系统代替

比如点击《劳动合同》，会出现以下界面，里面含有劳动合同相关法律规定和模板。

【人力信息化案例】HR的事务性工作被信息化系统代替

现在公司使用的所有人事模板都是从2号人事部下载的，很规范。

基本信息填写好，保存，点击【发送邀请】，员工就会收到邀请链接。

【人力信息化案例】HR的事务性工作被信息化系统代替

员工收到的短信如下图所示：

【人力信息化案例】HR的事务性工作被信息化系统代替

点击短信中的链接就会看到以下界面。

【人力信息化案例】HR的事务性工作被信息化系统代替

点击开始填写依次填写以下内容：

【人力信息化案例】HR的事务性工作被信息化系统代替

毕业证书员工自行拍照上传，其他材料也都可以现场拍照上传，系统自动识别证件，也省了去验证证件和整理归档的时间。

花半天才能搞定的入职，三分钟就搞定了，顺便搞定了其他杂事，比如档案管理、离职调岗…省出来大把时间。

所以现在开始研究统计分析，并且自学人力资源考证班教材了。

客户评价：

人事日历提醒代替便签纸，全盘覆盖所有关键事项和员工重要日期，可以自己添加备忘录，手机和电脑信息同步，随时查看待办事项，及时提醒，不会丢不会忘，解决一大难题！
员工管理功能可以处理各种杂事儿，比如入职从准备各种纸质材料到手工整理成电子档，再更新到ERP系统，到现在发送邀请员工填写，自动同步信息和档案材料到云端，半天的工作量压缩到3分钟，给人事大把时间去研究更多对企业更有价值的事情，和提升自己的价值。
目前使用的功能模块主要是工作台中的人事日历，人事提醒，和员工管理整个模块的功能。目前在尝试使用薪酬、考勤等模块功能。