好的工作习惯助你一臂之力

作者涂熙 2022-02-26 09:34 26713

内容来自 2022-02-28 打卡话题观看本期直播

【职场指路】对刚入职场的新人，HR你有哪些建议和忠告呢？

很多刚入职场的新人对于职场是带着既激动又忐忑的心情的，同时，作为进入公司第一个要接触的人，许多新人都会对HR产生一种依赖的心理，在很多地方都会寻求HR的帮助。面对这种情况，作为HR，你会对刚入职场的新人有哪些建议和忠告呢？

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摘要：养成良好的工作习惯，首先是重视文档记录，其次重视总结汇报，及时反馈，当然还得注意精力分配，做到张弛有度。

职场中好习惯让人受益匪浅，坏习惯让人叫苦不迭。刚入职场，更要注重培养好的工作习惯。

一、重视文档记录，事事留痕。

文档记录最大的好处是积累过往经验，无论在后续交接和总结工作的时候都带来方便。还有最重要的一点就是当对方有意或无意想甩锅的时候，文档记录会帮你进行客观的证明。

记得刚工作的时候上级领导上的第一堂课就是养成职场中的好习惯，特别提到了做任何事都要留下痕迹。是什么意思呢？就是说无论是做了什么工作，或者和其他人讨论过什么问题，甚至只是递交了一个材料，都需要留下记录，以备日后查询。就是这样一个好习惯让我日后开展工作顺利不少。不少人会觉得工作中的每件事都留下痕迹是件很麻烦的事，而且很多都是小事，都要记录下来相当麻烦，所以很多人遇到这样的情况往往就随便放下了。

曾入职过一家公司，因为管理问题，人员经常会变动，所以很多项目或者工作还没等交接完成，前任就已经离开了。所以很多工作具体的内容没有留下来。当我入职的时候，只能靠看前任电脑中的邮件，一点一点来还原当时发生了什么事，整整花了两周的时间。有了这个痛苦的经历之后，我就开始按照以前学到的文档管理方法，用专门的笔记本对每件经手的事情进行记录。主要是按照日期、事情概况、沟通人员、沟通要点、结论和后续跟进。同时将每件事中具体的文档也用专门的文件袋进行归类，以备后续查询。

在职场中经常会遇到请示上级领导事情的时候，领导会口头告诉你一个结论。按照我个人经验，对于口头结论，特别是很重要的事情时，最好是有一个书面的确认。这又涉及到文档记录了。不少职场人可能觉得不好意思再和领导书面确认，担心领导觉得自己多此一举，但当你发现就是这个小小的一步让自己后续减少很多麻烦的时候，你会觉得这步的重要性。

曾经有一次和上级领导确认一批晋升员工的调薪比例，因为人数比较多，所以当时还专门找了一个相对空闲的时间和领导做确认，而且在场的还有部门另一个同事。领导很快就口头说了按什么比例进行调整，口头上反复确认之后我们离开了领导办公室。本来想着刚刚才确认的事肯定没问题，就打算不再邮件再做一个书面确认了。但因为习惯使然，还是多做了这个步骤。邮件的描述如下：“如刚才沟通的情况，确认的调薪比例分别为****，请领导确认。谢谢。”领导很快也回复了。

但后来在进行人员调薪流程的时候，领导突然说这个调薪比例不对，不是她之前确认的数据。如果这个时候没有文档记录，即使你再申辩，估计也没有意义。反而落得领导觉得你做事不认真仔细的结果。所以幸亏有了文件记录，这件事很快就解决。

这里需要提示一点，在找相关人员签名或邮件确认的时候，不要觉得不好意思或麻烦了别人。你应该想到的是流程的完善和细致才是方便了大家的保障。

二、重视总结汇报，及时反馈。

很多职场人工作能力很强，也做了很多事。但往往最终在职场上收获最大的不一定是这样的人。就是因为缺少了一个习惯，总结汇报和反馈。有朋友曾经说起她自己的一个事，公司突然发生人员变动，很多领导进行了更换。自己部门的新领导上任之后，所有人都不知道应该怎样做才会获得领导的好感。这个时候有一个同事悄悄地在家里把自己过往以来的工作情况、重点事项及成果做了一个PPT，然后单独发给了领导。就这么一个小小的总结，就改变了后续的职场发展。因为领导觉得职场很需要懂得总结汇报的人，所以很快将一些重点任务交给这个同事来负责。就这么一个总结，迅速让这个同事获得了青睐。

总结汇报该怎么做？一般分为三个部分，包括过去、现在和将来。总结过去做了哪些工作，当然不是所有内容的罗列，而需要将主要工作内容、亮点、成绩进行陈述。

对于现在的工作，需要重点描述目前的重点工作内容、开展进度及是否遇到了难题、需要怎样的协助。在总结的时候，不仅需要在内容上进行思考，在各项内容讲述时间的分配比例上也需要进行设计。一般来说对于现在的工作需要花更多的时间进行讲述。最后是对未来的规划，这一块内容是展示个人的思考，有一定的高度。很多时候领导也会看看是否和自己的想法一致。对于未来的规划，可以多关注一下公司的战略重点和重点项目，从这些方面可以获得启发。

会做会说还得会及时反馈。遇到过不少同事，做了很多事，也主动承担了不少工作。但有时候就是因为自己反馈不及时，出了些意外问题，让领导非常不满意。曾经有一个同事被领导安排去做一个项目，本来这个项目就有点麻烦，有很多难沟通的人和问题。这个同事内心的想法就是希望自己可以搞定，不想麻烦领导。所以给自己的压力很大，但有时候的工作真的不是靠个人就可以搞定的，需要协助和支持的时候就必须主动提出来。但这个同事总是自己扛着，后来实在解决不了才找领导求助，结果当然不理想。

反馈的意义在于首先让领导及时知道目前的进展，可以提前做好预判。另外可以让领导知道目前遇到的困难和可能需要的支持。当然还有一个重要的点就是让领导看到你的工作成效，这个是最直接的。

三、重视精力分配，张弛有度。

每个职场人的精力是有限的，不可能任何事都要去参与。如果什么都想做，最后可能什么都做不好。很多时候需要按照自己设定的目标，将匹配自己的事情努力做好。不少职场人每天的工作节奏都是非常快的，而且总有忙不完的工作和任务。但身边有一个高管，却很会安排自己的时间和精力，不慌不忙，有条不紊。

首先她根据个人的精力习惯，每天把最重点的事项放在早上进行。比如一些重点工作的安排、推进和讨论都会在早上进行。其次对于属下员工可以完成的工作，要做到充分的授权。她只掌握进度和最终的结果。同时对于无效会议的不参与。很多职场人经常在上班时间参加各种会议，下班的时间才开始做自己今天应该完成的工作。但这个高管却懂得拒绝参加没有意义的会议，将工作时间进行高效的分配和利用。

如何可以做到精力的合理分配，张弛有度的工作呢？

1、掌握好自己的工作节奏。

工作永远都有，每天也都有新的事情发生。但职场人不能被事情牵着跑，而应该有主动掌控权。比如什么事情可以快速解决，什么事情可以交给其他人处理，什么事情可以过几天再处理。

2、学会协作和求助。

曾经有人吐槽说因为公司会议室紧张，每天定个会议室都让自己叫苦不迭，浪费时间。但会不会有其他好办法呢？肯定会有，比如和负责会议室管理的人熟悉起来，让他告诉你如何快速订会议室的诀窍。还有人说每天做很多报表，重复无数次的复制黏贴的动作，很多时间就这样浪费了。当你发现出现这样情况的时候，有没有想过主动问问专门做数据的同事，有没有工具可以解决这样的问题。其实确实是存在这样的工具的。有一次从EXCEL表里查一大堆数据，所有人的想法就是靠时间和人工来进行。后来有同事提到可以用数据分析工具来解决，几分钟就解决了几个小时都没有完成的工作。

3、快速迭代，不求一次完美。

前段时间领导安排大家做一个项目汇报，提出的要求是要有分析有高度。“有高度”这三个字难住了不少同事，一直在大脑里想怎样才有高度，想来想去没结果，但离领导要求的提交时间越来越近，最后只好随便拿一个版本提交了。但有一个同事却不同，拿到这个汇报主题的时候，他很快按照自己的想法做了一个初版。后续在这个基础上进行不断地调整和修改，后续提交了一个最好的版本。日常很多工作需要做的时候，不要总停留在大脑中想，最好的方式是先按自己的想法做出来，然后再慢慢调整修改完善。

正如马克思曾说过，播种习惯，收获性格；播种性格，收获命运。职场发展靠习惯，积千累万，不如养成个好的职场习惯。

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