员工离职常用工具及其注意事项

作者李继超 2023-10-02 18:42 16115

内容来自 2023-10-10 打卡话题

不管是劳动者提出的辞职，还是企业提出的辞退，员工离职前后是用工风险“高发期”，比如劳动合同解除、离职交接、客户流失、集体跳槽、企业信息安全、竞业协议等等。
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HR应该如何做好以上员工离职可能带来的风险防范呢？老师可以选择其中一项或几项谈谈吗？或者有什么相关案例可以给HR一些启示吗？

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摘要：一、员工离职常用工具；二、员工离职相关的公司规范与注意事项

员工离职常用工具及其注意事项

一、员工离职常用工具

1、离职申请表

为防止员工离职风险、规范离职程序，公司应统一离职申请表样式。

《离职申请表》应包括：编号、离职人员基本信息（部门、职位、姓名、工号、入职时间、联系方式、紧急联系方式等）、离职类型（辞职、辞退、开除、合同到期、其他）、离职原因（可设置选项勾选、具体说明）、申请人、申请时间、拟定离职时间、审批人、附件：《离职工作交接表》。

2、离职工作交接表

（1）、文档类：工作文档、制度、手册、借阅资料等；

【审批机构】：本部、人事行政部

（2）、证件类：证照、印章、工牌、工卡、其他公司属类证件；

【审批机构】：人事行政部

（3）、行政类：衣（工服）、食（食堂卡、券）、住（规定退宿手续）、行（车卡、油卡、钥匙等）、物（办公用品、出借用品、收缴暂管物、公属劳保用品、门卡、钥匙、图书卡、公用密码等）、联（外联资料、账号、密匙、公属通讯设备、礼品等）；

【审批机构】：人事行政部

（4）、财务类：借款清算、经办款项清算、保障金清算、抵押金清算等；

【审批机构】：财务部

（5）、工作进度类：

A、已完成类：是否将已完成工作、项目进行交接。资料、方案、检查、票据、凭证、报告等是否齐全。

B、未完成类：是否将未完成工作、项目进行交接。资料、方案、检查、票据、凭证、报告等是否齐全。

【审批机构】：本部、人事行政部

【注意事项】：

员工在完成上述交接时，需由本部成员（含上级）进行接手，人事行政部监交；本部无法作为接手人的，由人事行政部进行接手，跨级监交。交接人、接收人、监交人三方签字。

3、离职证明

《离职证明（书）》、《终止（解除）劳动合同证明书》，应包括：编号、公司方主体（全称）、员工方（含身份证编号）、解除合同（注明合约、编号）、本合同签订类型（固定期、无固定期、其他）、解除时职务、本合同签订时间、终止（解除）时间、解除方式（原因）、是否存在纠纷、是否存在保密责任和竞业限制、公司方（盖章、日期）、员工方（签字、日期）。

4、解除劳动合同协议书

《解除劳动合同协议书》，应包括：解除主体双方（公司、员工）、解除合同（注明合约、编号）、协议内容、公司方（盖章、日期）、员工方（签字、日期）。（一式两份，各执一份）

协议内容包括：

A、解除日期与结果（达成一致并解除）；

B、支付补偿金额及内容（赔偿金、其他经济补偿款、工伤医疗费用、加班费、其他劳动报酬项、福利等）；

C、补偿金支付期限；

D、无争议声明：甲乙双方对以上协商均无异议，且不存在该协议以外利益争议。若出现其他争议，甲乙双方均同意放弃争议权益。（非劳动相关法律约束除外）

E、义务说明：

乙方（员工）离职后，应保守甲方商业秘密，不得以任何方式对甲方进行诋毁、恶意中伤、损害甲方形象和利益。

甲方（公司）承诺依法保护乙方个人信息，必要问询时，依实配合，不得以任何方式对乙方进行诋毁、中伤、损害乙方形象和利益。

5、特殊员工（股东类）用表（非必要）

（1）、股权转让协议

《股权转让协议》，应包括：甲乙双方（离职转股股东1、股东2）、甲方持股情况说明、平等自愿声明、转让标的说明（标的转让结果、价格（0元、1元、议价））、甲方承诺（无抵押、无风险声明）、公司盈亏（含债权债务）分担、变更登记责任及承诺、违约责任说明、转股费用担负（见证、评估或审计、工商变更登记等）、争议处理方式、生效条件、甲乙双方（盖章（签字）、日期）。（一式两份，各执一份）

（2）、转股清账协议

《转股清账协议》，应包括：甲乙双方（离职转股股东、公司）、平等自愿声明、乙方支付甲方款项说明、生效条件、甲乙双方（盖章（签字）、日期）。（一式两份，各执一份）

二、员工离职相关的公司规范与注意事项

1、为防止员工离职风险、规范离职程序，公司应统一离职申请表样式；

2、公司应明确离职工作接收方、监交方职责，以及交接标准，并充分授权，其他部门、上级无故不得干涉；

3、一般情况下，公司（人事行政部）应在员工完成交接后，再出具《离职证明（书）》、《终止（解除）劳动合同证明书》。特殊情况，需上报审批后再处理。

4、员工离职后，公司（人事行政部）应按当地劳动部门要求，线上或线下提交员工《退工手续表》，并在约定或规定时间完成离职员工的社保关系转移、员工档案转移手续。

5、离职员工的工资，公司应按照法规、制度或协商，按时支付。原则上一次性结清，若有必要延迟部分，应在离职时，以书面形式协商一致。对于协商解除劳动关系的员工，公司应按照协议按时、一次性结清协议内约定费用。

6、对于签订《竞业协议》、《专项培训及服务期协议（员工培训服务期协议）》的员工，公司应按约履行自己的义务，并建立《离职履约员工档案》备查，并监察。

7、建立、补充关于“离职员工拒不配合交接，或无法完成交接”情形的制度，加强公司对离职员工的非正常流程保障，打通内部法务无缝对接，或建议外部法律资源协助机制。提高离职员工非正常流程效率，提高法律风险保障，最大程度的减少该类事件的内部沟通能耗。

8、最容易被忽视，也是最重要的一点：尽量与公司经营层达成认知一致，离职争议处理者（公司代表）对处理事件有明确的协定权限，允许并承认争议处理者公正的立场。争议处理者的处理原则为：先情后法。法务、律师的处理原则为：法律。两方角色分清，各司其职，使法务工作者真正回归助力处理劳动争议的角色。能够双方协商的问题，尽量不要升级为三方争利。

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