风险的本质还是管理不到位(HR视角:组织、机制、用人)

作者 Jason盛杰更新于：2023-10-07 08:34 16572

内容来自 2023-10-07 打卡话题观看本期直播

据报道，某会计月薪6000元，挪用公司资金，先后为几个主播打赏9000万元、600万元和400万元，成为“榜一大哥”。东窗事发后，会计因犯职务侵占罪，被判处有期徒刑十四年，并处罚金50万元。
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外人看到的是狗血，HR看到的却是风险。作为HR，看到这样的新闻着实会吓一跳，想着该如何规避类似风险的发生。想问问各位老师，HR应该如何防范企业中可能存在的权力寻租或职务犯罪风险？

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对于规避权利寻租和防范化解职务风险，我非常认同“把权力关进制度的笼子”的理念，就是从管理机制上去解决。对于人性我们可以相信大部分人是诚实的、向善的。但是，做管理工作我们还是要把“剑柄”掌握在自己的手里，要设计合适的制度和机制去约束权利，限制人性的“恶”。通过这种监督约束机制，形成多方的制约和互锁，这会大大降低风险发生的可能性，并且即使风险发生也能及时发现避免造成大损失。

案例中一个月薪6千元的员工，能够挪用1.5个亿的公款，作案三次才被发现，不得不说这家公司的管理水平确实太差，基本没有风险防范意识。我们来看财务人员一般怎么来挪用公款的。

我们经常看到曝光出来财务人员侵吞公司公款的常用手段一般是虚假设置备用金项目，资产报废不入账，与销售人员一起作假虚拟应收账款账户侵占应收账款。

而之所以发生的原因通常是要么是为了节约成本会计和出纳没有分开，一个人兼岗，钱账章都是一个人在管；要么是没有财务印鉴使用审批程序或财务支付管理规定；要么是大额资金流向无人过问、款项用途从未细查、预留印鉴管理不当、年终审计把关不严。所以，究其本质还是监管制度和机制没有做好或者根本没有设计监管机制。

因此针对案例情形，要制定以下管理措施进行防范。

一是钱账分离，即使是小公司，也应该会计和出纳职能由两个人分别负责。管钱的和管账的要分开。

二是财务印章由财务经理或者更高一级的领导保管，使用一定要履行审批手续。

三是有财务支付管理规定，超过一定金额要审批到不同层级。比如超过1000万，必须审批到总经理，并说明资金去向和用途。

四是开展半年或者年度审计，可以找第三方审计单位，查证票证真伪、财务科目和附注等。

上面是从财务管理机制上做的一些分析和解决举措。还有一个事情不能忽略，就是财务经理的履职能力。显然如果一个会计可以挪用上亿公款而没有被发现，财务经理肯定是严重失职。当然，有的小单位就是公司老板自己兼的财务经理，又不懂财务，看不明白财务报表，这种情况也是有的。所以说，术业有专攻，要相信专业，该花钱得花。

那么引申到其他类似风险，我们又该怎么办呢？

从HR的视角，我建议从组织、机制、用人三个方面去设计管理制度和规范，建立风险防范的长效机制。

一、设置监管机构，形成权力互锁和制约

如果有条件建议公司内部设立法务、审计、纪检、监事会等机构，职能可以设在一个部门，也可以分开设，主要还是看公司的规模和经济实力。比如，有专门的法务人员，那么公司合同的拟制、劳动合同和争议、投资方案等都有专业的法务人员审核把关，可以有效防范合规风险。有专门审计人员则可以通过财务审计对财务部门的工作形成监督制约。纪检和监事会则可以在重大投资并购、关联交易、贪污腐败、吃回扣拿差价等方面进行监督调研取证，形成威慑，从而起到制约权力滥用的作用。对于小公司，不一定都要单独设计这样的部门，但是要有老板信任的人履行这些职责。

二、设计风险防范机制，把权力关进制度的笼子

关键敏感岗位要定期轮岗。特别是招标、采购、招聘、市场、财务等岗位，一般建议原则上六年轮一次岗，九年必须轮岗。这些岗位因为其业务性质，如果时间太长，容易形成利益输送的小圈子。通过轮岗这个动作则可以从源头上规避此类风险。

风险防控机制嵌入业务流程。比如采购流程中，要求达到一定金额必须进行招标、三方比价，成立跨部门的招标委员会进行评审决定；招聘流程中设计背调环节，要求候选人填写确认是否有亲属在本单位等环节来避免权力寻租。

开展离任审计和经济责任审计。对于中层干部或者高等级岗位的离职、调任，要让审计部门做专门的离任审计和任期经济责任审计。通过查阅相关证据和开展群众调研，出具审计报告报公司主要领导审批通过后才予以办理。对存问题或瑕疵的，按公司规定处罚，情节严重的报公安机关处理。

三、关键岗位要慎重，选道德品行好的员工

上面我们主要从机构和机制方面，通过设计管理制度和机制来防控风险。另外一个重要的方法就是把好入口关，选对人，这是对管理机制防风险的有力补充。特别是我们在选择干部和关键岗位人员的时候，除了看能力，德行人品也非常重要。作为HR，我们要有敏锐度，平时要注意多观察调研，掌握核心员工社会关系和档案信息，全方位了解员工的性格特点习惯。比如对于爱赌BO的员工要特别留心，我了解到的就有一个单位爆出员工因为打牌输了几十万，偷窃公司财物进行变卖。

作为HR,我们除了掌握人力资源管理的理念、政策、制度和实践，还要尽量掌握经营、财务、法务、党建、采购、质量、保密、纪检、风控等职能。如果有条件，生产、科研、市场也要有所涉猎。年轻时候可以多轮岗，拓宽眼界和视野格局，训练自己一专多能，这样在制定政策的时候才能考虑的更系统全面，避免管理盲区，才能设计出好的管理机制，实现管理增值和创效的同时，也能更有利于实现自我价值。各位同仁，我们大家共勉。

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