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企业沟通工具的杂谈

作者 茹菓同学 2023-12-07 14:58 15979
内容来自 2023-12-08 打卡话题
【干货分享】HR自由主题知识分享
又到了本周最后一个工作日,是时候放松一下打卡学习了。今天是HR自由主题分享时间,众多大咖老师将在此分享他们的知识、技能和心得体会。期待各位同学参与讨论,发表观点~
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摘要:1、全面性与选择考虑: 大多数企业沟通工具提供全面功能,形成生态系统,集中管理各项工作活动。 2、设计初衷对功能影响: 通过详细例子说明了不同工具在特定场景下设计差异,如会议请假通知,突显了设计初衷对信息反馈方式的影响。 3、沟通工具的维度考虑: 提出了方便连接、资料留档、可迭代升级三个维度,作为选择沟通工具的考虑标准。 4、工具选择与管理风格关联: 指出工具选择与管理风格相关,不同企业可能追求强管理或强自主性的逻辑,通过请假信息处理方式反映了管理者对信息控制的态度。 5、思考沟通工具的维度:

       说在最前面,不是个广告,因为最近公司在做沟通工具的迁移,有感而发。就像微信对于大部分中国人一样,已经到了缺其不可的程度,其实信息沟通工具也已经慢慢侵入到大部分的工作当中。就我个人而言,我也经历过选择了只用微信作为工作沟通,大家就在一个小群里,然后公私基本不分。也经历过内部的沟通工具,基本上完全与外部断开的情况,完全确保了信息的隔绝。当然,经历最多的就是企业微信,钉钉,飞书等各种沟通工具,这些工具跟微信也类似,在沟通的基础上,慢慢搭建起来了自己的生态。所谓生态,就是我上班打开某个沟通工具,无论是考勤打卡,请假审批,文档搭建,项目管理,数据分析等等全部都在这个上面进行,基本上线上的活动,都是围绕着这些工具展开的。就像我们现在在微信上冲话费,看新闻,看运动,已经潜移默化到生活当中来了。

       其实大部分企业沟通工具都是往大而全的方向去发展的,所以咋么挑选企业沟通工具其实是一个值得重视的问题。虽然大部分功能都有,但不同的工具因为本身设计初衷不同,会导致在很多相对可选择的场景上会有影响。这么说来大家可能没有体感,我举个例子,比如我是一个会议的组织者,我拉个一个线上的日程,这个会议日程里面涵盖了差不多五十个同事,这个时候有同事临时有事情请假了,他会在日程当中回复,因为什么事情请假。这个时候不同的工具区别点就出来了,有些工具是同事请假,会反馈给组织者,组织者一个人收到。有些工具是同事请假,这个日程内所有同事都会收到消息。这种功能其实站在功能实现角度一点都不复杂,那就只能说设计成这样子是工具本身就有对应的考虑,下面对于两种场景详细分析:

第一种情况:是明确反馈到责任人的,一般来说,组织者就是第一责任人,日程是我拉的,那我对这个日程负责,所以只需要反馈给我就好了。这样子会有明确的降噪处理,其他同事就不会被打搅了。但这种是有前提的,就是只需要会议组织者知情就好了,但实际情况,可能会议组织者就是个简单拉会的角色,可能领导和真正会议的决策者都是与会人员,那就需要组织者又转发给对应的决策人和领导,反倒增加了信息传输的成本。

第二种情况:是反馈给参会全员的,这样子直接减少了信息传递的压力,决策者和领导人都知道这位同事请假了,如果这位同事比较重要,也可以顺水推舟的重新协调时间,相当于高效的信息反馈。但有个大问题,比如有个公司全员宣贯的线上日程,整个公司1000号人,不可能不请假,一请假就1000个人看一遍,这个消息只能说噪音污染了,而且请假的人数一多,真实关于会议的评论之类的有用信息直接就损失掉了。

两种情况各有弊端,本质是对应场景的频次和重要度,比如站在公司管理者的来考虑,公司的领导们就是希望一切尽在掌控,那么对于会议信息来说,任何有请假的事项,第一时间知道就是最优选择,至于别人的噪音,那不好意思,顾不上了,领导们需要了解所有的信息。再比如公司的日程多如牛毛,就想专人负责,不要太多请假信息影响到自己的“”心流“”的时间,那么就恨不得只有有价值的信息传递到自己这里来。所以也能反馈出来公司的管理方式,比如强管理的逻辑还是强自主性的逻辑等。这个日程只是其中一个引子,很多不同点是工具的产品部门本身对于管理和组织的底层思考。其实有心的话,可以都试试,很快就能明白为什么这么用,这么设计的目的是什么。

工具本身就是为了管理用的,毕竟很多人都碰不到决策或者选择用那种工具的时候,我经历了这么多工具,现在有一个思考就是对于沟通工具可以从以下几个维度去考虑:

1、方便连接:信息触达、协同

2、资料留档:历史资料、体系化

3、可迭代升级:主观能动性、尽量开源

还有很多技巧,未来有机会再分享

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