从小处着手，践行成本精细化的管理之道

作者锋寒 2024-03-12 15:57 13574

内容来自 2024-03-14 打卡话题

下班后办公室已经没人了，但灯和电脑还开着；打印了一堆文件却没有人去拿；办公用品感觉总也买不够。
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但这些在员工看来，是“存在即合理”，电脑不关是因为开机慢影响第二天工作，同样的，打印纸和办公用品等是小事，不要因此耽误了工作效率。
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各位老师，应如何看待这类浪费，行政部该不该管？如果该管，应如何管？

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摘要：本文从成本管控、员工效率、企业文化等角度,阐述了管理行政浪费问题的重要性。通过一系列管理措施,包括制定规章制度、加强宣传、建立机制、完善奖惩、成本核算、树立榜样标杆等措施，逐步可养成员工节约资源、精细管理的好习惯,在降低成本的同时提升效率。

一度电，一滴水，一张打印纸，看起来都很小，但积少成多，到处能够体现出公司管理的水平和细节。

勿以善小而不为，勿以恶小而为之。

个人认为，对于这类看似细枝末节的行政浪费问题，行政部门不仅有必要去管理，而且意义重大。

合抱之木，生于毫末。千里之行，始于足下。

下面我将从多个角度阐述管理此类问题的重要性以及具体的管理方法。

首先，公司上下要意识到，虽然每一件浪费的事情看起来都微不足道，但积少成多，日积月累，这些浪费所造成的成本损失是非常可观的。举个例子，一个灯泡一晚上的电费可能只有几毛钱，但如果几百个灯泡长年累月这样开着，一年下来就可能浪费几千甚至上万的电费。办公用品看似便宜，但如果购买和消耗速度远超实际需求，一年的浪费可能就是几万元。因此，从成本管控的角度来说，行政部门有责任去规范和管理这些问题。

其次，从员工的角度来看，他们觉得"存在即合理"的想法是可以理解的，因为在他们眼中，工作效率高于一切。但作为管理者，我们要引导员工形成更加全局和长远的眼光。一个人的工作效率固然重要，但如果每个人都以效率为借口而忽视成本和资源浪费，那整个公司的运营效率和竞争力就会受损。而事实上，合理的节约并不会降低工作效率，反而会提升效率。比如采用更节能的设备、优化办公流程等，不仅可以节约资源，还能提高工作效率。通过加强管理，让员工意识到节约行为对公司整体的重要性，有利于培养员工的主人翁意识和成本意识。

第三，从公司的角度来说，控制行政浪费不仅仅是为了节约成本，更是为了打造一种勤俭节约、精细管理的企业文化。一个优秀的企业，不仅要在核心业务上精益求精，在行政管理上也要追求卓越。严格管控每一项支出，杜绝浪费，才能提高公司整体的管理水平，塑造良好的对外形象，吸引更多优秀的人才和客户。反之，如果连基本的行政管理都松懈，那也会给外界一种公司管理散漫的印象。同时，企业通过减少浪费、节约资源，还可以为社会和环境作出贡献，展现负责任的企业公民形象。

那么，行政部门应该如何着手管理这些问题呢?我认为可以分几个步骤来进行:

第一，制定明确的规章制度。要从制度层面明确每一项行为的规范，例如下班后必须关闭电脑和灯具，打印文件须在当天取走，办公用品须定期盘点并根据实际需求采购等。制度要详细、可操作，并且要明确奖惩措施。

第二，加强宣传教育。光有制度还不够，关键是要让员工从思想上重视起来。行政部门要通过各种形式，如会议、邮件、海报等，向全体员工宣传节约光荣、浪费可耻的理念，讲解节约措施给公司和员工自身带来的好处，使之家喻户晓、入脑入心。

第三，建立监督机制。要落实专人定期巡查，对违规行为及时提出批评和警示。对于屡教不改者，要严格按照制度进行处罚。同时要鼓励员工互相监督，发现浪费行为及时制止和报告。

第四，完善考核和奖惩机制。可以将节约情况纳入员工的绩效考核体系，对于表现优秀者予以表彰和奖励，如现金奖励、荣誉表彰或额外福利;对于屡次违规者予以惩戒，如经济处罚、纪律处分甚至解除劳动合同，使节约成为每个员工应尽的责任和义务。

第五，强化成本核算和分析。行政部门要做好每一笔支出的记录和统计，和财务部门一起配合，定期汇总分析，找出浪费的重点领域和环节，有针对性地制定改进措施。同时要向全体员工公开成本数据，让大家直观地看到节约行为带来的成果和贡献。

第五，树立榜样和标杆。行政部门负责人要带头执行节约制度，以身作则，为全员树立榜样。对于节约措施落实好的部门和个人，要大力宣传报导，营造你追我赶、人人争当节约标兵的浓厚氛围。

第六，建立持续改进机制。节约管理不是一蹴而就的，需要在实践中不断总结经验教训，持续改进。要建立定期评估和反馈机制，对节约措施的执行情况进行评估，收集员工的意见和建议，根据实际效果动态调整管理策略和方法，做到与时俱进。

第七，要扩大宣传，争取高层重视和支持。行政部门在推动节约管理时，要争取高层领导的认可和支持，将节约管理纳入公司的战略决策和文化建设，从而在全公司形成共识和合力。

作为管理者，我们要高度重视企业的成本控制和行政管理，哪怕是一些细小的浪费行为，也要努力去规范和改进。通过完善制度、加强教育、强化监督等手段，养成员工节约资源、精细管理的好习惯，做到降低成本与提升效率并重，为公司创造更多的经济和社会效益。

这既是管理者的责任，也是推动公司可持续发展的必由之路。

同时，管理工作是一个持续学习和进步的过程，我们也要虚心听取员工的意见，不断优化和创新管理方法，上下同欲，齐心协力，共同推进企业的长远发展。