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如何把年终工作汇报讲出彩?

作者 侯熙儒 2021-01-25 21:53 44293
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半年前,吴秀波老师叫朋友定制了一款价格不超一万元的电动地摊车,朋友做好了车后吴老师放到直播间卖,但没想到,在直播现场他们两个人都手忙脚乱,却没有把这个东西讲明白。这个故事是吴秀波老师在自己的公众号说的,他说在短时间内把事情说明白真的很不容易。

 

2021年1月初,也有同学问我类似的问题:领导只给我5-10分钟时间汇报过去一年的工作,我感觉时间太短,讲不完、讲不清,很难讲出彩,我应该怎么讲?

 

很多职场朋友都会遇到这个问题。过去一年,自己负责、参与的项目并不少,有些项目过程复杂、参与的人多,怎么能够在有限的几分钟内讲清楚、讲出彩?

 

这里牵涉到两个问题,一是如何讲清楚,二是在讲清楚的基础上,让听汇报的上级得出汇报者希望达到的目的:过年一年的工作确实干得不错。

 

先说第一个【如何讲清楚】的问题。

 

什么样的表达算是讲清楚了呢?就是在当事人说了以后,听的人至少知道你讲了什么,听的人得出的中心思想与表达者想表达的观点基本相同。反过来,如果对方听了你的表达之后感到一头雾水,则肯定是你没有讲清楚了。

 

我过去两年在三茅专栏上写过不少文章,专门针对讲不清楚的问题。再次强调一次,讲不清楚,表面上是口才不佳,本质上是思维不够清晰、缺乏清晰的逻辑。有兴趣的朋友可以往回翻我的专栏,里面有不少专门讲逻辑的文章,很多同学读后都根据文章中的技巧改善了自己在面试、汇报中的表达,取得了更好的效果。

 

再讲第二个【如何讲出彩】的问题。说实话,这个问题比第一个问题更难、更重要。到底怎么讲才可能出彩呢?依我的经验,出彩的工作汇报应该好好设计,大概可分为三大步骤。

 

  • 步骤1:明确目标-问自己希望获得什么

想清楚自己的目标,用一句话把工作汇报的目标写出来,这是汇报前准备的第一步。

 

凡事都有目的,工作汇报更是如此。如果你必须进行工作汇报,不妨问问自己“我想通过本次年终的工作汇报达到什么目标?”

不同的人常常怀着不同的目标。有些人只想达到 “至少不让领导反感”的目标,有人则希望年终奖多一些,还有人希望来年有一定的外出学习机会,还有人怀着“希望来年能够获得晋升”的目标。

清晰目标有两大好处,一是能够让领导清晰看到你的期望,不会产生汇报完了自己突然后悔有些话没有说的现象(生活中这种现象常常有),二是当你的目标明确后,你接下来准备的重点会不自觉地与目标对应。即使你过去一年干的工作不少,但只要你发现这不是领导所关心的,你自然会把这部分省略掉。

举一个例子。小李是某公司的行政经理,部门人少,2020年特别忙碌,因为时刻在准备疫情的防控。公司要求各部门经理在2021年1月10日进行述职,他当时觉得难,于是来咨询我。我问小李“你的汇报想达到什么目标”,他想了一下说“我希望公司2021年能够给我增加1名下属”。

 

  • 步骤2:明确对象-搞清楚有谁听汇报

我问小李,你向谁汇报过去一年的工作?用什么形式汇报?是只需要写汇报材料呢,还是要做PPT并且清晰讲出来?

小李说,1月10日是周日,公司特别安排所有部门经理述职,公司的总经理、副总经理全部到场并给汇报的经理们评分,晚上管理层聚餐,老板要针对来年的工作发表讲话。看得出来,这次汇报很重要,是对经理们的一次考验。

如果只须准备汇报稿,并且只向直接上司述职,这种工作汇报最简单。因为可以有充足的时间写稿,还不必演讲,当事人完全没有公众表达的压力,不必接受直接及间接上司的提问。但像小李这种面对管理层的公众汇报,有一定的难度。

我对小李说,先想想你去年的业绩以及老板关心的内容,在说明问题检讨不足的同时,你最好要感谢鼎力支持自己的部门,因为有其他部门的领导在听你做汇报。小李说他的直接上司是总经理,我建议他除感谢上司的帮助外(不必太多,几句就好),一定要记得对兄弟部门的雪中送炭表达感谢。

好坏,都是一种评价,既有基于某种既定标准的客观评价,也有来自他人印象的主观评价。基于各项KPI的客观评价可以由自己说出来,但来自感觉的主观评价最好不要由自己来说。

这样做有两个原因。首先,一个人不能老讲自己好,你的好最好由别人说出来。这个道理适用你,也适合其他部门。其次,汇报时间有限,所以要把重点放在事实的描述上。

 

大家永远要记得:一篇文章的好坏,不仅与文采有关,更与评价者的角度有关。同样一篇好文章,有的评卷老师直接给满分,但也有老师就表示不同意。原因无他,大家的角度不同而已。

 

分析对象,明确谁听取自己的工作汇报,还有另外一层含义:想想听自己汇报的人当下关注什么,结合这一点来讲未来的工作计划。很显然,这样做会让人感觉汇报者非常务实,一点都不虚。

 

步骤3:梳理重点-找出最能体现业绩的三条

 

在过去十年的教学中,我给移动、联通、国网、碧桂圆等几百家企业讲过【TTT-企业内训授课技巧】和【公众演讲】的课程。

 

课程中的知识点不少,但很有意思的是,当我回访受训企业问学员“你们最有印象的知识点是什么” 时,有一半的学员都说:【受训后感觉自己说得比以前更少了,如果时间有限,通常只说1-3点】。

 

这就是培训的力量。效果很明显,道理很简单。大家都很忙,每个人都只关心自己,你讲一大堆只彰显自己业绩的内容,自然没有人关心。如果你能针对听汇报者的身份,说一些对彼此都相关甚至有益的内容,自然就能记住了。

 

辛辛苦苦干了一年,做了那么多工作,怎么汇报?做法很简单,先把你认为的重点工作全部列出来,然后根据对组织的贡献度、上级的关心度、数据的支持度三大要素进行评估,找出最重要的三条。

 

3是一个神奇的数字,很多名人都习惯把日常的表达分为三部分,比如乔布斯、雷军。乔帮主的公众演讲永远分为三部分,我在总结步骤时也喜欢用3来划分,本文也是一个明显的例子。

 

当然,汇报应该因人、因时、因地而异,如果3实在不适合,可以改为其他的数字,可适当进行增减,但如果数量超过3,建议不要超过7。其中的原因很简单,短时间内一个人的大脑根本记不住超过7条以上的内容。

 

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Lee23775

20楼 Lee23775

谢谢分享

2021-02-23 14:53:05 回复 赞(0)
荣村大队东北队

19楼 荣村大队东北队

今天运气不错,学习了老师分享的多个知识点,谢谢!

2021-01-29 16:52:42 回复 赞(0)
hktian

18楼 hktian

写的太棒了

2021-01-29 16:04:56 回复 赞(0)
一點紅

17楼 一點紅

有道理。

2021-01-29 16:04:46 回复 赞(0)
小娜拉

16楼 小娜拉

有深度。

2021-01-29 16:04:36 回复 赞(0)
于洋

15楼 于洋

打卡学习。

2021-01-29 16:04:26 回复 赞(0)
纳兰紫日

14楼 纳兰紫日

看出自己与大佬的差别

2021-01-29 16:04:21 回复 赞(0)
浅然

13楼 浅然

每天学点新知识。

2021-01-29 16:04:14 回复 赞(0)
兰芷若幽

12楼 兰芷若幽

老师分析的很全面。

2021-01-29 16:04:06 回复 赞(0)
流狼

11楼 流狼

实用

2021-01-29 10:34:32 回复 赞(0)
890726

10楼 890726

不错!!很仔细

2021-01-29 10:34:22 回复 赞(0)
放飞心灵0

9楼 放飞心灵0

谢谢分享

2021-01-29 10:34:17 回复 赞(0)
冷冷儿

8楼 冷冷儿

受益很大,感谢作者的用心。

2021-01-29 10:34:08 回复 赞(0)
怕水鱼

7楼 怕水鱼

每次看你的文章都有所收获

2021-01-29 10:34:03 回复 赞(0)
夏林辰

6楼 夏林辰

非常有道理

2021-01-29 10:33:57 回复 赞(0)
林潇心雨

5楼 林潇心雨

真的很有用,值得反复看

2021-01-29 10:33:51 回复 赞(0)
xiaoniaowup1971

4楼 xiaoniaowup1971

写的太好了

2021-01-29 10:33:42 回复 赞(0)
dodokeepsmile

3楼 dodokeepsmile

总结很到位

2021-01-29 10:33:35 回复 赞(0)
馨楠

2楼 馨楠

周五都很幸福,可以学到方方面面的知识

2021-01-29 09:03:51 回复 赞(12)
青琼

1楼 青琼

3个要点很好的

2021-01-29 07:51:32 回复 赞(11)

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