HR的小资生活（八）——岗位职责说明书怎样编制

作者秋风红叶更新于：2014-11-18 09:53 1277

    回归人力资源部的工作后，Kim做的第一件大事就是编制公司的全套岗位职责说明书。
    QY公司是一家新成立的教育行业投资公司。高管成员来自各行各业的精英。团队组建完成，部门人员招聘基本到位，马上就要投入紧张的工作中。总经理下达给人力资源部的第一个任务是完成公司管理制度体系中的人力架构体系。
    怎么做？

首先，要根据公司的战略定位，先完成岗位职责说明书系列编制。Kim开始建立系统思维。
将公司战略规划描绘在稿纸上，画出组织架构图，定义每部门设置的核心职能，确定人员岗位名称、职位名称、定岗人数，人员定岗定编后，再着手推进全员编写《岗位职责说明书》。

    第一步，画组织结构图。
    部门、职位、职衔，人数，部门职能、职责。
    模板先以人力资源部为例，全套文件做好。然后，形成公司模板，发送给各部门负责人。

    拟定人事通知并发送到OA，要求各部门负责人在一周内全部完成并提交电子档。
    第二步，收集信息，进行访谈。
    拿到各部门提交的文件后，开始频繁的沟通与访谈。山不来就我，我就去就山。各部门负责人忙，没时间，那么，人力资源部只能千方百计想办法约谈或堵门拜访。

了解清楚各部门的需求，对岗位的大致定义，接下来就要开始着手编写了。

第三步，定义模板，统一格式。
模板是统一的。包括了表格的原始模板，有公司名的、有公司LOGO的模板。表格名称定义为《岗位职责说明书》，表格编号定义为：QY-HR-005。005是因为这是人力资源部的第五号表格。前面有员工档案表等一系列常用表格。

然后，岗位职责说明书里拟定包括的内容，最简单的方法就是到网上找一个模板，当然也可以自己设计。Kim喜欢自己设计。必须包括的内容有：

1、基本信息。如岗位名称、所属部门、直接上级、直接下属、岗位人数、岗位编号等，参见下表。
2、职位概述。一句话或者几句话来说明的内容。只能参考部门设置和职能定义。比如说，人力资源部，那六大模块的内容肯定是八九不离十的。如果是业务部门，那么和业绩相关的内容肯定是少不了的。

3、工作职责定义及衡量标准。此部分是岗位职责说明书的重头戏。职责序列的排列非常关键，而且很容易搞错。一般来说，第一版出来的职责序列不一定是正确的，但是可以先罗列，再整理。在职责的描述选词上，也有一些具体的讲究，特别是涉及到动词的应用，以下表为参考案例。中国的词语包罗万象，定语不同，则管理和执行的责任也不相同。总的来讲，好文章是三易其稿出来的，工作职责也是多次推敲出来。

动词参考：

u 决策层管理职责：主持、制定、筹划、指导、督管、协调、委派、考核、交办

u 决策层业务职责：审核、审批、批准、签署、核转

u 管理层管理职责：组织、拟定、提交、制定、安排、督促、布置、提出

u 管理层业务职责：编制、开展、考察、分析、综合、研究、处理、解决、推广

u 执行层管理职责：策划、设计、提出、参与、协助、代理

u 执行层业务职责：编制、收集、整理、调查、统计、记录、维护、遵守、维修、办理、呈报、接待、保管、核算、登记、送达

其他角度的动词参考(略。）

4、任职资格要求。任职资格要求涉及到学历、专业、工作经验、专业知识与技能、能力与素质要求等。

5、办公环境及工作性质说明。通常情况下，在哪里办公，常用哪些办公工具，工作时间是怎样的，是采用的不定时制还是固定工作时还是以完成任务为工作期限等，这些都有必要在岗位职责说明书里呈现。

6、其他相关。如果觉得以上篇幅还不足够说明这个岗位的相关情况，可以继续设计。

推行的时候，还是遇到问题了。李总是从上市公司过来的，之前正好做过类似的工作，她有她的看法，与她多次沟通后，最后采用她带过来的一套模板，然后，将这套模板发送给各部门负责人，要求一周内完成并提交。