这两天听了金大松老师的《岗位说明书编写技巧》,觉得收获多多。现在大概回顾一下它的内容。
要写好岗位说明书,首先要知道编写岗位说明书的目的。管理的目的是获得大规模合作的能力。说得真好。它的目的就是把个人目标和组织的目标保持一致。
第一步就是搞清楚目标:
1. 从公司经营的角度来看,本岗位最应产出的、最不可替代的价值和贡献是什么?
2. 本岗位做好哪些工作可以提升本公司、本部门的核心竞争力?
3. 本岗位的哪些工作活动最能体现客户,包括内部客户的价值主张?
4. 哪些关键点是本岗位必须改善的绩效短板?
5. 本岗位的主要分工与协作是什么?
第二步就是高度概括“主干”:
1. 把主要的分工内容提炼成简单的词汇,如市场开发,招聘管理,工艺改进等等
2. 还需要比较分析相邻岗位的分工结构
第三步就是用造句法描绘“枝叶”
1. 根据工作流程顺序推衍
2. 结构化“造句”
岗位说明书的结构,通俗的说,就是:我是谁?我要干什么?我需要什么任职条件?
我是谁,指的是岗位的基本信息
岗位名称:在一家公司里面最好就是具有唯一性。岗位名称由两部分构成:工作内容+职务,例如:商品条形码打印组长,商品条形码打印员。
类别:需要由人力资源部进行岗位性质的分类,以满足企业的人才发展。
岗位编号:由人资部统一进行编号,以便进行代码管理,为公司信息化管理做基础。
部门代码的编写:可以是部门+岗位(CW-01,
财务部-成本会计),可以是部门+层级+岗位(CW-01-02,
财务部-经理级-成本会计),可以是部门+序列+岗位(CW-T-01,
财务部-专业技术序列-成本会计)
我做什么,指的是岗位职责
职责要项:指同一类工作的总称,不需要分得太细。可以简要地概括本岗位的业务职能分工(可以按照操作流程、专业模块、业务职能来进行主次、重要关系的排序)。管理职能,主要有计划、组织、人事、领导、控制五大职能。
职责要素的比较就是:查缺补漏。
有剥洋葱和矩阵法。好的岗位职责不仅仅是体现在岗位本身,也体现在岗位之间的关系和实现上一级组织目标的驱动因素上。
职责概要的来源是部门职能和其岗位定位。其主要用途是招聘选材和职位评估(薪酬方面)。
进行职责描述的结构化处理时候,需要把职责描述让人看得懂,也说得准确。看得懂就是需要把职责模块化,把流程关系隐含在里面,采用结构化的句子。说得准确就是需要运用动词,把范畴描述清楚(凡涉及跨部门或者岗位交叉关系的地方要细化描述。)
四种“造句”法
1.
做什么(例如:负责统一发布公司的各项制度、规范、通知)
2.
做什么+实现什么(例如:指导公司各部门、员工进行绩效目标的分解,确保绩效指标分解落实到位)
3.
依据什么+做什么(例如:根据采购计划及时编制采购预算表,并提交财务部门核定。)
4.
依据什么+做什么+实现什么(例如:根据采购计划及时编制采购预算表,并提交财务部门核定,保证计划与财务资源的协同。)
范畴清晰,指的是:重要的80%,也就是发生频率高的,绩效影响大的;重要的100%,指的是跨岗位之间分工交叉关系地带
任职条件
在职责描述的时候,需要注意以下方面:
1.
对职责要项需要进行准确的文字描述;
2.
有两种描述的顺序:按正常情况下各工作任务的重要性(占用时间)进行排序;按工作流程的顺序推衍
3.
注意岗位之间的职能是否重叠
4.
详细说明重叠部分的协作关系是什么
5.
描述每一职能的动词要审慎使用,如:“审批、审查、执行、协助……”
工作标准,指的是实现了什么成果,做到什么时候就叫好,要具体、明确、可以验证。
工作标准的描述维度有: 多(指数量)、快(指时间/效率)、好(指质量/外部评价)、省(指成本、费用、利润)
主要工作权限的类别有:决定权、审核权、审批权、监督权、考核权、奖惩权、分配权、处理权、处置权、指导权、指挥权、控制权、建议权、提名权、仲裁权、鉴定权、检举权、考察权、访问权、查阅权……
任职资格的六个维度有:价值观、求职动机、个性特质、综合能力、专业技能、专业知识。
编写职位说明书注意事项:使用简短而明确的词语。如果有可能,使用只有一种含义的词(不产生歧义)。注意语言的简练、准确,不要写成每日的工作流程,写成流水账。描述时候,把具有相同特征的事项归类。最好便于衡量,采用动词词组,需要包括应该做的和希望他做的工作,不能拘泥于现在的任职者(对岗不对人)