降本增效是企业永远的话题,在大环境不景气的今天,为数不少的企业出现了业绩下滑、现金流紧张等问题。有些企业甚至出现了迟发工资、拖欠工资、拖欠货款等现象,在这样的背景下,人力成本优化就变得更加重要了。
HR从业者有时候是无奈的,因为老板逼着你、指标压着你,让我们不得不想办法控制人力成本,而我们未必能说服自己的老板。其实想想,很多事情未必是不可为的,乔布斯“活着就是为了改变世界”都能做到,很多情况下,看我们敢不敢做、想不想做。今天讲一个切身经历的人力成本优化的案例,供感兴趣的朋友参考。
背景
那是在几年之前,刚进现在这家企业,老板安排了一项重要工作,现在原材料成本在上涨、公司业绩还出现了下滑,要人力资源中心在15天之内出一个人力成本优化的方案,要求人力成本占销售额的比例维持在去年的水平。
那时候还在试用期,这项工作如果做不好,位置可能都未必保得住。于是决定先和各部门沟通,然后再出方案。沟通后有赞成的,也有反对的。
一、赞成意见
1、现在公司业绩下滑,大家都理解,可以先考虑本部门如何人力成本优化的计划。
2、人力成本优化最好要给予一定的奖励,这样大家才有动力。
3、生产副总告知,因为预测订单的下降,一线工人本身就有减少15人的计划。
二、反对意见
1、工资低,让员工多干活难度大。
2、现在员工加班就已经挺多的了,再优化人员的话,工作没人做了。
前期准备
1、出勤统计:各部门出勤情况(正常出勤、请假、加班等),形成《各部门人均出勤情况排名表》,发现除生产中心、营销中心、技术中心外,其他部门加班都不多。
2、销售额预测:营销中心总监告知,今年的销售额预测是4.75亿元,去年是5亿元,下降5%。
3、薪酬情况:招聘经理反馈,储运部仓管、质量部检验工资偏低,招聘的难度有点大,其他岗位的薪酬基本都处于市场上中等水平以上。
人力成本优化方案
一、人力成本优化总目标
人力成本创收维持上一年度(这是老板的要求)或者略微上升(超出老板的要求),“人力成本创收”是指每投入1元的人力成本,所产生的销售额,这里的人力成本不仅仅是工资,包括各项福利。
1、公司目前的人力成本创收是1:5,人力总成本是7500万元/年,因此,人力成本降本的目标是7125万元/年,等于是要下降375万元,每月下降31.25万元。
2、公司目前的员工平均工资是9500元/月/人,等于是下降33人,公司目前是658人,这样差不多优化5%左右的人力。
3、当然,也有用每投入1元人力成本产生的利润来计算的,根据公司不同的需求,一般在发展中的企业,采用销售额的比较多,在成熟期的企业,采取利润的相对多一些。
二、人力成本优化指导思想
1、工作转移:即员工普遍掌握的技能,之前有专人在操作,可考虑转移至员工自行操作。
2、多技能工培养:一个员工多项技能,以实现岗位之间的互通,减少用工人数。
3、管理幅度增加:目前管理幅度少的管理者,可考虑进行合并。
4、组织效率提升:效率影响因素识别。
5、信息化代替基层管理人员。
6、工作合并:相同的职能由统一的部门管理。
7、若没有合适的人力成本优化方案,那么降薪也是可以的。
8、加班少的部门,人工成本下降的空间相对多一些(加班费以最低工资为基数,且有些加班是以调休处理的),目标应适当高一些。
9、工具提供:人力资源中心形成《岗位分析》工具,给各部门作为分析参考,具体见我前段时间分享的《一套个人总结的岗位分析工具》。
10、考虑员工招聘的难易程度,市场紧缺岗位、培养周期长的岗位,谨慎优化。
三、各中心人力成本优化目标
特别提醒:该方案是建立在各部门都有至少30人以上的团队基础上的,如果公司人数少,那么是很难给各部门下达具体优化指标的,可以用优化后增加加薪额度、增加年终奖额度来刺激各部门来提出人力成本优化方案。
四、人力成本优化激励机制
1、奖励机制
说明:
(1)人力成本优化实际值(A)、人力成本优化目标值(B)、人力成本优化成果系数(X)= A÷B。
(2)部分工作转嫁给其他部门的,按照工作量的比例,分别计入转出部门和加入部门的人力成本优化效益,难以预测的,则按照95%计入转出部门、5%计入转入部门。
(3)提出其他中心人力成本优化方案,并最终实施的,按照该方案节约下来的人工成本的5%作为提出部门的提成收益。
(4)提出并推动跨中心的人力成本优化方案,并最终实施的,按照该方案节约下来的人工成本6%作为部门人力成本优化提成收益。
(5)因为预测订单的减少,一线工人会跟着下降,不算在人力成本优化业绩指标中。但超过5%的下降,超过部分算在生产中心人力成本优化业绩指标中。
2、异常处理机制:当该部门未达到公司人力成本优化目标,则由人力资源部中心组织专人对该部门做《岗位分析》,当发现可以有岗位进行减员的,则取消该部门负责人当月绩效奖金,若证实该部门可再降低人工成本至少≥2%的,则由总经理约谈,考虑其胜任问题。
3、薪酬平衡:公司从人力成本优化产生的效益中,额外拿出一定的比例给储运部、质量部等低于市场薪酬的岗位额外的加薪额度。
五、人力成本优化流程
1、动员会
(1)与会人员:公司班组长及以上人员,总经理主持。
(2)会议内容:强调经济环境严峻性、说明公司的政策与要求、各部门负责人表态等。
2、各部门提交方案(动员会后15天之内)。
3、人力成本优化委员会(总监及以上人员)评审方案。
4、确定优化后人员安置的方案
(1)优化后的人员,可以采取员工离职后,先从内部其他人中选拔,没有合适的,再考虑外招。
(2)公司所在区域有没有其他公司需要人员的,人力资源中心和公司各部门负责人可用自己的资源联系一下。
(3)供应商处是不是需要招聘新员工,由采购部联系一下。
(4)一般优化人员直接裁掉的话,会影响企业雇主品牌形象,所以,如果能够有其他办法安置,那么尽量不要直接裁掉,这个有企业根据实际情况来定。
5、组织实施。
6、人力资源中心验收确认。
各中心人力成本优化案例介绍
1、人力资源中心:司机原先6名,减员3名,改善方案:各部门本市范围内外出办事,自己开公司的车,公司给予一定的里程奖励。同时,销售人员外出办事,都自己开公司的车,公司不给予里程奖励,这种措施,主要是通过工作转移来实现。
2、供应链中心:将除营销、技术之外的统计和文员岗位,一起拉入计划部管理,各部门提出具体的要求便可。此举让公司统计和文员从原先的12人,降至6人,这种方案,其实就是一种工作合并,相同的职能由统一的部门管理。
3、生产中心
(1)多技能工计划:原先注塑机、挤出机、卷管机都是由各自的操作工来操作的,生产中心推出了多技能工培养的计划,可以实现岗位互通, 3个月完成,减员8人。
(2)管理幅度改善:班组合并,结合多技能工的培养计划,对部分班组进行合并,减员2人。
(3)组织效率分析:原先备模工9人,每天的换模频次70多次,生产中心提出,小批量生产频次高的产品做库存,库存增加的库位占用、资金占用成本约30多万元/年,但可以将换模频次降为30次左右/天,人力可降至4人,节约人工成本一年70多万,完全核算,如果将修模和备模合并的话,可再减少1人。
结束语
管理改善的空间是巨大的,也是永远没有止境的。管理有时候是一种博弈,公司和部门在博弈、部门在和员工博弈、公司又在和员工博弈。坦诚地讲,上述方案是缺乏科学性的,是建立在博弈论基础之上,因为按照上述方案,以前工作量饱和的部门会吃亏。所以,如果人力资源中心有足够的人力和时间,那么参与所有部门的《岗位分析》那当然是最好的了。
当然,员工的有效工作不可能是100%,能够达到80%以上已经很不错了,所以,这种博弈最终还是取得了成功,方法或许有点土,不过成果还是明显的。
在这个方案中,人力成本优化委员会是很重要的,一定要评审减员的合理性,看看会不会导致工作质量的下降、会不会导致原先有价值的工作没人做了、会不会影响公司的业务和产品等。
在人力成本优化中,除了直接人力成本的优化,还有间接人力成本(比如交际应酬费、出差费、办公费等),其实也是可以优化的,优化需要建立在我们分析的基础上,网上的信息很多,感兴趣的朋友可以自己研究一下。
此外作为HR从业者,也要研究影响组织效率和员工效率的因素,并持续改善。效率的改善空间也是很大的。当然,这需要我们能有一个改善创新的机制,增效是我们另外一条道路,光降本是不行的。后续将会做一些这方面的分享。
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34楼 moggie
收益匪浅,要是早些看到这篇文章就好了。前段时间接到总部要求分公司人员缩减编制,在具体实施的过程值周,遇到了很多问题,虽然最后解决了,但是回头看,还是走了很多弯路。如果当时就按照您的方式,效率和效果也许呈现的更快。
再次感谢,受益匪浅!
33楼 可以不见
干货,
系主任
@可以不见:期待你今后写下自己的想法,和大家一起探讨
32楼 Benjamin84119
感谢老师分享,非常详细
系主任
@Benjamin84119:期待你今后写下自己的想法,和大家一起探讨
31楼 林牧
#赞赏# 刘老师的思路很清晰,顾及方方面面,是一个很不错的方案。在此方案基础上,如果再考虑隐性人力成本的优化,事后再用人事费用率、人均劳效等数据进行一次比对分析,效果就会凸显出来。感谢无私分享!
刘恒恩
@林牧:感谢林老师的鼓励和支持,您提的意见和建议非常好、非常专业,这几天我思考、研究一下了。非常感谢您。
30楼 尹丽莉
谢谢老师分享~!
1、不调整业务合并岗位:通过工作分析,优化工作流程,合并工作岗位,提高留存人员的奖励福利
2、不调整业务调整排班:通过优化服务流程、监控每天业务量规律调整服务人员的排班(错峰排班),减少编制
3、调整业务新的核心价值点:梳理业务流程,分析新的核心价值,减少劳务量带来的价值,提高创造力到来的价值,减少编制,激励创造力
刘恒恩
@尹丽莉:赞。感谢支持。你说得非常好,给你大大地赞一个。
系主任
@尹丽莉:坚持输出自己的观点,才会进步得更快,加油~
29楼 尹丽莉
谢谢老师分享~!
28楼 尹丽莉
谢谢老师分享~!
试着梳理自己的意见,答主在的行业是服务行业,想到3个方法 :
1、不调整业务合并岗位:通过工作分析,优化工作流程,合并工作岗位,提高留存人员的奖励福利
2、不调整业务调整排班:通过优化服务流程、监控每天业务量规律调整服务人员的排班(错峰排班),减少编制
3、调整业务新的核心价值点:梳理业务流程,分析新的核心价值,减少劳务量带来的价值,提高创造力到来的价值,减少编制,激励创造力
系主任
@尹丽莉:恭喜成为热评,继续保持~
27楼 梓芙
感谢分享!
系主任
@梓芙:期待你今后写下自己的想法,和大家一起探讨
26楼 梓芙
感谢分享!
25楼 梓芙
感谢分享!
24楼 初学蓝色宝贝
谢谢分享
23楼 关羽95308
根据考核明细进行裁员
系主任
@关羽95308:期待你今后写下自己的想法,和大家一起探讨
22楼 多余d鱼
满满干货,甚至可以直接拿来就用了。点赞
系主任
@多余d鱼:期待你今后写下自己的想法,和大家一起探讨
21楼 孙武83369
前期的思路很受启发,感谢老师分享
系主任
@孙武83369:期待你今后写下自己的想法,和大家一起探讨
20楼 缘之园
老师这一次优化中好想全部都是人员的优化,那除了人员优化之外,还有其他方法么?
刘恒恩
@缘之园:有的,只是篇幅有限,不能全部写完,还有就是组织效率和人员效率的提升,公司改善创新机制的建立、公司增收等方面,不过都是很大的话题,一次分享不完的哈,以后慢慢分享了,欢迎持续关注
刘恒恩
@缘之园:有的,只是篇幅有限,不能全部写完,还有就是组织效率和人员效率的提升,公司改善创新机制的建立、公司增收等方面,不过都是很大的话题,一次分享不完的哈,以后慢慢分享了,欢迎持续关注
19楼 lhplhp
提升人员效率,优化组织结构
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