制度出台流程是严肃的，岂能随性为之

作者秉骏哥李志勇更新于：2022-01-25 15:40 27468

内容来自 2022-01-26 打卡话题观看本期直播

我们是一家小公司，以前所有的制度、通知发布都是由人事部统一完成。然而最近财务部来了一位新总监，他喜欢直接将财务制度发布到公司群，可群消息太多员工不一定会认真关注。像最近财务部做了报销流程的改革，很多同事都不清楚导致报销不了，结果这些员工却来找我们部门麻烦，说我们HR没有起到通知作用。我想问问老师们，制度发布的管理流程要怎么做，是统一发布还是让部门自己发布呢？面对这一案例大家又有哪些想说的？

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摘要：公司/部门/班组规章制度的制订/发布是非常严肃的事情，相关法律法规对其有明确的要求，岂能随便为之，不然，内部管理容易混乱，对外来看，也容易吃法律层面上的亏，因为制度出台如果“内容或程序不合法”就是无效的。

财务部出一个制度，直接发到群里，就可以实施，是不是太儿戏了。对制度出台及其流程，想说以下几句：

1、制度无奈性

为什么要有制度？没有可不可以？制度是严还是松为好？要回答这些，应当搞清楚“出台制度的初心”，我认为应当是：

当某些现象达到“士可忍孰不可忍”的程度，已经带来较坏的影响或损失，如果不及时控制，会朝更为糟糕的方向发展，但是，靠人治无法较好解决，或者对今后再避免类似现象发生难以起到惩前毖后和预防的作用，于是，制度出台便提上了“议事日程”。

说白了，如果所在单位或某个范围内的人、动物或事情都高度自觉，遵守本分，做该做的事，绝不做不该做的事，这样的理想状态，肯定是不需要任何制度的，包括所有管理人员、机构等都是多余的，这是什么时候的事情？我们是不是一下子就能够联想到读书时正字老师讲的GC主义啊。

但是然而，现实往往把理想打破，目前来看，但凡有人、动物或事情的地方，需要向着我们人类意志发展时，都可以用制度来约束以上这些方方面面。

所以，从以上角度来说，出台制度或者对某些人/物/事等做出规范、约束等，实属“无奈”之举，或者目前来说还找不到比“用制度来约束”更好的办法了。

大到全世界，随着温室效应对人类生存威胁的增加，巴黎协定便出现了；中到改G开F市场经济，出台的法规不算少；小到企业，要求员工按时上下班出台考勤制度；更小的到家庭，家长为保护未成年女孩，要求其晚上几点必须回家。凡此种种，多数是书面化规定，少数是口头约定，但试问，有哪一项不是“被迫”“被逼”或“无奈”的选择呀？

2、国家有规定

法规对企业出台制度是有清楚的规定的，企业不能想当然的出台任何制度，如果内容违法、流程不合法，法律层面上讲，制度是无效的。

国家的这个规定在哪里？具体怎么说的？请看：

劳动合同法第四条规定：用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

从以上规定可以看出：“依法建立和完善”，说明内容要合法；“经职代会或全体职工讨论，提出方案和意见”“平衡协商”“公示或告知劳动者”等关键词，表明了企业出台规章制度的流程。

进一步看，就是规章制度的内容要合法，不能有违法的内容，比如：法律规定员工每周上班时间不能超过40小时，加班不能超过36小时，如果企业在规章制度中明确员工只能单休并且无加班费、或者每月加班在70小时内的不算加班费等就是违法了；另外，制订制度的流程至少要有：职代会或全体员工讨论的证据、事实，提出了什么意见或方案，公司公示的证据，或培训签名的证据等。

3、违法制订的可能后果

我们说公司规章制度违法制订，一般是指内容和制订流程违法。

比如：本案中的财务部制订或修改某些制度或流程，就直接发到群里，先不说内容合不合法，制订流程就是违法的，一旦员工较起真儿来，本案中的财务相关制度显然就站不住脚。

那么，违法制订的制度，会有哪些可能的后果呢？

先说公司内部，一是员工可能并不知情，然后可能会与相关部门或人员争执，这不是浪费精力和时间的内耗吗；二是员工对公司信任感降低，员工会认为公司对待制度如儿戏，那么，员工在对待公司领导的工作安排或其他任务时，可能也会不那么认真；三是管理混乱，任何部门如果都可以随便制订制度并发到群里就有效的话，谁来协调各部门制订制度的匹配性、可能重复性，如果存在相互矛盾、冲突的地方怎么办，以谁的为准，一定会导致管理混乱。

再说外部，如果员工对公司制度不认可，或者员工正在与公司仲裁或诉讼，当公司要出示规章制度的证据时，如果拿出来的制度制订流程不合法，甚至内容都是违法的，一定会被仲裁庭或法院认为制度无效，这时，公司就非常被动了，输掉官司的可能性会大大增加。

4、正常的管理流程

通过前面的分析，我们已经了公司制度、发布规章制度的流程，不管是公司级、部门级甚至是班组级的制度，都要遵守这个流程，只要是对全部或部门员工进行管理的制度，都须如是对待。

如果口头、会议、会议纪要或者公司领导只是这样要求，恐怕也难以做到每个部门和领导都严格遵守，我认为，应当从两个方面来明确限制：

1）出台《制度管理办法》

也就是我们通常说的ISO程序文件中的《文件与资料管理程序》，里面就要详细说明各种制度的制订、审核、批准、公示、培训、生效流程、修改、违反处理、归口管理部门。

对这个文件也要组织公司各级领导、各部门学习，对不按文件办事的任何人，一经查实，要通报批评甚至给相应处理。

2）奖惩办法

任何公司对员工的管理，都应当有奖惩管理办法，这里面也可以规定“违反公司相关流程办事的行为”应当要给予处理。当然，一年都没有员工违反的部门领导可以给予奖励，特别是管理人员违反，还应当给予加倍处理。

5、理当处理财务总监

由此我们可以判断，该本案公司并未实施ISO质量管理体系的管理，或者说管理不严格不到位不严肃，另外，该财务总监可以说是一个ER货，既对ISO体系不清楚，也对基本的管理制度出台流程不明白，如果是明知故犯，那就是目中无人，把人力行政部和上级领导不放在眼里。严格意义上讲，应该加重处理，如果不处理，是没办法服众的。

如果说其不明白以上流程或注意事项，那就是严重不胜任这个职位的表现，理当拿下；如果说明知故犯，那必须加倍处理，以儆效尤、挫其锐气。每次都发到群里，太离谱，不能再忍了。

所以，人力行政部要将此事上报公司领导和老板，不能与财务总监私下交流，一定要严肃处理，在公司级会议上提出来。

回过头来看，财务部每次都这样为之，其实与人力行政部对财务部第一次这样的行为没有较好沟通协调、干预有关，也算是有纵容、迁就之责，放到其他地方：员工第一次违纪也不能置之不理，要给予严肃的提醒、警告，这样，才能防止朝着更糟糕更大胆的方向发展。

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