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档案管理，从来只为过往今用
——历史不只是记忆，更为对照纠偏
一、做档案管理的要求。
说到做档案管理，常与工商打交道的或许可以看到过别人家的档案是怎样管理的。（在我们这做营业执照有关的变更，是需要先提档案来进行对照检查的。）
一列列，一排排，一格格，你需要找什么，只需要你提供相关的代码或者编号，档案管理者或者从电脑里，或者从厚厚的目录里找到你要的信息所大之处。而有的已经扫描成电子档的，更是可以直接打印给你。
当然现在已经直接往纸电全面发展，有的已经可以直接进行电子档案查核，不再需要你直接去档案馆打复印了。
而工商局（现市监局）里的档案，比绝大多数的企业自己保存的档案都要全面得多。保管得好得多，也好用得多。
这是为什么？
就在于档案馆的人专业。
其专业的地方就在于两个词：认真、全面。
真正的专业做档案管理（现在很多局行都会将档案委托专业的档案管理企业进行代管），就在于对要求认真，对资料认真，然后才是对档案的管理做到细致，全面。
认真：
一是对照办事的要求资料进行资料科目、数量的认真核对。资料不全一般不收，就算是收下，也必须限时追着补全。
二是对资料本身状态进行认真的评估并描述在档。对于资料本身的检查，皆是从纸张、质量、介质等角度去描述。并记在扉页。
因此，认真，是作为移交档案时的一种检查和验收的态度。
全面：
是指对于档案管理的思维要全面。既要从档案的科目树进行思考，也要从档案的时间线进行管理。既要从档案的保管角度去思考，也要从档案的便于应用去管理。
因此，全面，是指的管理的思维要全面，便于存，便于用。
二、如何落地档案管理的认真与全面？
我常在分享中借部队上的线型管理来说秩序就是力量。
参观过部队营房的人应该都知道，部队上一眼看到就是整齐。整齐的物资，整齐的内务，整齐的队伍。方块就是方块，纵队就是纵队，横队就是横队。
这是因为他们习惯了秩序，只有有秩序才能真正的协调，而协调才能同步共频，才能发挥出1+1>2的效果。
因此，做档案管理能做好的前提就是秩序。
而在企业要做档案管理自然也要从秩序上去要求，从秩序上去落地做管理。
1、明确档案的本质。
档案是指企业在生产经营管理活动中产生的，具有保存价值的原始记录。而原始记录，真实性就是其本质属性。
因此，在做档案管理时其入档的资料要保证其真实性。复印的，提供者要在其上签字备注。
2、落地档案的管理。
企业的档案管理员，不可能真正的只做档案管理。更别说是人事助理负责档案工作。
因此，在企业做档案管理，就要包括从规定、收集、保管到应用的多个环节管理。
（1）要想规范，先得规定并示范。
因此，对企业人力档案要管理要进行有关收集、报送、管理、查询、复印、维护及有关费用等多方面的事项进行规定。
不能只靠你一个人去收集、检查、核对吧？因此，要将某些责任放到招聘官或者面试官身上。比如，对资料的审核、验收等。
因此，制定一个有效的档案管理制度是必须的。
（2）要想好用，先得认真并落地。
在做档案管理的时候，我们首先应该知道该档案要有什么？
而人力资源的档案，则与岗位的任职资格与胜任模型相关。
任职资格中规定的资料是招聘入职所形成的。
而胜任模型中规定的题型、标准及考核评价等资料，则是评估岗位责任人的人岗匹配情况而形成的。
因此，企业的人力档案管理，有时也称为员工工作的痕迹管理。从过程到资料的描绘并收集对应。
而在档案管理中，我们应该注意几个方面的动作：
一是对应要求收集。要按照任职资格与胜任模型中的相关内容及考评周期，向有关岗位及责任人提醒送存。这也是做绩效管理中很重要的一环。
二是要做整理鉴定。所有的档案，不仅是责任人要进行审定。而作为管理人，也同样要对收集到手的资料进行分项分类并对照要求进行检查。保证资料的真实性与完备性与整洁度。
三是要做好保管统计。资料的保管一定要从时效及防物质损坏的方向去保管。同时有效的对档案进行分类，分时统计。形成岗科的树状目录与时间的线型目录。
当然这里的目录，要有电子版与便于搜寻查找，同时要尽量保证纸质目录的存在。但，我们一定要明白目录备份的重要性。以防止一时设备、物料的损坏导致目录的消失。
四是要做好动态管理。这里的动态管理，不仅是指要随时更新档案资料及目录，同时要按规定进行资料的销毁申报。同时要还要随时提醒资料责任人对资料的完备与更新负责。
五是要做好应用管理。档案的存在是为了印证历史及以古论今。因此，有效的将为需要方提供档案服务是必然的。而强调并严格执行档案的借阅与打复印制度是必须的。同时使用的痕迹也成为一份档案。
因此，要做好人力资源管理档案的管理，首在对应岗位任职资格与胜任模型去完善资料科目。其次，要将档案的完善与真实性责任要赋予到对应的招聘、考核、评估责任人身上。接下来，才是按档案管理的环节过程做好移交、保存及提供应用的管理工作。
小结：
1、做人力资源管理的档案管理工作，要从档案落地的角度去从招、培、用、留、离等环节去实施建目与收集的工作。
2、要将档案的真实性与完备性的责任赋予到对应工作的责任人。不然，你就需要成为一个真正的跑断腿了。
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12楼 修夏
有秩序的管理档案这样管理起来不吃力，不然真的要跑断腿
15楼 Peter21148
学习
14楼 Bob40448哪儿
有没有用不知道，但理论十足
13楼 HelloKitty47256
很细致
11楼 惜熙
档案管理要是动态的才有意义
10楼 junliyu
学习了
9楼 abing
8楼 howardsun
档案的真实性与完备性的最重要
7楼 墨家高月20129
6楼 2013立信华创
打卡
5楼 hotmail44
要之后用的场景去实施建目与收集档案
4楼 linnawang
3楼 兴业安邦
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