如何编制岗位说明书

作者 13030215... 更新于：2013-05-30 13:27 2299

    散会后，我召集楚爱华、刘光明、林晓琳一起，商量岗位说明书的编制。
    他们三个看着我，还是楚爱华先说话：“S老师，你看如何展开岗位说明书的编制？”
   我说： “公司的原有岗位说明书编得已经非常规范了，但这两年有的岗位职责已经进行了调整，还有就是新设的岗位，重新编制也是自然。原来编制的过程你很熟，还是你先拿意见。”
    楚爱华说：“根据总体时间的安排，我想应该先发个通知，要求各部门各员工编制岗位说明书，明确编制期限、各阶段完成的时间、各级人员的责任，掌握好四个关键，即各级责任人、数字量化、分解细化，编制、审核、批准、汇总、终审、报批等各环节的时间限定。”
    楚爱华真不愧是天地人的老员工，还真是有水平，短短的几句话就把一项工作的掌控步骤，制定目标的四个关键娓娓说清了。
    我说：“编制工作以25日前人力部终审完毕为总的时间要求，具体的时间细化你比照一下就行了。你拟好编制通知给苏总吧，尽量明日把通知发下去。还有一点就是，并不是每个人都知道如何编制岗位说明书，因此在编制之前，我认为还应以你为主给大家做一个讲解。”
    她问我：“你感觉天地人的岗位说明书和其它公司有什么区别吗？你还有什么要求吗？”
    我说：“【岗位说明书的十大要素】：年龄、性别、学历、职称、专业、行业工作经验、职位工作经验、必备知识/培训要求、能力要求、人格特质等，各公司基本都差不多，但此次的编制要结合绩效考核，就不仅仅是对岗位的说明了，我认为还应细化一些。”
    她接到：“编写【岗位说明书的要点】，无外乎先是列出大项，再列出小项，分清重要程度，掌握时间顺序和完成日期，尽量详细描述，说清对该项目的要求等。各环节的工作任务应该是，员工各自编写自己岗位的岗位说明书，因为他最熟悉自己的本质工作，直线经理初审，分管领导批准，汇总到人力部，人力部会审，报公司总经理批准发布。”
    岗位说明书编写时，关键是员工，员工一定要根据公司的文件、规定、制度，先梳理流程，从中理清职责，哪些是自己做的，自己应承担的责任，并把握好各环节的衔接，再就是要分清主次，哪些是主要工作哪些是次要工作；要有时间观念，过程或完成的时间要把握好；一定要写明达成的效果，自己做到什么样。”
    员工大都认为自己的责任重、工作量大、干的事多，因此，在编制岗位说明书时，莫不千言万语涌上心头奋笔疾书，内容越写越多，因此，是否限定大项几项、小项几项？”
    刘光明：“我认为无论大项小项以三至十项为好，如保洁员，工作性质就在那里，哪里有那么多项？但某些岗位或兼职多或事情杂，如行政岗位吃喝拉撒事情多得很，项目多些也是正常。但大项乘以小项，总的项数不会超过三十项吧，谁都不是铁打的，早就嗷嗷叫招人了。如果我拿着四十项工作任务的岗位说明书招人，那还不把人都吓跑。”
    林晓琳白他一眼：“写得多并不一定活多，其实写得多也没啥，每大项的各小项，要求大家按照每日、每周、每月、每年做的项目写下来，工作量大小也就一目了然了。比如，每年的电梯年检一日内就能完成，这也是一项必须进行的工作，但有两个时间限定，工作量一看就明白了。九千外审内审同样也是一年一次，但哪一项不是劳师动众要持续一个月多，工作量明显不同。再说了，绩效考核的KPI指标哪能那么多，10项都超不过，三四十项怎么考核，还不先把我们给烤糊喽。有所考有所不考，有所为有所不为吧。”
    楚爱华当然赞同，因为外审内审的活都是她的：“好啊，培训时我把这些要求和要点讲清楚。”
    我说：“【最好的办法还是做个模板，大家能更好地比着葫芦画瓢】，那样更直观更清晰。我们人力部要先行一步，两日内要做好交给楚老师，由她再选定一个格式模板进行讲解。再强调一下，编制的时间节奏、流程由楚老师把握，编制的要点你要给大家讲解，汇总后由我和你全部捋一遍，然后我们一起会审。”
    我感到非常欣慰，楚爱华对外我也算网开一面，并没有对我展示她高深的“非暴力不合作”的武功，她和我的配合还是不错的。据江湖传说，她如果施展出自己最擅长的“非暴力不合作”武功，连一代大师刘沂岗都甘拜下风。当然，这也是我最担心的，因为我知道高手中的高手一般都含而不漏隐忍而不发，她不出招你就没法应对就不知道她武功的强弱，此乃无招胜有招也。