第二节、如何管理人事档案 一、人事档案管理包含以下工作项目? A、保管 B、借阅 C、电子档案的建立和录入 D、电子档案阅读授权管理 E、销毁 F、其它 二、管理档案的操作规范和具体措施是怎样的? 个人认为,人事工作做得好,就是那种我走了,不做任何工作交接,下一个都可以根据制度,找到相应的表单,及各种人事工作的处理流程。在学习档案管理这一节的时候我在思考,理论就是告诉你档案管理最重要是注意流程制度化和操作规范化,具体的方法和措施不告诉你。因为方法真的太多,且一个比一个好。学了理论感觉心里有点feel,但却在实际操作中仍处于摸索的阶段。 尽管方法有很多,但在学习三茅的时候不妨将各种方法记录下来。抛弃糟粕,选其精华。相信在将来的工作中能够有所帮助。 (一)、编号 目标是随便说出一个人都可以很快的找到他。 档案编号原则:档案号是在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档案号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。具有唯一性、方便查找的特征,每个员工有且只有一个档案号,离职员工的档案号将作为历史记录,不再重复使用;新进员工延续上一个编号以此类推;如:集团人员档案号编号原则:集团编码+部门代码+员工编号(三位数),如:JTCW003(JT:集团编码-“集团”首两个字母拼音缩写);CW:部门代码—“财务”部部门名称首字母拼音缩写);003:员工编号-按本部门具体入职时间顺序确定) (二)、借阅 凡借用人事档案,必须填写《人事档案借阅登记表》,由人力资源部门的负责人核实理由,经分管人力资源的公司领导签批后,方可借出,借出的档案必须在3天或在约定的时间内归还,如确因工作需要,可办续借手续。 查阅、借用档案的部门或个人,不得擅自摘抄、拍摄、复制档案内容。如因工作需要从档案中取证的,应事先征得主管人事部门同意,经批准后方可摘抄、复制拍摄。借阅档案的人员,对档案应妥善保管,不得遗失、泄密和污损,不准抽换、折卷和转换。 (三)、人事档案销毁要求 档案管理人员不得擅自处理或销毁档案材料,应严格执行集团档案管理制度进行档案保管和档案销毁。员工离职档案每月定期清查,另外归档于离职人员档案处。离职档案保存两年后方可销毁(高管及核心技术人员保留至该员工离岗五年止)档案销毁须经人力资源部负责人批准后方可销毁。 (四)其他 在这里要补充的是,档案填写的资料如有更改都应该进行及时的处理。特别是联系方式,地址等。在人事工作中可以每月定期进行清查。便于特殊情况时,能够根据档案的资料联系员工。
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