岗位说明书编写导则

岗位说明书编写导则

1　范围

本标准规定了岗位说明书的编写原则、构成形式、编写要求和编写程序。

本标准适用于岗位说明书编写的管理。

本标准还适用于各公司岗位说明书编写的管理。

2　术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

2.1

岗位说明书

岗位说明书是在工作分析（职务分析）的基础上，对岗位的信息、职责、任职资格、工作关系、权限等进行描述的成果性文件。

注：工作分析（或称职务分析、岗位分析），是全面了解、获取与工作有关的信息所进行的一系列工作信息收集、分析和综合的过程。常用的工作分析方法有：面谈法、问卷法、观察法、工作日记法、关键事件法、主管人员分析法、资料分析法等。

a　面谈法（也称访谈法或座谈法）指通过与任职者进行面对面的交谈而收集工作信息的一种方法。具体形式有：个别员工面谈法、集团员工面谈法、主管领导面谈法。

b　问卷法是让有关人员以书面形式回答有关职位问题的调查方法。问卷法可以分成职位定向和人员定向两种。

c　观察法是对任职者的工作过程进行观察，记录工作行为的各方面特点，了解工作所使用的工具设备、工作程序、工作环境和体力消耗。观察法包括直接观察法、阶段观察法和工作表演法。

d　工作日记法是让任职者用工作日记的方式在一段时间内对自己工作中所做的一切活动进行的系统记录，作为职位分析的资料。

e　关键事件法是请管理人员和任职者回忆、报告对他们的工作绩效来说比较关键的工作特征和事件，从而获得工作分析资料。

f　主管人员分析法是由管理人员通过日常的管理权限来记录与分析所管辖人员的工作任务、责任与要求等因素。　　

g　资料分析法是尽量利用原有资料，对每个工作的任务、责任、权力、工作负荷、任职资格等有一个大致的了解，为进一步调查、分析奠定基础。

2.2

工作关系

工作关系指岗位在组织中的位置，包括内部关系和外部关系，常用图示法或表格法表示。

2.3

任职资格

任职资格是本岗位对任职者的最低要求（不是对现任者的要求）,包括教育水平、工作经验、专业技能、综合素质和其他要求等。

3　职责

3.1　人事管理部门组织编写（或修订）岗位说明书，并审查，经批准后下发。

3.2　各部门编写（或修订）本部门所有岗位说明书。

4　管理活动的内容和方法

4.1　岗位说明书的构成内容

岗位说明书的一般包括以下内容（见表A.1）：

a  基本信息（含岗位名称、岗位编码、岗位系列、岗位等级、所属单位、所属部门、直属上级、直属下级等；

b  目标责任；

c  工作内容和要求；

d  工作权限；

e  工作关系（含内部关系和外部关系）；

f  任职资格（含教育水平、工作经验、专业技能、综合技能、其他要求）；

g  工作环境（含工作场所、工作时间）；

h  考核指标；

i  其他内容（编写/日期、确认/日期、审查/日期、批准/日期）。

4.2　岗位说明书的编写要求

4.2.1　“基本信息”的编写要求

4.2.1.1　岗位名称应填写经人事管理部门确认的本岗位的名称。

4.2.1.2　岗位编码、岗位系列和岗位等级由人事管理部门根据岗位编码规则（参见《职责管理标准》附录B）和薪酬体系级别规定填写。　

4.2.1.3　所属单位指本单位名称，应与企业公章上的名称一致。　

4.2.1.4　所属部门指岗位所在部门名称，应与企业正式发文确认的名称一致。

4.2.1.5　直属上级指本岗位直属行政上级领导岗位名称，应只能有一个（没有行政上级的岗位用“－”代替）。

4.2.1.6　直属下级指本岗位直属行政下级岗位名称和数量，可以有多个（没有行政下级的岗位用“－”代替）。

4.2.2　“目标责任”的编写要求

目标职责应说明设置岗位的原因和目的，并对本部门的哪些目标结果应承担义务。要求文字简练且高度概括，一般不宜超过5项（参见《职责编写导则》5.3.2）。

4.2.3　“工作内容和要求”的编写要求

4.2.3.1　“工作内容和要求”的编写要紧紧围绕目标责任，不要漏掉完成目标责任必须做的主要工作事项（参见《职责编写导则》5.3.3），以及衡量完成每项工作应达到的结果的标准（含定性标准和定量标准）。

4.2.4　“工作权限”的编写要求

“工作权限”应确保岗位完成“目标职责”具有的主要权限，并结合岗位工作性质（业务领导、管理领导、管理人员或操作人员）加以确定（参见《职责编写导则》5.3.4）。

4.2.5　“工作关系”的编写要求

4.2.5.1　“内部关系”应说明与本单位哪些部门和岗位就哪些工作事项进行工作联系（其中集团和各公司之间的工作联系按内部关系处理）。

4.2.5.2　“外部关系”应说明与哪些政府主管部门、协会、供应商、客户等就哪些工作事项进行联系。

4.2.6　“任职资格”的编写要求

4.2.6.1　“教育水平”应说明对任职者的学历要求（对学位如有要求也要标明）、专业要求、具备何种知识和接受何种培训等。

4.2.6.2　“工作经验”应说明对任职者从事工作时间长短和工作类型要求，包括行业（或专业）工作经验和岗位工作经验。

4.2.6.3　“专业技能”应说明对任职者的有哪种专业和级别职业资格证书，以及何种技能要求（如计算机系等级证书、英语等级证书、特种作业上岗证等）。

4.2.6.4　“综合技能”应说明对任职者应具备的核心能力（如学习能力、沟通能力、合作能力、信息处理能力、数字应用能力、解决问题能力、创新能力等），以及岗位所需要的特殊能力（如心理承受能力），可用“低、较低、一般、较高、高”等表述。

4.2.6.5　“其他要求”应说明对任职者年龄、性别、身体条件或其他方面的特殊要求。

注：以上每项要求都包括必备要求（最低要求）和期望要求，如果无某方面要求可略去不写。

4.2.7　“工作环境”的编写要求

4.2.7.1　“工作场所”应说明工作地点（室内、室外、温度、湿度、噪声、光度等）、使用工具或设备、从事工作危险性等。其中危险性必须注明有环境污染和职业病危险等。

4.2.7.2　“工作时间”主要说明岗位上班时间（如正常班、倒班或无固定时间），是否需要经常加班，是否需要经常出差等。

4.2.8　“考核指标”的编写要求

　　“考核指标”应说明对岗位绩效的考核指标（包括定量指标和定性指标），一般10项以内，一般3至5项较适宜。

4.2.9　“其他内容”的编写要求

4.2.9.1　编写一般由现岗位在职人员（或人事管理部门指定人员）担任，并在完成岗位说明书编写后签字确认。

4.2.9.2　审查人员由人事管理部门负责人或授权人担任，对岗位说明书审查无误后签字确认。

4.2.9.3　批准人员由单位负责人或授权人担任，对审查后的岗位说明书签发。

4.3　岗位说明书的编写程序

　　岗位说明书的编写一般包括准备、资料收集、分析编写、讨论确认、审查、批准和发布等阶段。

4.3.1　“准备阶段”阶段应由人事管理部门制定岗位说明书编写的工作计划，包括：确定岗位说明书编写格式、内容和要求；培训编写岗位说明书人员；岗位调查方式和范围；编写岗位范围等。

4.3.2　“资料收集”阶段应由人事管理部门组织收集企业内部和外部有关工作岗位的资料，并根据实际情况选择适宜的方式进行调研（参见2.1）。

4.3.3　“分析编写”阶段应由编写人员对收集的全部资料进行总结、分析、提炼，并完成初稿编写。

4.3.4　“讨论确认”阶段对岗位说明书初稿在形式和内容方面讨论并修订后，再由该岗位的直接上级签字确认。

4.3.5　“审查”阶段由审查人员对岗位说明书格式和内容进行技术审查，如存在问题应交编写人员修订。

4.3.6　“批准”由批准人员签字签发。

4.3.7　“发布和实施”人事管理部门办理下发后，岗位说明书正式实施，作为该岗位招聘、培训、考核等依据。