改善工作流程、完善HR工作细节

作者他乡沈冬青更新于：2021-03-16 22:18 39269

内容来自 2021-03-18 打卡话题观看本期直播

我是一家中小企业的HRM，最近部门里负责社保的同事由于粗心大意导致未能及时给两名离职员工做社保公积金减员，使得公司多给员工缴纳了两个月的社保公积金费用，总计支出4000元左右，目前老板还不知道此事。请问我该如何处理此事比较好呢？是私下解决还是上报老板？这种错误能对员工罚款处理么？请各位大咖帮我出出主意。

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改善工作流程、完善HR工作细节

此案例中的工作失误，其实属于低级错误，笔者从事HR工作十几年时间，从来没有碰到过。既然谈到工作责任，第一个要承担责任的是HR经理，其次是HR专员。笔者还是先和大家分享一下社保增加、减少的工作流程和来龙去脉，最后再给到大家一些处理建议。

首先，先和大家说一下社保增加、减少的时间节点。虽然本期话题是社保减员出现的差错，但是笔者个人觉得还是有必要和大家分享一下社保增加的内容。因为，相对而言，社保忘记增加带来的风险，要比忘记减少大的多得多。如果你忘记给员工增加社保，在工作期间（包括试用期）出现工伤，那么这个巨大损失该谁负责？工伤损失就不是4000元的金额了。

笔者不知道全国各地其它地区的社保缴纳规则如何，但是个人认为都是差不多的，即当月申报下个月的增加或减少计划，如果有差异的，均以当地社保局规定为准，下面的时间举例以江苏某地级市的规定为准【仅供参考】。很多地区都是规定当月25日-27日向社保局申报增加、减少计划。2月份因为最多28天，所以前述日期是27日，如果当月是30天、31天的，可能最迟会是28日或29日，但是正常情况下时间节点都是25日-27日居多，如果各位HR伙伴办理过大厅柜台增加、减少的手续，就知道月底的时候，会有很多企业HR去排队办理这个手续（电脑U顿办理除外）。

很多HR伙伴可能会说，如果单位是20日去申报不可以吗？可以的，但是劳动局为了节约资源，提高工作有效率，他们后台批量处理的时间可能也是27日、28日，这种处理方式可能是大厅柜台递交书面增加或减少表的较多。如果是电脑Ｕ顿在登陆社保局提供的公司账号里增加或减少，那么社保局肯定也会设定一个有效时间节点，但是一般情况下，不可能把时间节点都设置成当月月底最后一天的（比如3月31日、2月28日）。

其次，再来说一下增加、减少的审批流程。上面第一个内容是时间节点问题，掌握了时间节点，我们就要统筹安排工作时间了，不能有一个员工离职，就去一次社保大厅递交减员手续；有一个员工入职，我们就去递交一次增加手续。因为增加手续涉及到员工试用期交不交保险的问题，说实话，很多中小企业为了降低费用，把缴纳社保变成你转正缴纳的一个福利条件，即转正了，才可以给你缴纳。给人感觉，你想要获得缴纳社保的待遇，必须试用期里好好干，获得企业认可并转正了，才能享受社保待遇。

说实话，在现如今招聘压力这么的情况下，很多企业招聘简章上写着“试用期入职即缴纳五险一金”的福利条件，都很难招聘到人，就不用说那种“小气”的企业了。这里说审批流程，其实就是很多企业在试用期里不缴纳社保，因此社保何时缴纳就变成老板或HR经理说了算的一项“请示”工作，如果你不请示的话，私自给员工去办理增加社保，可能就变成“工作失误”了，就像本期案例所描述的忘记减少了。

这里和大家举个例子，就明白审批流程的重要性。因为一旦出了工伤等安全事故，你作为HR专员或行政专员，就不需要你去承担工作责任了。假设一个员工是3月8日入职的，工作到3月31日，大致有20天左右时间，如果你们企业愿意给这个员工缴纳3月份社保，那么在实际工作中，3月社保缴纳计划是2月25日左右递交的（不管你是大厅还是电脑U顿模式），只有在3月25日递交4月份社保增加计划中，给此员工填写增加4月份参保名额并填写补缴3月份社保的数据。如果你们企业试用期不缴纳社保的，那就不存在此种情况，反正不交。

如果是减员的，那么在员工离职后，就必须填写社保减少表，递交公司领导审批后，去社保局大厅办理减少手续。如果是电脑U顿办理的，也建议要填写减少表，请领导审批后再去电脑端操作。相信各位HR看到这里，觉得不是画蛇添足吗？既然是电脑端Ｕ顿操作，为何还要领导审批纸质材料呢？笔者想要提醒大家的是，给领导审批，这是一个工作流程，不是多此一举，因为电脑U顿操作仅仅是你实施了社保局工作人员的“输入工作”而已。大家如果还对此流程抱有疑问的，翻到最上面去看一下本期案例中HR经理的困惑就知道了。

第三，根据本期案例，该HR经理需要在每月25日的时候，设置一个工作提醒闹钟。提醒闹钟设置的目的是向所有HR专员索要工作报表、审批报表等。这里笔者就简单给大家罗列一些：招聘面试统计报表，新员工试用期评估表，薪酬报表（包括与预算执行差异分析表），社保（含公积金）增加减少表，培训计划执行表，绩效考核表等。如果25日是周六、周日的，那就把时间提前到23日、24日都可以。如果社保增加减少工作是薪酬专员负责的，那就薪酬专员在每月25日提供，哪怕这个月没有员工入职，也没有员工离职，也必须提供，提供的数据为“0”，养成当月月底的时候提供这些表单。

根据本期案例情况，笔者个人觉得提供如下几点建议：

（1）与老板沟通，不用赔偿损失，下不为例；

（2）如果老板不同意，一定要赔偿，那么就按照如下3点操作：

A、如果员工工资还未全部结清的情况下，与员工协商，在工资里扣除公司及个人承担部分；

B、如果离职员工工资待遇已经全部结清，那么负责办理社保工作的专员赔偿此损失，在工资里每月扣除20%并不低于最低工资标准。

C、HR经理也需要赔偿此损失，在工资里每月扣除20%并不低于最低工资标准。

以上经验分享仅供大家参考，每家企业的工作作风、工作流程均不同，请大家以实际情况作出调整，尽量不犯这

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全部评论(45) 我参与的评论

43楼 shuijingak

学习了

2021-03-18 21:25:38 回复赞(1)

42楼 Malcolm39202

若此次是由于粗心大意导致社保出现差错可以按老师说的建议沟通解决，但做为HR更多的是避免后续再出现同样的失误：1、做为社保专管员要非常清楚社保的缴纳时间截止点，在截止点前及时更新社保参与名单；2、去到现场太费时的话可以开通网上操作，每周设置固定时间增减人员，并及时与人事变动情况进行核查，确保所购买的名单都是在职状态。

2021-03-18 18:12:31 回复赞(1)