如何制订招聘职位说明书（JD）？

2014年可谓是崭新的一年，企业经过了事业部的调整，各项工作都在向正规的方向发展，其中就包括了人力资源部。在公司老总的授权下，人力资源部的工作也开始得到重视。在公司“定岗定编”制度出台以后，“岗位”就成了所有结构中的基础要素，其他诸如考勤制度、薪资体系、招聘、培训等工作都是以此为基础开展的。所以，在此前提下，制订完善的职位说明书就成了岗位确定后的第一件“大事”。

一、职位说明书（JD）的制订依据。

1、依据“定岗”。

岗位是组织架构中最基本的“细胞”，所有员工所做的工作也是基于所在岗位的要求而进行的。因此，岗位的工作要求和工作内容就成了制订JD的依据。

2、依据“定编”。

当岗位确定之后，岗位的编制情况就成了制订JD的次要依据。公司根据经营状况、公司规模、组织结构、人员配置等因素确定岗位的编制情况，以有效的完成工作。而每个岗位都离不开其他人员单独工作，因此，在JD中应体现编制对岗位的要求。

二、提炼职位说明书（JD）的必备要素。

1、基本信息。包括岗位的名称、编号、所在部门、定编人数、上下级关系、工资档级、所辖人员、岗位分析时间等。

2、岗位描述。用精炼的语言将岗位的工作内容进行系统、综合的描述，能够客观、全面的反映岗位的工作内容。

3、职责及任务。详细说明岗位的各种职责，以及所对应的工作任务。职责应概括、精炼，任务要明确、具体。

4、岗位的权力范围。应包括岗位所包含的各项权力，比如管理权、审核权、审批权、协调权、监督权、解释权、核实权、建议权、评价权、使用权等。

5、任职资格。对于岗位的任职资格，应从教育、专业、经历、经验、知识、技巧、素质等方面全面的进行评价说明。

6、考核指标。考核指标应包括对岗位人员的工作态度、个人素质、专业知识、工作能力和工作业绩等方面的内容。

三、理出职位说明书（JD）的参考要素。

对于不同的岗位，参考要素可有可无；或者有相对的不同侧重。比如，工作的协作关系，包括了内部协调关系和外部协调关系。同时对于工作环境、工作时间、加班情况等都可以进行相关的描述说明。

    3月征文已发表，希望大家多多支持，不吝赐教！

   《从诸葛亮的“知人之道”谈面试》：https://www.hrloo.com/rz/150494.html。

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1.  你们公司各岗位有完整清晰的招聘JD吗？

    答：有。目前编制内每个岗位都有招聘说明书，但经过在三茅一段时期的学习后，觉得以前的说明书还不完善，很多地方都不对，急需重新梳理。

2.  你们是如何制订这些JD的？结合企业实际，请分享你们的经验和做法。

    答：之前的做法是我负责综合办和财务，两位分管营销、策划、成控、工程的副总（因下面各部门负责人还没到位）负责其所分管部门中各岗位的招聘说明书，他们做好后发给我汇总。从他们所发文件字面看，包括我自己，都是凭经验来做的（这也难怪，毕竟人家不是做人力的）。自己呢也是半路出家，什么都知道点，但不精。

    这月初开始建设公司的招聘体系（计划全面铺开结构化面试），经过在三茅一段时间学习后，发现招聘时的招聘说明与面试时的题目非常重要，招聘说明是否有针对性严重影响后面的招聘效果，而JD是可以与设计面试题目一起来做，公司现在采用的方式是：

    （1）先将统一的模板制出来，标注好各岗位名称，并将各类胜任力用词附在之后（力求将两位副总的工作量减到最少），然后与各部门负责人沟通后，请其对照着各岗位职责说明书将各胜任力写出来（这个是一定要的，虽然网上有一堆这些东西可以抄，但很多公司虽然岗位称谓相同，但各公司具体工作职责还是有区别的），可在我们所列清单里选，也可另加，并做个排序（可并列），说具体点，就是逐条逐条看要完成这些职责应具备什么样的能力。做排序呢是好对各胜任力的权重做设计，如资料员可能在原则性强、严谨度、仔细程度方面要求高，而沟通能力可以不做太高要求甚至可忽略不计；而销售经理则沟通能力要求就比较高，这项所占权重就要大些。

    （2）将各岗位胜任力做出排序，设计好权重后就可兵分两路了。一路是根据各岗位分别重点考察的能力设计通用题库（由综合办完成，各专业知识或技能题由各部门领导负责），并形成各岗位具体的面试题表。二路就是今天的打卡主题招聘职位说明书了。将上述各岗位要求的胜任力依重要性按顺序放到事先做好的招聘说明书模板里，再将其逐条量化（如学历要求、年龄、具体岗位几年工作经验、所做过项目大小等等），实在不能量化的，如沟通能力、协调能力、决策力等等可以用一些表达程度的词如：非常强的沟通能力、较强沟通能力等，或是用达到某种结果的描述方法来表达出来如：能主动掌控谈话节奏，并引导对方思路等。总之就是对各岗位的每条胜任力有针对性地不同程度的表达出来就ok啦。

    （3）做完上述工作基本上JD就成形了，再跟各部门领导沟通讨论协商报总经理审批后就可以了。

    另个人以为招聘说明书并不是硬杠杠，还是要结合具体情况来操作，话说制度是死的，人是活的，也许碰到个能力或潜质或经验等一些方面特别优秀的人，但其中某些条件又不符合，这时觉得是可以相应放宽一些的。

    最后要给大家说声抱歉，本日打卡主题我也不太专业，只是将这两周所做工作流长账似的讲出来，不知是否对卡卡们有帮助，如没有也别拍砖哈，我也在努力学习中，并且边学习边实践，正所谓实践就是最好的老师。

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岗位说明书（简称JD）不仅对招聘工作有指导意义，对薪酬、绩效、人员任用及配置等方面都有指导意义，岗位说明书的编制是人力资源工作的核心和基础。

公司每次管理升级时总会聘请外部专家来进行指导，而岗位说明书的编制则是每位专家都会组织开展的工作，其重要性可见一斑，也正因此，我对岗位说明书的编制有一些初步的认识。下面，一同与大家分享：

一、岗位说明书编制责任者

一般情况，岗位说明书的编制要求HR或专家与对应岗位上级人员来共同完成，并经上级的上级批准生效。

二、岗位说明书包含内容

岗位说明书重点有两大方面的内容，即岗位描述和任职资格，详细内容则可分为：岗位基本信息、岗位设置目的、岗位关系图、岗位职责、工作衔接关系、岗位权限、工作要求、任职资格、工作环境及所使用设备等。

要全面回答这些内容，可归结为对8个因素（6W1H1Q）的认识与理解：6W即责任人（WHO）、做什么（WHAT）、为谁做（WHOM）、何时（WHEN）、何地（WHERE）、为何做（WHY），1H即如何做（HOW），1Q即具备何种资格（QUALIFICATIONS）。

这8个因素的答案的获得，需要通过工作分析来达成，所以说岗位说明书的编制，重点工作是做好工作分析。

三、岗位说明书的编制

1、准备阶段

重点要做好岗位说明书编制的前期宣传、培训工作，使得员工明白岗位说明书的重要性，进而促进员工参与该项工作，做好配合；与此同时，要对各部门管理人员尤其是负责人进行相关知识和方法的培训，以促进后续工作取得实效；在此阶段还要讨论形成统一的岗位说明书编制工具库，主要是对相关行为等的标准描述以及其它规范性内容。

2、信息收集阶段

岗位说明书的编制关键是进行工作分析，这也是信息收集阶段的主要工作。工作分析常用的方法有3种：观察法、问卷调查法、访谈法。

我们采取的是访谈法，首先安排各部门针对各岗位实际情况填写好下表，然后再针对职位描述和任职资格与各部门负责人进行访谈，就岗位说明书所需信息达成一致。

3、整理汇编阶段

信息收集以后，由HR针对岗位说明书编制工具中的相关专业术语，对岗位说明书的规范性进行统一，并结合实际工作情况形成岗位说明书。

四、注意事项

1、要做好岗位说明书编制的引导工作。做好宣传，促使全员尤其是管理层认识该项工作的重要性，以便编制工作的顺利开展，也为促进岗位说明书在实际工作中的应用能够落实，而非摆设。

2、针对岗位进行编制。岗位说明书的编制应该是针对岗位进行分析的，过程中可以参考该岗位表现突出的员工所应具备的素质，但总体而言是对岗不对人的。

3、要充分减少灰色地带。岗位说明书的编制要充分沟通，确保组织的各项工作都落实到每个岗位上，尽量减少一些职责不明的灰色地带。

4、岗位说明书表述要规范。岗位说明书体现的是规范，其表述要统一，如设为哪几种权限、哪几种劳动强度等，都要统一。

5、岗位说明书要定期更新。企业是不断发展的，内外部情况也在不断变化，岗位说明书要结合组织实际架构、工作分工调整等因素适时进行更新。

附：岗位说明书模板

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制定岗位说明书的流程：

1、接收招聘需求：招聘主管接到用人部门的招聘需求。

2、确认招聘要求/条件：

收到招聘需求以后，招聘专员立马反应，找所招岗位直属上级了解招聘条件。一般要确认以下几点内容：

1）招聘原因：缺编增补还是岗位扩编。如果是岗位扩编的话有没有走扩编流程？

2）了解招聘岗位的紧急程度。虽然用人部门在做招聘需求的时候，会提到希望新招人员何时入职这样的信息，这个日期很多时候是不准确的，招聘专员了解完以后进行确认；

3）岗位职责：这个岗位主要是做什么的，对公司的价值是什么？是不是重要的、核心的岗位等等。

4）招聘要求：一般分为个人条件跟专业条件。个人条件譬如性别、年龄、学历、专业、语言、性格等等；专业技能方面譬如：需要什么样的证件、岗位需要具备的简单几个专业知识等等；其中语言还真别说，泉州本地的企业，有些本地人连普通话都听不懂，怎么做事？

3、做招聘岗位说明书，与岗位直接上级及部门经理签字确认

招聘专员在确认了以上的信息以后就把搜集过来的信息按照指定的格式做成一份招聘岗位说明书。与岗位直接上级沟通无误后签字画押，完了以后就可以正式开始招聘了。

有些人可能会问，等你这么一大堆事情做完，我们都浪费好几天时间了，招聘不是更美效率吗？不是，招聘部接到招聘需求的时候就可以在晚上以及其它各种渠道发布招聘信息了，之后招聘岗位说明书的确定可以使得我们的招聘工作更有效率。

接下来我斗胆分享一下我们做的一份招聘岗位说明书，做得不好的地方请各位多得多见谅：

高级招聘专员招聘岗位说明书

一、基本资料

二、工作内容描述

1、工作概要

2、核心工作内容

三、任职条件

四、工作考核指标

      编制：            部门审核：             人事行政部：           批准：

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        A、有

       我们都知道，岗位说明书是人力资源部基础工作，同样，招聘职位说明书是我们开展招聘工作的基础，没有它或不完整，都可能会引起招聘工作的无序或混乱，为更好的指导招聘工作，在制订招聘职位说明书方面，有以下心得和体会。

1、定期完善职位说明书。

         招聘职位说明书，主要包括岗位职责和任职条件等，这是职位说明书中的主要内容，后者还包括职位编号、直接上级、直接下属、对内对外关系、工作目标、具体的任职者姓名等基本情况，有的还设置了工作绩效目标指标等。

         一般情况下，招聘职位说明书可以直接借用职位说明书中的内容，所以，我们会在年初制订工作计划，统一对全公司的职位说明书进行修改、完善、补充、新订等，平时就要求HR部门或其他部门负责人收集相关信息，主要包括随着公司组织结构、项目开展、职位职责变化、法规或客户要求变化等因素而应当完善相应职位说明书。这样，就能基本保证招聘职位说明书的完整性、准确性。

2、临时制订职位说明书。

         计划总赶不上变化，特别是在那些初创或处在迅猛发展时期的公司，往往会根据领导的某个会议或临时想法，就可能突然冒出一些新职位需要招聘人才，这时，人力资源部就需要及时与领导或其他部门协商，该职位的职责、要求、条件和资格等，以及相关待遇、人数等，形成初步的职位说明书，进而指导招聘职位说明书的形成。

3、保持记录整理的习惯。

         在人力资源平时的管理工作中，难免出现某些职位职责重叠或空缺的情况，或者某个会议纪要决定变更职责或资格，或者发现、听说某职位在工作中，出现低职高聘、高职低聘等情况，或者从不同渠道收集到用人部门领导或员工自己反映的职责、资格不匹配的情况。

         对此，人力资源部门全体人员都有此职责，及时记录这些信息，向上级反映情况，批准后去修改和完善职位说明书，这种及时修改的方式应当常用，只有这样，才能让招聘职位说明书始终保持适用性。当然，这个习惯，各部门负责人和公司领导也应当养成，并及时提醒人力资源部完善。

4、发布前及时进行确认。

         这个方法虽然显得不太及时，或者有点丢人力资源部的面子，但我认为还是非常适用的。也就是，人力资源部收到用人部门经批准的招聘申请书时，及时与用人部门确认拟招聘职位的职责、资格是否有变化或增加内容等，如果有变化，是否需要领导审批，这样就保证了招聘说明书的最新颖性，同时，可以反过去修改和完善职位说明书。

5、平时多走动了解情况。

        人力资源工作不应是办公室工作，而就是现场工作。我们只有经常与用人部门交流沟通，与某岗位的员工交谈，深入到他们的工作和业务流程中去，才能够了解到职位说明书中存在的细节问题，才能够了解到用人部门即将发生的某些事情或变化，才可能更客观的指导人力资源工作，这种主动性的工作方式我们是有相应要求的，而且要查看相关记录和询问相关人员，并最终从提出的修改意见情况来考核。

         这样发动人力资源部每位同事的工作积极性，不但能够保证招聘职位说明书的完整性，还能够与各部门关系起到沟通和润滑的作用。

6、相关制订事项的说明。

        今天没有说制订招聘职位说明书的流程、参与人、标准表格等，我想这些都是基本的内容，而且到处都能查看到相关参考资料，每家公司之间也没有多大的借鉴性。这里，说下制订过程中的一些注意事项。

（1）人力资源部为主。对于其他部门或员工提出来的意见，HR部门首先要感谢，但并不立即肯定或否定，可以说我们会认真对待，研究后处理，不能让用人部门牵着鼻子走。

（2）提供统一的格式。不管是职位说明书或者招聘职位说明书，HR部门都应当制订适合公司实际的统一格式，不要太复杂，以至于你指导别人填写都要花很长时间，掌握一个标准，就是：制订得较好的表格，包括下面的填写注意事项，如果能够让填表人不用问你就直接能够百分之百填对，当然是在认真阅读和理解的基础上啊，也就是说，不存在理解歧义的情况出现。

（3）保留兜底的条款。有人说，岗位职责分得很清楚，就可以免去JD中职责最后一条“按照完成上级安排的其他工作”。其实，大家请看我们国家制订的许多法律法规，都有这么一条“法律法规规定的其他情形”，这说明，即使是有许多领导和专家参加的法制委员会，在制订时也不敢说照顾到了方方面面，而且随着时间的推移，怎么办？所以，这个兜底的条款还是永久保留在职位说明书和招聘职位说明书中为好。

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