员工钻了制度的空子，单位却无动于衷？

作者秉骏哥李志勇更新于：2020-10-20 14:04 73571

内容来自 2020-10-21 打卡话题

A公司是一家初创企业，创业初期老板一再强调奉行节约降本增效，因此公司人力资源部将成本节约纳入绩效考核当中，还出台了相应管理制度，其中有一条是“员工应节约用纸，正式文件必须正反打印，非正式文件必须废纸打印，否则扣绩效。”
最近员工小张需打印非正式文件，但未找到废纸，一时情急只能用空白纸打印，结果被人力资源部发现，认为其违反绩效规定，并扣除当月绩效。小张非常委屈，认为制度过于严苛，如果遇到紧急情况又刚好废纸用完了，那该怎么办？这时有同事偷偷支招：“只需把空白纸变成废纸再打印，不就不用被罚了么？”听完后小张猛然醒悟，而因为这个漏洞，公司员工再也没有出现过因为打印用纸而扣发绩效。

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　　按制度规定严格处理了违纪员工，有同事支招可以钻规定的漏洞，在制度并没有完善漏洞的情况下，再也没有出现员工“违反”此项规定了。这等于“此制度形同虚设”？根据案情及提出的两个问题，分析如下：

1、制度合理

　　创业初期，赢利不容易，各方面开支比较大，单位确有必要实行厉行节约，甚至制度严格些都是可以的。所以，我认为“员工应节约用纸，正式文件必须正反打印，非正式文件必须废纸打印，否则扣绩效”的规定也没什么问题。

　　想想看，如果不这样规定，员工在纸张上的使用，难以做到“自觉节约”，你今天浪费一页，明天我浪费一张，如果天天/月月不控制，只要仔细统计这方面的费用，也是相当惊人的。另外，一旦形成浪费的习惯做法，除了纸张外，其他方面的使用是不是也容易“大手大脚”？

　　所以，不但初创时期，公司需要节约，即使发展壮大了，也仍然要节约，不但办公费用方面的纸张、桌椅以及其他耗材，包括公司经营方面的接待、车辆使用、采购等，也要出台制度严格控制费用。

　　有句话说得好，公司的利润，一半是挣来的，另一半也是节约下来的。如果不控制好费用和各项开支，公司的成本就会增加，相应的利润就会减少。

2、处理合规

　　小张打印非正式文件使用了空白纸，事实证据确凿，按规定扣了绩效，这样的处理，是没有问题的。

　　制度规定是早就制订好的，员工都知晓，包括小张，却还是违反了。不管有任何理由，结果就是“违反制度”，如果不按照制度处理，那么，其他员工必然效仿，而人资部也难以处理，其结果给公司带来的损失是可想而知的。

3、支招正常

　　小张因错误使用了一张纸就被扣除当月绩效，而且此制度规定确实存在“只需把空白纸变成废纸再打印，不就不用被罚了”的漏洞，所以，其他同事不但给小张支招，一定会在员工中对这样的做法广为传播。所以才导致即使没有完善制度规定的情况下，仍然没有出现因打印用纸而扣发绩效的情况了。

　　可以说，牺牲了小张一个人，而挽救了其他员工。员工们这种不约而同形成的联盟，也算是对制度和处理的一种抵抗吧。

4、制度完善

　　公司在发展，许多情况也与初创时期不一样了，加上员工对制度规定有些什么合理合情的意见，总是需要考虑并适当采纳的，为此，就本案这项规定，我认为需要从三方面来完善：

1）界定文件。

　　哪些属于正式文件，哪些属于非正式文件，在制度中一定要界定清楚，不能含糊，既要从概念上定义，也要罗列文件的名称，这样，才方便员工参照，执行时也不容易引起理解上的歧义。

　　比如：需要走审批流程并加盖各种印章的属于正式文件（如解除劳动关系协议书、劳动合同书、销售合同等）；而不需要加盖印章即使要领导审批的属于非正式文件（如内部沟通函、每月工资表、会议通知等）。

2）细化扣钱。

　　我认为，制度不能规定得太严苛，要合乎情理，特别是当现实各方面情况有一些变化的情况下，更要考虑违反制度给公司带来损失或影响与“处理”之间的平衡。为此，我认为可以设置递进式的扣工资以及行政处理的规定，比如：

　　一次性违规使用1张纸的，扣绩效工资10元并警告一次；2-5张的，扣50元并记小过一次；5-10张的扣200元并记大过一次；11张及以上的扣500元，以及全月累计3次违反本规定的，属于严重违反公司规章制度的行为，解除劳动合同。

3）特殊处理。

　　正如本案小张面临的情况一样，有时要使用废纸，却难以找到，怎么处理？

　　个人认为，在制度上就可以考虑到这些情况，不妨这样设置：使用人难以找到废纸时，可以向人资部申请代为寻找，或者经过其部门负责人（或委托代理人）签字同意，可以使用空白纸，但需将审批单留存备查。

　　我认为，在使用办公纸张上，由于工作效率问题，可以给予部门负责人这样的权利，否则，人资部或行政部对这项工作采取包揽的话，如果公司规模较大，也是不太容易对付的，所以，不如放权为好。

5、废纸统存统领

　　我认为，对废纸也要进行必要的管理，否则，也会如空白纸一样失控。

　　为此，可以对废纸进行统一的存放和领取、发放等，比如：各部门产生的废纸，每天下班前交由人资部，由人资部统一保存，并有交接清单签名备查，各部门不得保存废纸，更不得私自丢弃或撕毁，一经发现，与违规使用废纸同等处理。

　　也就是说，对废纸的管理，也有必要出台一个小制度来规范。这样，有没有废纸，人资部最清楚，各部门每周或每天可以如领用其他办公用品一样，提前列计划、按需领用等。

　　当然，如果人资部用点心，对每一项废纸进行编号管理，哪些号码被哪个部门哪个人领用了，就有可追溯性，是可以避免其他部门私自使用废纸的。

6、怎么对付支招

　　本案支招说“先将空白纸打印一面让其成为废纸，就方便使用了”。其实，可以有这样两个办法来对付：

1）调查。

　　这毕竟是打印人私自打印成废纸的，那么，我们就可以对废纸上已经打印出来的内容进行调查，也就是“这是为什么目的而打印的，是谁安排的工作”等等，除非上级领导有意包庇，否则，打印人是很难自圆其说的。但是，如果将打印人与上级领导分开同时“审问”，也是容易查出问题的。

2）网络。

　　不管正式或非正式的文件，我认为，公司都可以使用统一的版式，也就是有规范的抬头、页眉面脚的内容也设计好，那么，在某个区域，是不是设计一个年月日时分秒的内容，也就是你什么打印出来的，在那里自然就会呈现出来。

　　当然，这是在人资部没有对废纸进行统存统领的情况下，是可以这样去做的。有了统存统领，各部门自然就不存在将空白纸打废来使用的问题，毕竟人资对废纸有统一的编号，如果出现某个号码的重复纸张，这不就是套号吗？

　　我想说，制度需要根据现实情况的变化而调整和完善，但是，制度再完善，落地和实施都是依靠具体的人来完成的，如果人出了问题，实施效果就会打折扣，所以，人资部加强抽查巡查的力度是非常必要的，只有这样，才能让每个员工感受到制度的严肃性。

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