被动接受电子劳动合同不见得是坏事

作者 90后员工关系专... 2020-03-23 18:58 37628

内容来自 2020-03-25 打卡话题

近日人社部发文发，明确用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。面对这一变化，HR你是如何看待的呢？我们如何保证电子劳动合同的效力？如何规避法律风险？这一规定又会对我们的工作产生哪些影响？

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2020年3月初人社部发了一个订立电子劳动合同的函，函里的意思其实挺简单的，就是提倡企业和员工通过协商签订电子劳动合同。但是后面的一系列逻辑，却是值得我们HR去回味深思的。

我给大家讲个真实的故事。前几天有个非HR的盆友和我说他们单位里新来了个人力资源部负责人，你猜他干的第一件事情是什么？居然是让公司从今以后开始采用钉钉来进行办公。这个故事说实话我挺震惊的，因为那是个在上海就有上百人，行业内还算小有名字的上市公司，结果连个办公软件都没有，我说你们以前沟通交流全靠微信和QQ？他说是的……

说这个故事是想告诉大家：

1、许多东西，比如电子劳动合同，灵活用工，SAAS等以前都要靠行业宣传，大力推广，才能被大众所知晓。然而仅仅是知晓，还不理解，使用率那更是不太好意思看。但这次疫情倒逼着大家迅速接受此类原来不怎么考虑的东西，原来这就是时势。好东西赶上风口了那才是好东西，否则容易成为圈里的“自嗨”。

2、这样的“好东西”其实在我们身边还是比较随处可见的。别的不说，今天话题中的电子劳动合同就是其中一个。早在2018和2019年的时候，我就分别写过两篇观念与电子劳动合同相关的文章。也就是说，“自嗨”了2年，不知道今年会不会因为这个疫情而让电子劳动合同“一炮而红”呢？让我们拭目以待。

今天我选取其中的一篇文章来和大家说一下，我先表达一下我的主基调，以免在接下来的阅读中大家产生了歧义或者不解。首先我是认可电子劳动合同的，包括它的可实用性以及发展趋势，甚至是我认为电子劳动合同的推进对HR的工作开展更多的是利，而不是害。我去年和很多单位平台签过合同，有通过书面快递的；有通过电子扫描打印的；也有通过电子合同签订的（和此类公司合作的时候双方的合同协议内部就已经是电子形式了）。在这些方式的运用过程中，无疑通过电子合同签订的形式是最轻松便捷省事的。有人问成本呢？我在想我当HR的时候因为签订整理各类劳动合同以及协议的时候，也没少花时间成本。

热点︱劳动合同电子化将带来怎样的变化

摘要：保护环境，提高效率，何乐不为？

前日，国务院颁布了《国务院关于在线政务服务的若干规定》。一条看似没有多少内容的规定引起了一些小伙伴的注意。无独有偶，在4月份的时候，有一家会员单位想做电子合同签订，目前已经有系统了，但是为了确保电子合同效力问题，希望能出具类似可以公正电子合同有效的文件或者说明。当时由于相关规定还没有出台，对此我们认为电子合同的效力在司法实践中目前还有较大争议，最好可以考虑跟当地司法部门进行沟通。

由此可见，劳动合同电子化已经形成了一定的认知和趋势，在未来一段时间内会形成一种业务+形式+流程+取证+判定等多方面的调整和改变。今天我们就此话题来进行分析。

本期推文探讨话题如下：

1、劳动合同电子化是否合规？

2、传统纸质合同VS新型电子合同

3、劳动合同电子化对HR工作流程的改变

4、劳动合同电子化对司法实践中取证的改变

-Ⅰ-

劳动合同电子化是否合规？

劳动合同电子化是否合规，除了以往必要的合规程序外，相比与传统纸质合同，还需要看两个方面：

（1）电子化行为本身是否被认可？

（2）电子签名、电子印章是否被认可？

关于第一个问题，我们可以通过一些法律文件来进一步得到支持。例如《中华人民共和国劳动合同法》第十条规定：“建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。”这里的“书面”是否仅限于纸质还是其他形式，在劳动相关法律中目前对此并没有明确的规定。

但《中华人民共和国合同法》第十一条规定：“（合同的）书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。《中华人民共和国电子签名法》第四条也规定：“能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式。”该条解释应该同样适用于“书面劳动合同”的解释。各地的司法实践也不断在印证上述观点。

关于第二个问题，就是《国务院关于在线政务服务的若干规定》提出的重点：第八条　政务服务中使用的符合《中华人民共和国电子签名法》规定条件的可靠的电子签名，与手写签名或者盖章具有同等法律效力。什么是可靠的电子签名，大家可以去查阅这部《电子签名法》，写的清清楚楚，明明白白。

基于此，我们已经能够明确：合法合理的电子劳动合同是能够被得到司法和实践的认可的，从合规角度来看，电子劳动合同已经不存在很大的障碍，只是一个认知和接受程度的问题。

-Ⅱ-

传统纸质合同VS新型电子合同

凡事存在既有其合理性，新型电子合同的诞生和发展，必然对传统纸质合同是一种挑战，就好像saas系统对excel的挑战一样，那么适用传统纸质合同与新型电子合同究竟有什么区别呢？

被动接受电子劳动合同不见得是坏事

从签约成本上来说，尽管传统纸质合同需专人管理，耗人力；需耗费纸张，占空间；

需快递运输，耗财力，而新型电子合同并不需要上述成本，但新型电子合同前期一般都需要一个平台，系统，甚至眼下许多企业必须要依靠使用第三方。所以从成本上来说，双方的差距没有那么大。

签约效率和签约保管大家很容易理解，这也是新型电子合同优于传统纸质合同的特色所在。签约流程和签约取证我们分别会在下文继续和大家探讨。除此之外签订形式的多样化也是新型电子合同的优点，手机，电脑，平板等都可以作为电子合同签订的平台，这么便捷方便也难怪能够有比较好的市场。

-Ⅲ-

劳动合同电子化对HR工作流程的改变

当企业的劳动合同电子化以后，签约流程工作对于HR来说势必然会发生一定的改变。举个例子，原来HR对于劳动合同签订的流程一般为：被动接受电子劳动合同不见得是坏事

如果是全国性，集团性公司，对于外地员工合同的签订和保管可能更为发明，流程更多，不确定性更强。当劳动合同电子化时，取而代之的工作流程会发生如下变化：

被动接受电子劳动合同不见得是坏事

其中出具技术报告，司法鉴定以及申请仲裁都是根据企业涉及到的需求而提供，并非每份合同都需要如果繁琐，但往往出于安全以及各方面的考虑，后续的流程可能会出现在电子化劳动合同的签订流程中。

-Ⅳ-

劳动合同电子化对司法实践中取证的改变

大家都知道，在以往的劳动合同争议中，除去对劳动合同里内容的争议外，最常见的就是两种：第一种是员工表示没有签订过劳动合同；第二种就是员工表示劳动合同不是自己签订的。实际上又回到我们第一个标题中那两个问题，就是电子化合同本身是否能被认可+电子签名能否被认可。

对于第一种情况，员工表示没有签订过电子劳动合同，作为企业来说就要将签订过的电子劳动合同进行举证。但电子证据在以往实践中取证难度大，被采信度也往往不高，其主要原因在于电子证据的防篡改性较差。基于此，例如法大大提供了电子合同真伪的验证接口，任何一方都可以将电子劳动合同拖曳至法大大提供的验证窗口验证真伪。

另外，法大大还会将每一份签署后的电子文件哈希值（用于比对电子文件是否被篡改和鉴别真伪）同步到与法大大系统对接且具有司法厅审批的、有电子证据司法鉴定资质的司法鉴定中心，在司法过程中，如果当事人对已签署的电子劳动合同有异议，可申请由该司法鉴定中心出具司法鉴定报告。

再比如上上签中有一环重要证据是数字指纹。公证处数字指纹系统嵌入上上签平台，数字指纹实时抓取并存储云端，形成完整证据链，完全等同于线下公证过程，电子证据变“铁证”。

对于第二种情况，同样可以通过技术性操作“数字签名”+已有数据的嵌入“身份认证”等作为强有力的证据链来获得司法实践的认可。

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