如何管理人事档案

作者孙大伟 2023-05-14 09:52 24202

内容来自 2023-05-15 打卡话题观看本期直播

我是从前台转岗成人事助理的，经理说公司的人事档案比较乱，让我做好整理并完善好人事档案。我看了一下目前公司的人事档案就一个纸质的员工信息登记表和一份劳动合同，没有电子档，查找信息就必须得找纸质文件。我现在不知从何入手去做，请问各位专家老师，人事档案要怎样整理完善，有没有需要规避的风险呢？

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摘要：人事档案管理是指将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。它为员工薪资调整、绩效考核、招聘录用、员工升降、背景调查、JD编写修改等工作提供了原始依据，更是规避人事风险而只能不断完善的工作。

人事档案管理是指将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。它为员工薪资调整、绩效考核、招聘录用、员工升降、背景调查、JD编写修改等工作提供了原始依据，更是规避人事风险而只能不断完善的工作。

员工档案包括基础入职类档案（如简历、面试评价表、入职审批表等）、合同协议类档案（如劳动合同、竞业限制协议等）、业绩考核类档案（如试用期转正考核资料、月度、季度、年度业绩考核表等）、培训学习类档案（如培训记录、培训资料等）、职位异动类档案（如薪酬级别调整的审批材料，职位任命的审批材料等）、行政奖罚类档案（如员工获得奖励的材料，被行政处罚的材料等）。

建立严格的员工档案管理制度，意味着员工档案涉及到的员工入、转、培、调、离等各个人事管理环节都需要严格按流程办事，按要求填写资料，按规范签字确认，这样将从根本上带动人事管理整体流程的规范化，所以说，员工档案的严格管理是企业人事管理的推进器。

首先，您可以先了解一下公司目前的人事档案管理制度，看看是否有需要完善的地方。如果没有制度，您可以建议公司建立规范科学的人事管理制度以及员工档案管理制度，规定好员工档案管理的原则、责任人、流程、奖罚政策等环节，在企业里经过认真讨论、各部门会签，经总经理审批发文，正式实施。

人事档案管理制度通常包括以下内容：

- 人事档案管理的原则：如保护员工隐私、确保档案真实性和完整性等。

- 人事档案管理的责任人：明确哪些人负责人事档案的管理。

- 人事档案管理的流程：如档案的收集、整理、归档、借阅、转递等流程。

- 人事档案管理的奖罚政策：如对于违反人事档案管理制度的行为，应当如何处理。

这是一份人事档案管理制度的范例：

**人事档案管理制度**

一、目的

为了规范公司人事档案的管理，保证人事档案的真实性、完整性和安全性，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。

三、管理原则

1. 保护员工隐私：不得将员工的个人信息泄露给无关人员。

2. 确保档案真实性：档案资料应当真实、准确。

3. 确保档案完整性：应当收集齐全员工的所有档案资料。

4. 确保档案安全性：应当妥善保管档案，防止档案丢失、损坏。

四、责任人

人力资源部负责公司人事档案的管理。

五、管理流程

1. 档案收集：人力资源部应当收集齐全员工的所有档案资料。

2. 档案整理：人力资源部应当按照分类整理好员工的档案资料。

3. 档案归档：人力资源部应当将整理好的档案资料归档。

4. 档案借阅：需要借阅档案时，应当按照公司规定的流程办理，并做好借阅记录。

5. 档案转递：员工离职时，应当按照公司规定的流程办理档案转递。

六、奖罚政策

1. 违反本制度，泄露员工个人信息的，给予警告处分；情节严重的，给予解雇处分。

2. 违反本制度，造成档案丢失、损坏的，给予警告处分；情节严重的，给予解雇处分。

接下来，您可以根据员工档案包括的内容，检查现有档案是否齐全，并补充缺失的资料。您可以与相关部门和员工沟通，收集所需资料，并整理归档。

人事档案通常包括以下内容：

- 基础入职类档案：如简历、面试评价表、入职审批表等。

- 合同协议类档案：如劳动合同、竞业限制协议等。

- 业绩考核类档案：如试用期转正考核资料、月度、季度、年度业绩考核表等。

- 培训学习类档案：如培训记录、培训资料等。

- 职位异动类档案：如薪酬级别调整的审批材料，职位任命的审批材料等。

- 行政奖罚类档案：如员工获得奖励的材料，被行政处罚的材料等。

可以采取以下措施补充缺失资料：

1. 整理现有资料：整理现有的档案资料，看看是否有遗漏的资料。

2. 与相关部门沟通：与相关部门（如财务部、培训部等）沟通，收集缺失的档案资料。

3. 与员工沟通：与员工沟通，了解缺失的档案资料，并请员工提供相关资料。

接下来将人事档案电子化，它可以方便档案的管理和查找，并且可以减少纸质档案的损坏风险。

要实现人事档案电子化，可以采取以下措施：

1. 选择合适的电子档案管理系统：选择一个功能齐全、操作简便、安全可靠的电子档案管理系统。

2. 扫描纸质档案：使用扫描仪将纸质档案扫描成电子文档。

3. 录入电子档案：将扫描好的电子文档录入电子档案管理系统中。

4. 备份电子档案：定期备份电子档案，以防止数据丢失。

在选择电子档案管理系统时，可以考虑以下因素：

1. 功能齐全：电子档案管理系统应当具备档案收集、整理、归档、借阅、转递等基本功能。

2. 操作简便：电子档案管理系统应当操作简便，方便用户使用。

3. 安全可靠：电子档案管理系统应当安全可靠，能够保护档案数据的安全。

4. 技术支持：电子档案管理系统应当有良好的技术支持，能够及时解决用户遇到的问题。

可能公司不支持选择电子档案管理系统，可以先用Excel来电子化人事档案，按照以下步骤操作：

1. 设计表格：在Excel中设计一个表格，包含所有需要记录的人事档案信息，如员工姓名、入职时间、合同到期时间等。

2. 录入数据：将员工的人事档案信息录入Excel表格中。

3. 保存文件：将Excel文件保存在电脑中，并定期备份。

这是一个简单的Excel电子档案系统的设计示例：

员工编号	姓名	性别	出生日期	身份证号码	入职时间	部门	岗位名称	职级	薪酬	福利待遇	……
001	张三	男	1990-01-01	123456789012345678	2020-01-01	销售部	销售经理	3级	8000元/月	五险一金
002	李四	女	1991-02-02	234567890123456789	2020-02-02	市场部	市场专员	2级	6000元/月	五险一金